文/上海中心大厦商务运营有限公司 唐志颖

一、档案电子化“三步法”微创新实践

电子档案日常利用中方便快捷的优势被越来越多的单位认可，有条件的单位会购置一款专业档案管理软件对电子档案进行系统化管理。单位在生产活动、日常管理中难免还会形成许多纸质文件，其中不乏具有保存价值的应该被作为档案长期或永久保存的文件材料。如果单位想要做到档案电子化管理的统一性、完整性，从长远考虑，传统纸质档案也应一并进行系统化管理。所以，对于日后购置档案管理软件进行档案系统化管理的单位，前期做好传统纸质档案的电子化、数字化工作是相当必要的。本文将我公司档案电子化管理的实践经验进行总结分享。

我公司运营初期（2014～2018年），OA等办公自动化管理系统和文档管理系统尚未实施运用，公司档案以纸质档案为主，辅以光盘、U盘为载体的数码照片、图片、多媒体影像档案资料和证书、奖状、牌匾等荣誉类实物档案。在这些形式各异的档案中，纸质文书类档案日常查阅利用的频率最高。为了提高和改善传统档案利用效率和便捷度，公司档案管理部门制定纸质档案电子化的实施方案和管理细则，通过“三步法”微创新的实践，因时制宜地完成纸质档案数字化转化，有效地解决利用矛盾，为电子档案系统化管理夯实基础。

第一步：推行档案“双套制”管理模式。公司管理及经营中形成的各类文件材料中具有档案保存价值的（即属于公司归档范围的）文件，需要被移交至公司档案室进行专业化管理。……