张向群

摘要：随着我国经济和信息技术的快速发展，档案管理工作是重要的工作。数字化技术的优势在于能够整体化地将档案信息做好记录，建设更加规范化和标准化的应用软件管理模式，确保档案的收集、整理、保管等各个环节都能维持科学的模式。在统筹规划要求下，数字化运作模式能够帮助档案管理部门更新现有的工作模式，强化业务监督和信息预测，确保各项流程的操作符合工作要求。

关键词：档案管理;档案数字化;数字化发展对策

引言

随着计算机技术和网络通信技术的发展，档案管理工作迎来了新的发展机遇，借助大数据技术可以大大提升档案信息管理的现代化和信息化。就数字档案的优势来说，其可以简化和改变传统档案信息记录的方式，借助录音、视频等新型手段将文字信息转换为数字信息，直接存储于计算机中，不仅提升了档案信息的获取速度，也保证了信息的安全性。但在取得良好成效的同时，数字档案管理也面临着一些亟需解决的问题，比如数字档案管理缺乏安全性和科学性，未能充分发挥数字化技术的优势。为进一步推动数字档案管理工作的高效开展，必须针对现存问题制定可行性的应对策略，以此强化数字档案管理质量。

1数字化技术应用的必要性

1.1保障经济效益

现代社会经济发展速度明显加快，传统的档案管理方式和庞大的信息量之间明显形成了比较尖锐的矛盾，而信息化管理档案模式和数字化技术的应用则给矛盾解决提供了比较稳定的发展方案，以传统纸质载体为基础的档案信息可以直接被转换为机读档案，且即便是纸质档案，在经过数字化管理之后也可以进行统一整合，在经济角度而言大幅降低了档案管理的成本，也延长了档案的使用寿命。现代档案数字化工作的原则本身也体现在投入和产出的规划方面。在数字化技术应用之后，可以大幅节约管理维护费用，将更多的人力、物力、财力投入到其他方面，始终秉承经济性原则，避免资源浪费或是重复投资等现象。

1.2档案信息管理安全性增强

纸质档案往往数量巨大，占地面积较广，且需要工作人员定期整理，若档案室基础设施不到位，极易导致纸质档案发生变质问题，导致重要的档案信息丢失，对单位自身利益产生较大的影响。另外，纸质档案管理过程中若存在责任制度不明确的问题，则势必会导致重要档案信息外泄、纸质档案丢失与缺损现象的发生，影响整个档案管理工作的质量。而数字档案管理模式下，工作人员可以借助计算机技术来构建电子档案管理系统，按照档案信息的重要性分类管理，执行不同的安全保护措施，比如可以通过设置密码、指纹识别、面部识别等方式来确保档案信息的安全性。

2数字审批档案在线归档流程研究与实践

2.1业务电子文件收集

在收集与整理之前，局业务部门先制定业务电子文件及其元数据的收集、归档范围和标准;保管期限、分类、排序、命名、利用范围和权限等工作标准。在行政审批和业务管理过程中，局业务部门根据已制定的电子文件及其元数据的收集、归档范围和整理标准，通过业务系统电子文件在线归档模块，自动完成业务电子文件及其元数据的完整收集，并进行分类、排序、命名、利用范围和权限确定及保管期限确定。遇有特例情况，由人工整理。值得关注的是，应对电子文件、纸质文件进行同步整理，保证两者之间内容信息一致。

2.2档案采集与处理

档案的采集和处理是进行数字化管理的实际操作环节，也是进行档案转化的核心技术组成部分。以当前的档案类型来说，一方面是以文书类档案为主，另一方面是以图纸类档案为主，档案的采集处理过程中也需要采取不同的扫描模式。对于数量庞大且可以拆分的文书类档案而言，可以借助高速扫描仪进行文件的处理，并且避免遗漏现象的产生，在后期也可以利用软件来完成扫描的成像工作。对于图纸档案而言，可以通过高速扫描模块完成档案的归类、整合等，也便于开展后期的扫描校对、图像处理。

2.3业务电子文件封装与固化

电子文件整理组卷后应采用规范的信息包组织架构，应用数字签名（签章）等技术手段生成归档格式包，格式包包括“项目基本信息”、“案卷目录”、“卷内目录”、“元数据信息”及电子文件夹等。（1）项目基本信息：描述此项归档事项的基本要素数据;（2）案卷目录：描述此项归档事项所有案卷目录数据;（3）文件目录：描述此项归档事项所有卷内文件目录数据;（4）文件元数据：描述此项归档事项主体信息、办理流程及其他相关数据信息;（5）电子档案文件夹：存放此项归档事项中全部电子全文，并以多级文件夹方式组织;（6）文件校验码.md5：归档格式包中所有文件及子目录生成的校验码，保存到电子归档登记表，保证对应的电子档案的真实性。

2.4打造专业的档案数字化管理队伍

掌握管理知识和信息技术的人才是建立档案数字化管理团队的关键，要想打造专业化的、高素质的档案数字化管理队伍，首先，要做的就是加强人才引进，为档案管理工作引入优秀的人才，为人才提供福利，吸引人才加入档案数字化管理工作中，为档案的数字化建设贡献力量，构建和优化档案数字化管理系统。其次，高水平的档案管理队伍还需要对现有的档案管理人员进行信息技术方面的专业培训，充分利用现有的人员资源，通过专业培训提高档案管理人员的管理水平和技术水平，让档案管理人员熟悉数字化管理的方式，熟练使用数字化管理系统，切实提高档案数字化管理团队的整体水平。最后，可以根据档案数字化管理工作制定科学的绩效评估方式，使档案管理人员明确自身发展的目标和规划，将时间和精力全部投入到档案的数字化建设中，积极主动地推进档案数字化建设。

结语

为了进一步顺应时代发展要求改进档案工作方式，我国的档案行业已经将数字化档案应用与运作视为今后的主流工作方向，具有關键的历史价值和社会价值。数字化应用是社会发展的必然趋势，具有动态化和真实性特征，切实提升工作效率做好技术支持，实现档案工作的规范化、科学化，增强档案的生命力和活力也是今后工作的关键点。档案管理人员需要在工作实践当中不断摸索信息技术的应用方式，将发展成果进行有效应用，推动数字化工作的进步。

参考文献：

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[2]王娟.湖南铁道职业技术学院档案室馆藏档案数字化加工项目通过验收[J].档案时空，2019.

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