高俊荣 /北京航天控制仪器研究所

航天企业积极融入市场化经济，利用自身优势开拓航天技术应用市场项目，将航天技术应用于交通、医学、通讯、金融等众多领域，以关键技术和设备的研发、集成、产业化、服务示范等为主要内容，以规模化应用为目标的创新成果的转化项目为主，取得了许多科技成果，创造了显著的社会效益和经济效益。民品档案是民品研发成果的重要组成部分，对企业市场开拓、成果转化、产品溯源等具有极其重要的意义，应予以高度重视，相关文件归档的完整性及质量将影响其保存与利用的价值。当前，航天企业民品项目仍然存在“重研究，轻归档”的现象，弱化民品项目文件资料归档工作导致大量民品档案归档不及时或者缺失。因此，在市场经济环境下做好民品项目文件材料的归档工作，防止资料流失或转移，是航天档案工作者的重要责任。

一、特点及现状

1.民品项目的特点

航天企业利用技术、设备和人才优势，开拓民品市场，任务来源渠道多，种类多样，主要产品有仪器设备研制、软件开发、工程实施、技术服务等。由于市场竞争激烈，随时要跟进市场和用户，时间紧、任务急。民品项目研制多采用成熟技术，以降低成本；项目相对较小，涉及人员少；产品研制周期短，更新换代较快，有的项目存在产品开发出来就结束的情况，因此给民品项目档案归档工作带来一定的困难。

2.民品档案归档情况

与航天产品档案归档情况相比较，单位各部门对民品项目文件资料的收集、归档意识薄弱，民品项目归档较少，库藏民品档案增量缓慢，与日益增长的民品项目不匹配。自2000 年以来，北京航天控制仪器研究所仅有9 个民品项目归档15 卷270 册，与实际开发研制的民品项目数量相差甚远。例如，2017―2019年研究所在研在制的民品项目有116 项，其中90 项通过项目验收，计划归档77 个项目，但实际只有5 个项目归到档案部门管理。

为了方便利用，许多民品文件资料分散在部门或个人手中，由于缺乏规范管理，存在资料丢失、文件整理无序等情况，有些项目由于人员流动较大，资料没有及时归档，导致后续需要查阅这些文件时找不到，甚至出现售后服务时查找不到几年前老型号产品技术文件的情况，增大了产品维修难度和成本。

二、存在的问题

民品档案主要包含企业在民用产品开发、研制、生产、经营等活动中直接形成的立项依据性文件、研制生产文件、经营销售文件等具有保存价值的文字、图样、影像等不同形式的文件材料，真实记录和反映民品项目历史发展和科研活动的整个过程，民品资料归档对产品研制、维修、管理、售后服务具有重要作用。但在实际工作中遇到许多问题，阻碍了民品资料的归档工作。

1.档案部门不掌握民品项目立项及研制情况

档案部门在开展民品项目归档工作中处于被动状态，单位每年有多少民品项目，在研的有多少、新批的有多少、项目准备验收的有多少，档案部门不是非常清楚。因此，民品档案还处于被动收集状态，业务部门交多少就保管多少。

2.项目研究开发人员归档意识低

从项目管理人员到技术研发人员对民品资料的归档意识不强，没有把文件资料归档纳入民品研制工作流程，没有明确将文件资料收集、整理工作落实到具体的责任人，对民品资料归档工作不重视，出现无人催办不归档，甚至根本不愿意归档的现象。

3.文件材料收集归档不及时

归档材料随着项目研制进度产生，需要及时收集。实际情况是项目已验收，多数归档材料还在收集阶段，未进行整理，致使项目验收后资料归档严重滞后。当归档时发现项目资料不配套、不完整等情况，却因某些临时成立的项目团队解散，或部门调整、工作变更、人员调离等因素，导致一些原始资料找不到，无法进行弥补。

4.预立卷管理不规范

资料存放在部门和个人手中，预立卷管理随意且无序。有些案卷逻辑顺序不合理，打乱了材料的自然形成规律。案卷标题要素不齐全，不能准确地揭示卷内资料的主要内容。文件资料缺乏系统性和完整性，不利于后续的归档案卷整理和保管利用。

5.文件材料不符合归档要求

一是项目资料完整性不足。

民品项目从立项到研制、产品交付、售后是一个完整的过程。在资料的收集整理中，有些项目缺少反映项目过程中的质量问题、项目改进、产品测试等相关材料，有些研制、检验记录数据填写不完整，缺少签字、日期，还有铅笔字迹，照片、声像资料收集少。

二是设计图样不符合标准。

有些民品设计图纸配套关系不清晰，没有形成产品结构层次，即系统、分系统、装置（单机）、整（组）件；配套零组件图纸不全，部分图纸没有签署；设计图样编号不符合标准，有的没有编号。

三是使用文件编制简单。使用文件不完整、有缺项，有些使用文件中记述的环境要求、参数设置、使用顺序及方法、注意事项等描述简单，产品调试方法、步骤描述不清，不利于正确使用。

四是文件有效性得不到保障。在整理的纸质文件中，有的是复印件，有的缺少签字、盖章，有的签署不完整。有些民品项目文件材料只有电子文件，没有签署。有些文件技术状态变更没有记录，造成归档文件与现场使用文件不一致，这些文件都失去了其有效性。

三、原因分析

1.对民品项目归档工作重要性认识不足

在民品项目开发研制过程中，单位领导和民品项目负责人更多重视的是产品研制质量、周期，关注市场开拓和完成经济指标，没有认识到民品档案是项目研制和管理的重要组成部分。单位各级人员对民品归档工作不够重视，主动归档意识薄弱，存在重开发研制、轻档案管理的现象。

2.缺乏一套完善的管理制度和行之有效的办法

民品项目档案管理制度没有达到标准化、制度化、规范化管理，指导性和可操作性不强，且没有纳入企业的科研计划和项目研制计划，没有列入相关部门和人员的岗位责任制，缺乏有效的考核与保障措施。资料收集缺少监督和管理，使得民品档案从生成阶段就处于不完整的状态，达不到归档要求。

3.客观条件的限制和主观意识不到位

由于民品受市场影响大、时间紧、变化快、产品研制周期短，因此民品研制过程需要简化流程，降低成本，提高效率。为了节省时间，使用电子文件指导生产，省略了产品研制的过程文件，文件资料的完整性和规范性没有人把关。多数民品资料长时间由研制部门或个人管理，认为档案部门归档要求多，移交手续繁琐，整理费时、费事、费力，借阅使用不方便，因此不愿移交。部分科研人员担心自己辛辛苦苦研究出来的成果归档不安全，怕丢失、被抄袭，存在不愿将研究成果归档的情况。

4.机构的不稳定性和民品项目的多变性

民品部门根据市场开发项目的变化经常调整，机构不稳定。民品项目一旦开发失败，或者一定时间内没有市场，就容易造成项目下马，或者根据市场需求经常调整，转型开发其他的项目。机构的不稳定性和民品项目的多变性造成人心浮动和人员流失，导致档案的基础性工作开展不起来，文件材料流失和归档困难。

5.预立卷管理没有发挥作用

民品项目预立卷由项目技术负责人或部门兼职档案员负责，文件收集、归档工作开展不够及时，审核资料不到位，致使文件收集不完整，文件资料不符合归档要求，错过了最佳更正和弥补的时机。如果人员调离或辞职，文件随着人员一块调离，还会造成资料的丢失，具有很大的技术文件转移风险，造成归档时不可挽回的局面。有些项目的预立卷管理人员频繁更换，工作交接不到位，对项目不了解也影响了预立卷工作的质量。

6.民品项目归档缺乏培训和指导

由于民品项目的多样性，研究人员对归档原则、要求及归档内容不完全了解，不能很好地把握工作尺度，导致应该形成的文件没有形成，或者文件形成后没有按要求及时归档，造成文件收集缺项较多。

四、对策建议

民品归档工作需要科研、生产、经营、管理各部门与档案部门的相互配合，从顶层策划、完善制度、组织管理等方面采取有效的措施解决存在的问题，以提高民品归档工作质量和效率。

1.加强顶层策划，重视民品归档工作

单位各级领导要重视民品归档工作，充分发挥机关职能部门的作用，加强对民品归档工作的组织协调，召开民品项目归档工作动员会，宣贯民品项目归档工作的重要性，了解各部门民品工作现状、资料管理情况及归档遇到的问题。从全局角度出发，对民品文件材料归档进行整体规划和布局，结合本单位的实际情况以及项目的实际开发情况有计划、有步骤地开展民品档案工作。

2.强化监督和考核，推动民品项目归档

加强对民品项目归档的监督管理力度，机关职能部门将民品档案归档工作纳入各研制部门主管领导和有关人员岗位责任制，并进行检查与考核。市场开发、民品研制、经营销售等部门在民品开发、研制、生产、经营等活动中，应在策划时就明确文件归档范围及要求，将各类文件的形成、积累和移交归档工作纳入工作程序和工作计划。要求项目在申报成果、奖项、专利前，必须完成文件材料归档工作，否则不批准申报。项目人员变更或调离，需要完成资料的交接和归档工作，否则不予办理手续。

3.档案人员提前介入，提高民品归档效率

档案人员要与机关职能部门和民品研制部门保持密切联系，掌握单位每年民品项目立项、研制、验收等情况，清楚各项目类型和开发过程，有计划地开展民品归档工作，督导解决存在的问题。及时做好材料预收集和登记造册工作，详细记录工作流程中形成的文件材料，防止资料遗失。档案人员及时跟进，确认文件资料完整准确后，及时办理交接手续。

4.建立健全规章制度，规范民品项目归档工作

制定符合民品项目特点的档案管理规章制度，形成提前介入、跟踪监督、同步验收等一套行之有效的管理办法。从组织领导、各方职责、监督管理等方面做出明确的规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及文件编制等重要问题提出具体要求，使其有章可循，用规范的档案管理行为推动各部门民品项目归档工作规范化。

一是确定归档范围。民品项目归档范围主要包括：立项依据性文件、研制生产文件、经营销售文件和其他文件。为适应民品项目特点，要求以民品项目开发研制过程中的核心技术资料为归档重点，如合同（或任务书）、研制方案、设计文件、工艺文件、软件代码、使用文件、评审验收等关键资料必须归档管理，能够保障项目再研制、再生产以及售后服务的需要，其他相关文件可做适应性调整。

二是明确归档要求。归档的技术文件应与产品技术状态和生产实际一致，避免使用复印件、传真件及字迹不清、签署不全的文件作为归档资料，如原件丢失，作为补救可使用复印件，但需原件编制部门盖章以示证明有效性。归档技术文件的绘制、编号、签署、格式及填写要求要完整、准确，符合相关技术文件编制标准和管理规定。

三是规范文件管理。民品档案按照项目配套管理，保持项目档案的成套性，不论其形成时间、形成部门，都集中在同一个项目中保管，每个项目内的各类文件再按其自身形成过程及方便利用的原则来进行分类整理。对于合同归到经营档案、光盘归到特殊载体档案等情况，在项目归档说明中予以说明。后续产品进行的适应性改进和市场应用反馈等文件补充归到项目内相应类目下，保持其系统及有机联系。

5.开展技术保护，打消归档顾虑

考虑到市场竞争和知识产权保护的问题，对取得的核心技术和关键技术成果列入技术保护项目，开展档案技术保护工作。由归档部门在归档说明中提出技术保护要求，填写技术保护申请单，档案部门在后续档案利用过程中采取措施保障项目人员的权益。

6.加强预立卷管理，奠定归档工作质量

从2 个方面加强预立卷管理：一是档案人员定期对各部门民品文件的形成、积累、整理、归档等工作进行检查和指导，梳理项目文件，发现问题及时改正，保证民品档案管理“走对路”，或者少走“弯路”；二是充分发挥兼职档案员的作用，兼职档案员应清楚项目的来龙去脉，精通专业工作，架起档案形成部门与档案管理部门的“桥梁”。通过他们加强沟通、激发其工作积极性，能够有效克服民品档案收集归档过程中的难点问题和薄弱环节。

7.开展宣传与培训，提高民品归档意识

加强对民品项目归档工作的宣传，与管理部门、立卷部门积极沟通，营造出一种良好的归档氛围。开展各种形式的教育培训，提高民品归档意识。对形成或暂管文件的涉档人员，应注重档案专业知识的培训，使其尽快掌握民品档案管理有关标准、规范，明确自己的职责，清楚哪些文件应由自己形成并归档，提高文件归档的及时性、准确性、完整性。

民品文件归档工作离不开单位领导的重视和关注，以及单位各部门的互相支持和配合。档案部门也要发挥主观能动性，及时跟进企业民品市场开发和产业化工作，不断优化民品档案管理理念，并辅之相应的管理制度来规范民品归档工作，做到有章可循，有法必依，使强制性的工作逐渐转变为自觉的行为，确保民品档案归档管理。