卢秀丽 广东省水利水电第三工程局有限公司

在人事档案信息中，包含了企业各部门职工的个人信息、工作经历以及学历背景等行管信息，结合企业人事档案信息，作为人力资源管理部门，可充分挖掘高素质、高水平的人才，有利于合理分配企业人力资源，实现人才利用率的有效提升。所以，企业管理必须注重人力资源管理，注重人事档案信息的重要价值，充分发挥认识档案信息的重要作用。笔者根据自身多年的人力资源管理经验，主要分析人事档案信息在人力资源管理中的作用。

一、人事档案信息和人力资源管理的重要性分析

首先，人力资源管理。企业在制定战略目标后，利用科学方法，立足人力资源规划、战略角度，合理配置人力资源，加强规范和考核，进而实现企业目标，不断提升员工价值。一般来说，人力资源管理主要包含招聘培训、薪酬管理、资源配置等内容。

其次，人事档案信息。在人事活动过程中，人事档案信息包含了员工个人信息、家庭状况和工作状态，可反映员工品行、经历，通过个人资料保存的方式，以备查阅。

第三，人事档案信息和人力资源管理的重要关系。在人力资源管理中，人事档案信息无法分离。一般来说，企业可通过人事档案信息，查找职工资料，动态掌控职工状态，是职工的信息载体，也是人力资源管理的重要内容和来源，两者是一种互相依存、无法分离的关系。

二、人事档案信息在人力资源管理中的重要作用

首先，有利于提升职工整体素质。针对人力资源工作，主要包含内部招聘、外部招聘，内部招聘一般从企业内部选拔人才，而外部招聘，从高校、社会中招聘人才。在内部招聘时，经常发生应聘人员无法满足岗位资质、要求，随意招聘校友或者同乡，进而降低了职工整体素质，对内部管理造成严重影响。利用人事档案信息，可集中整理、统一分析职工信息资料，对招聘人员进行合理的人事安排。同时，在内部招聘中，根据职工人事资料，考核内部职工的工作表现、经历和品格，为内部选拔提供关键性数据。

其次，促进人力资源规划的合理化。在人力资源管理中，人事档案包含了人才数量、水平和结构等信息，对人事档案进行整理，可有效划分人才种类，帮助企业获得准确、可靠的人才信息。例如，通过人事档案，相关部门和管理层可动态了解内部职工流动、退休情况，为企业发展提供重要依据。同时，有利于促进内部人力资源规划的合理化。

第三，帮助企业开展针对性培训。在企业发展中，人才是第一要素，开展员工培训，作为内部管理的重要内容。但想要获得所需效果，必须动态掌握每一位职工的工作需求，进而提升培训针对性。所以，利用人事档案，企业可准确掌握每一位职工年龄、经历以及教育背景，针对年轻职工，可开展新知识、新技能培训，针对年龄较大职工，对培训具有较大抵触心理，可开展健康知识培训，进而有效发挥职工工作的积极性。

第四，实现跨地区文化的人力资源管理。随着经济社会发展，人才流动性的增大，在企业发展过程中，所招聘人才来自我国不同区域，也使得企业包含不同地域文化。在人力资源管理中，企业应了解每一位职工地域文化，实现企业跨地区和跨文化的管理，防止职工之间发生文化冲突。而通过人事档案，可分类企业职工的籍贯、工作经历，了解和分析每一位职工的文化特质，预测可能发生的冲突，进而提出相关解决方案。

第五，有利于激励手段的优化。对于企业职工的人事档案管理，有利于人力资源人员了解每一位职工的工作要求，按照职工不同需求，详细分析每一位职工信息资料，然而建立针对性的激励机制，有效激发职工工作积极性。

第六，数字化的人事档案管理重要性。为促进企业现代化，必须提升人事档案建设的数字化水平。在企业人力资源管理中，人事档案通过数字化建设，可建立信息反馈的重要资源、渠道，对于企业决策的制定和调整，可提供主要的依据。同时，因档案管理较为复杂，为适应现代化发展步伐，企业必须提升档案建设的数字化水平。同时，数字化是企业档案事业发展的重要保障。近年来，我国档案建设取得了长足发展，企业档案建设也日益完善。立足管理类别技术、权责范围来说，随着信息技术发展，企业人事档案建设的数字化水平尚未实现现代化，发展较为滞后。加上档案数字化建设的机制不完善，人力资源工作人员素质不高，建设手段比较落后。企业档案事业要想发展，必须实现数字化建设。

三、人力资源管理中人事档案信息数字化建设的问题分析

首先，档案管理的基础设施不完善。在企业人事档案管理中，如果数字化硬件设施不完善，必然会影响到数字化建设的效果。想要实现人事信息数字化，必须依靠硬件设备支持，例如电脑计算机、文件扫描仪等，通过这些硬件设备，可实现信息传输。然而，我国诸多企业因硬件设备不够齐全，企业一味追求经济利润，对档案管理不愿花费更多投入，使得人事档案数字化管理存在阻碍，还停留在传统的纸质人事档案管理。

其次，信息化标准的缺乏。想要保证企业的人事数字化建设质量，必须建立一个统一的参考标准，然而在企业人事档案建设中，企业注重自身利益，并未建立统一标准，导致信息管理处于混乱状态，不能促进信息资源的共享。在人力资源管理中，如果信息资源得不到共享，容易导致人力资源信息被某一位人力资源管理人员所拥有，造成人事资源垄断问题。

第三，人力资源工作人员的素质较低。对于企业人事数字化档案建设，人力资源人员的素质和数字化水平，对档案建设的质量具有重要影响。然而，在目前情况下，企业人事档案数字化建设不注重数字化人才培养和引进，增加了档案信息的风险，不能满足数字化管理的相关要求。同时，由于档案人员，或人力资源人员在操作中的不当行为，极易影响档案信息的真实性。

四、企业人力资源管理中人事信息数字化档案建设的优化对策

在企业人事信息档案建设中，数字化作为重要发展手段，虽然目前仍处于探索阶段，但数字化建设与管理是企业人力资源管理的必然趋势。

首先，转变传统观念，树立数字化人事档案管理理念。在企业人力资源管理中，人事档案建设科学先进与否，需依靠大家树立数字化的建设理念，不断完善管理机制，主要包含数字档案的归档、使用，档案保密和处罚制度等等。对于人事信息数字化建设，必须设置专岗专人，采取档案管理和人力资源部门分管的方式，采取多层次运行，实现分层建档管理，通过科学化管理方式，促进人事档案数字化建设的有序开展。

其次，建立统一的人事档案管理标准。目前，我国对于电子文件、电子档案，制定了相关标准和规范。在企业人事档案的数字化建设中，部分企业由于缺乏统一规范和标准，数字化建设效果不太理想。为此，我们必须建立统一档案建设标准，促使人事档案数字化建设的规范化、标准化。

第三，实现总体规划的数字化。目前，我们身处信息化管理阶段，人事档案管理要想促进数字化建设，必须与现代技术、信息技术相结合。在传统档案管理中，主要采取人工纸质方式，而现代化的档案记载和储存，主要采取数字化设备，特别是计算机和网络技术的运用，突破了传统信息管理方式，由传统“面对面”服务，转变为网络信息服务，通过网络招聘平台，人力资源专员即可初步筛选人才的相关信息。为此，人事档案建设工作必须提升数字化水平。此外，企业人事档案的数字化建设，作为一项复杂性和系统的建设工程，在短期内难以完成，必须构建整体的管理规划，通过系统指导，分阶段和分层次建设。

第四，提升数字化人才的培养力度。在企业人力资源管理中，人事档案信息数字化建设作为一项综合性系统工作，在信息时代背景下，人力资源工作人员更为广泛，技术先进性也更强。这要求人力资源人员必须具备数字化相关专业知识，在科学处理纸质资料的同时，又可利用数字技术和数字设备，通过专业知识，了解各类专业学科，为企业管理、内部选拔、外部招聘提供准确的资料信息。同时，人力资源人员属于数字化建设的重要参与者，数字化水平高低，对数字化建设情况具有直接影响。所以，需加大对人力资源工作人员的数字化培训，提升人力资源工作人员的数字化管理能力，引进一批技术综合性的专业人才，要求相关人员具备信息技术、数字技术的相关业务知识，进而有效促进企业人事档案管理的数字化建设。

五、结语

综上所述，在企业人力资源管理中，人事档案信息发挥着重要作用，有利于提升职工整体素质，促进人力资源规划的合理化，帮助企业开展针对性培训，实现跨地区文化的人力资源管理，有利于激励手段的优化。因此，在企业发展进程中，必须不断优化人力资源管理，充分注重人事档案管理的重要性，充分发挥各类数字技术、信息技术，不断优化人事档案信息管理，促进档案资料归纳整理，提高人事档案信息的科学性、合理性，进而全面提升人力资源管理效率和质量。■