文/福建省龙岩市第一医院 谢璋

工作绩效对档案管理工作起到推动发展的作用，是档案管理工作的重要目标之一。绩效从字面上理解，“绩”主要指经营过程中所产生的业绩，是经营者的经营目标；“效”泛指的是“效益”以及“成效”；评价是一个过程，即是为了达到某种目标，对影响目标的因素进行比较的过程，例如特定的指标体系，目标对象等。因此加强档案管理绩效的作用，在相关的档案管理机构的日常工作中占有重要地位，也是其基本的工作职能。综上所述，建立完整的公立医院绩效评价档案管理体系，加强医院档案管理工作者对公立医院绩效评价档案管理工作的能力迫在眉睫。现对龙岩市第一医院档案科在改进公立医院绩效评价档案管理的工作过程进行分析，为公立医院建立绩效评价档案管理提供参考。

一、绩效评价的目的概述

（一）使档案管理工作人员自身自豪感与成就感得以提升。绩效评价的实行是实现一个目标的过程，为了实现这个目标，要有一个清晰的标准与合适的办法。这对于引导相关工作人员履行工作职责，完成工作指标具有积极意义。同时也是档案管理工作者所重视的一个方向，具体化了绩效评价的实施。绩效评价是档案管理工作者掌握工作人员工作完成情况，是考察职责履行程度的一种手段，同时能够激励档案管理工作人员的工作热情与职业成就感。

（二）使档案管理工作人员工作的积极性与主动性得以提升。档案管理人员可以通过实行绩效评价来获得信息，通过这些信息，档案管理工作者能够对自己的工作有进一步的了解，明白自己工作上的失误与可取之处，取长补短，改进自己的不足，发扬自己的优势，在增加了工作压力的同时，也为枯燥的工作带来一些挑战与新鲜感。提高档案管理工作人员的积极性，主动地参与改进工作方式，具有一定的鼓励作用，极大地增加了员工的责任感与自主性。

（三）促使档案管理工作人员的量化标准得以有效建立。绩效评价的实施，既可以对档案管理人员的工作有一个客观的评价，又可以发现实际工作中存在的问题，这一点尤为重要，对档案管理工作人员的工作具有极大的推动作用，利于提高其工作效率，改善工作质量，对档案管理工作的进一步发展起到推动作用。就绩效评价的结果而言，薪酬管理也是一项重要参考指标，它能够极大地调动员工的工作积极性，对员工起到一种激励的作用。档案管理工作者对于工作的成就感、满意度、积极性方面的表现，这些都可以看出绩效评价制度是否完善，相应的管理措施是否健全。而一个完善的绩效评价制度，健全的管理措施，可以看出一个员工是否胜任他现在的工作岗位，是否具备更加优秀的职业能力，这为员工的升职、辞退、调岗、降级等各方面的工作调动提供了重要的理论依据。

二、影响档案管理工作绩效的因素分析

（一）档案管理意识与手段相对落后。当今社会，大部分医院缺乏对于档案管理的合理应用，管理者意识不到档案管理工作对员工工作起到的激励作用，弱化档案管理在工作中存在的重要性，没有办法实现档案管理对工作起到的积极意义。还有一部分医院没有清楚了解档案管理的工作内容，只是对员工的资料档案进行收集、分类、整理与归档，缺乏应对措施，并没有将其运用到实际的工作过程中，形同虚设，没有人员的投入，没有分析了解档案管理的内容，让档案管理失去了对于单位机构所存在的积极意义。更有一部分医院对于档案管理工作极度不完善，缺乏档案管理工作的运行能力，这些都为档案管理工作的开展带来了消极的影响。

（二）绩效评价被绩效考核替代。在每一个医院的内部管理工作中，绩效评价与绩效考核往往容易被混淆，在实际工作过程中，很多医院将绩效考核作为绩效评价来开展工作，却忽略了绩效评价的目的。绩效评价是一个独立的、系统的体系，而绩效考核只是绩效管理中的一个部分，而绩效管理是档案管理的一个环节，对于这两者的混淆，会阻碍档案管理绩效评价工作的实施，降低其对员工工作的推动作用。

（三）传统人际关系所产生的制约。在实际的实施过程中，人际关系会对档案管理工作存在一定的影响。现在大部分医院档案管理制度是由管理者、上级领导所制定，或者是按照领导者下达的指令开展档案管理工作。在这样一个主观意愿占据主导地位的情况下，领导的精力有限，领导的情绪发生变化，都会对档案管理工作造成影响，会出现员工消极怠工没有得到及时的处罚，或者积极员工没有得到相应的奖励的情况，阻碍档案管理工作绩效水平的开展与实行。

三、档案管理中绩效评价体系的构建措施

（一）对科学合理的绩效评价体系进行制定并完善。对于一个公立医院来说，档案的纸质文件管理和对于档案管理行政管理这些都是档案管理部门的工作职责。档案管理发展到现如今，医院内部实行的档案管理和档案行政管理已经细化到多个方面，具体参与到实际工作过程中，例如制度管理、保存维护、基本业务、档案利用等。制度管理是指根据档案管理的各方面需求制定相关制度，负责档案管理部门人员的组成，其他相关的制度体系的组建等。在实际工作过程中，要明确制度管理的目的，充分体现绩效评价管理的制度化和常规化。保存维护是指对档案室、档案文件和存放文件的设备进行管理。对档案室的合理使用，准备好查找的档案资料，维护好档案管理设备会让档案管理工作进行得更加顺利。基本业务是指对于员工档案资料的收集分类、整理统计、归档保管等方面的处理。实际的档案管理工作中要对基本业务的采集进行规范化的制定，采用系统的管理办法进行工作，提高档案管理中基本业务的有效性与高效性。档案利用是指从档案中提取信息，为医院各部门输送有利于工作的档案信息，充分发挥档案管理在工作中的价值。此外，在实际的工作中，进一步明确档案管理的服务目标与服务功能，可以让档案管理的建立更加完善，更好地为工作提供帮助。

（二）对绩效评价指标进行确定，并对相应的标准进行制定。明确绩效评价的标准是创建档案管理绩效评价制度最基本的一个前提。绩效评价的指标分为五个主要组成部分：制度管理指标、档案维护保存指标、基本业务建设指标、档案利用指标与现代化档案信息建设指标。其中，档案制度管理指标的基本工作职责为创建档案管理制度、组建档案管理队伍、承担档案管理责任和构建管理相关的管理体制等。档案维护保存指标的基本工作职责为档案室的安排维护、档案设备的护理、档案资料装具的存用等。基本业务建设指标的基本工作职责为档案资料的收集整理、汇总统计、归纳保管等。档案利用指标的基本工作职责为提供可以利用的信息以及对档案的编制分析等。现代化档案信息建设指标的基本工作职责为建立现代化档案信息情况，配置相应的设备等。除此之外，在实施绩效评价之前，要明确相应的考核标准，以免出现受主观意识影响，导致的成绩偏差。还要结合医院的工作人员的实际情况，组成绩效评价小组。评价小组的成立，对绩效评价的开展是否公正、合理、公平、有效具有重要的决定作用，所以一定要合理谨慎选择。

（三）对绩效评价与薪酬体系二者之间的联系进行加强。在实施档案管理工作的过程中，可以将绩效评价的结果与薪酬体系串联在一起，组成绩效评价制度的一部分，这样不仅利用档案管理中的绩效评价结果，又结合了档案管理工作中的其他部分。例如，在公立医院内实行档案管理绩效测评时，将绩效评价的结果作为工作人员升职、现金奖励、工资发放档位等薪酬待遇发放的参考依据，使员工的薪酬待遇等相关机制与绩效评价相关联，充分调动人员工作的积极性与自主性，从而使档案管理绩效管理的质量和水平得到有效提升。

四、结语

综上所述，绩效评价作为一种考核医院工作人员的制度，能对员工是否胜任其本职工作以及其工作行为是否具有成效有一个系统的方法进行评价与判断。绩效评价可以极大限度地激发员工工作的积极性与自主性，因为其注重员工的平时表现和员工做出的工作成绩。在档案管理工作中，“人的行为”应该在绩效评价时得到充分的重视，不仅要评价档案管理的对象目标，还要注重并考虑绩效考核的工作结果。要结合档案管理工作人员的工作表现和工作上取得的成果作为绩效评价的考核标准，激发档案管理工作人员的工作积极性和自主性，将档案管理工作的利益最大化。同时，以员工的职业素养、合作经验、档案管理的能力与价值等在档案管理绩效测评作为部分参考因素，从而才能体现出档案管理工作人员的真正绩效结果。