文/上海交通大学电子信息与电气工程学院 梁妮

高校院系行政办公室是保障院系教学与人才培养、科学研究、师资队伍建设等各项工作有效开展的重要职能部门，其工作成效的高低影响着各项工作的落地及实际效果，因此提高行政办公室的工作成效具有重要意义。本文将分析当前高校院系行政办公室工作中存在的不足之处，并给出提高工作成效的合理建议。

一、当前高校院系行政办公室工作中存在的不足之处

（一）行政办公室的职能定位不够准确。由于高校院系行政办公室承担着大量事务性的基础工作，如各类通知的上传下达，公文的收发、登记、传阅，办会等等，管理者常常将行政办公室的职能定位于处理事务性工作的辅助部门。这种定位是不够全面和准确的，容易导致办公室行政管理人员满足于完成日常事务性工作而忽视了对工作的思考、总结和提升。实际上高校院系行政办公室不应仅仅具有事务性工作的辅助职能，更应包含参谋助手的职能，是为领导决策献计献策，并保障和督办各项工作有序落实的重要职能部门。

（二）办公室行政管理队伍建设不足。一支高效的行政管理队伍，是提高办公室工作成效的基础和核心因素。没有高水平的管理队伍就不可能提升院系行政办公室的工作成效。但由于管理者普遍将行政办公室定位于仅仅提供事务性服务的辅助部门，因此普遍缺乏对办公室行政管理队伍的建设，具体体现在以下几个方面：