卢志刚,李 颖

(马鞍山师范高等专科学校 安徽马鞍山 243041)

Excel自带的Vlookup函数在实际应用过程中存在以下四个问题。一是了解此函数的人并不多，很多人依然习惯用人工方法进行数据匹配。二是易用性不够好，普通人需要专门学习其用法且容易出错。因此，关于Vlookup函数用法的教程在网络上普通存在，不少网络视频公共课中也有专门讲解该函数使用方法的章节。而且，知网上也有一些论文介绍其具体用法。例如，在高校学生户籍信息管理时，可以使用该函数根据身份证号这个共通字段从学籍表中获取学生的其他信息。在财务处理过程中，可使用Vlookup函数将职工银行帐号加入到工资表中。在Excel函数教学过程中，可以通过多种方法强化学生对该函数的学习。三是灵活性尚不足。其使用限制条件较多，需要用户按照其苛刻要求做好各项准备工作后才能较好地完成数据匹配任务。四是准确性有待提高，其模糊匹配功能易误导用户，数据匹配结果的反馈有时不够准确。

为解决上述问题，本研究设计了一个通用的、可视化的Excel多表数据匹配软件用于代替Vlookup函数。该软件将Excel工作表视为一个标准的关系型数据库，并采用二分查找算法来提高运行效率。为提高操作的易用性，它采用图形化界面，使用户不需要记忆和输入任何代码就可以完成数据匹配操作；为保证操作的灵活性，它提供了众多可选的参数，用户可以根据实际需要灵活选择其中的某些参数；为确保数据的准确性，它使用了严苛的算法，用户可以充分信任其数据匹配结果。

该软件已经在我校教务、学籍、财务、资助等多个行政部门使用达8年以上，受到用户广泛的好评。总之，该软件不仅能够实现Vlookup函数的全部功能，还能“傻瓜化”地操作和灵活地配置，解决Vlookup函数在易用性、灵活性和准确性等方面的问题，降低了技术门槛，大大地提高了数据匹配的效率和质量。

1 现状与需求

作为一名高校教务管理人员，笔者经常要面对大量甚至海量的教学管理类数据，如学生学籍信息、课程基本信息、选课记录信息、成绩表信息等，且多以Excel格式存储。这些Excel工作表有的导出自教务管理信息系统，数据表达比较准确和规范，但数据有的比较零散，需要进行进一步的加工处理；另一些数据则来自于教师或学生，由于人工处理的随意性，大部分数据不够准确或规范，许多工作表中的数据需要后期加工处理后方可使用。

经过归类和分析，按照用户对数据进行加工处理的使用目的进行分类，至少有以下五种基本数据加工需求：①有的工作表数据不够完整，需要获取其它工作表中的数据进行补全处理；②有的工作表需要与其它工作表中的数据进行查重处理；③有的工作表需要与其它工作表中的数据进行查漏处理；④有的工作表数据不准确或者表达不规范，需要参照其它工作表中的权威数据进行查错和规范化处理；⑤有的工作表还需要按照一定的条件与其它多个工作表进行合并处理。

2 对策与应用举例

当然，以上部分需求通过Excel自带的Vlookup函数就可以完成。例如，使用Vlookup函数可以补全信息。但是，面对其它更复杂的需求，Vlookup函数就难以很好地胜任，效率低下且容易出错。

其实，以上五种数据加工处理的需求都可以通过前述的Excel多表数据匹配软件来满足。使用该软件，用户只需点击鼠标而不需要输入任何函数代码即可完成数据匹配任务。而且，用户还可以自定义各种参数，可以满足各种个性化的应用需求。下面笔者结合教务管理中的数据匹配实例对上述五种需求进行分析，并对该软件的应用方法进行较为详细的说明。

2.1 补全

补全，指的是原始数据不够完整或全面，需要补充完善其它更多信息。在教学运行管理过程中，教务管理人员经常需要对各种信息不全的学生名单进行补全处理。例如，已有在校生学籍库和部分信息不完整的学生名单，如果要获取这些学生正确的身份证号、所在班级、学号等信息，使用传统的手工方法将会既费时又费力。此时，可以使用此程序来完成信息补全的任务。示意图见图1。

图1 补全示意图

图1中，表1与表2中均存在有逻辑关系的“关联字段”K，现需将字段CDE添加到表2中。由于有三个字段，因此如果使用Vlookup函数则需要三次操作。而使用本程序，用户可以将表1中的CDE一次性添加到表2中的相应位置以实现信息补全，减少了重复操作。程序操作界面如图2所示。

图2 运行界面及补全操作示例

如图2所示，用户可以一次性将表1中权威和准确的学生性别、所在班级、所属专业和所属院系等信息匹配到表2中的相应单元格中，实现对学生名单的补全处理。在该例中，表1中存储的是在校生名单总库，内有学生各项基本学籍信息；表2为待匹配的部分在校学生名单，但只有姓名和学号字段。显而易见，两个工作表中都有“姓名”字段，故将“姓名”字段视为两表间的“关联字段”K并在下拉列表中选择该字段名称。性别、所在班级、所属专业和所属院系等四个“字段”是需要从表1中返回的数据列CDEF，用户勾选列表框中的这些“字段”名称，通过数据匹配操作即可将正确数据附加到表2中的相应单元格中。

由图2可见，用户可以自由选择基准工作表(即表1)和待数据匹配的工作表(即表2)，并可以灵活地在工作簿中实时切换到不同的工作表，方便了用户的操作；用户还可以自由地选择和指定两个工作表之间存在逻辑关系的“关联字段”，如图2中的“姓名”字段；如果工作表中的第一行是工作表的标题，用户还可以勾选“首行标题”复选框。总之，用户操作起来非常方便，不需要写任何代码即可完成数据匹配任务。

2.2 查重

查重，指的是对比两批数据，并找出其中的重复之处。例如，在做学生考试作弊处分审核时，经常需要查询待处分学生中是否存在往年已有处分且未解除处分的情况。如果有的话则一般要加重处分，如果没有则不需要加重处分。此时，合理利用本程序可以实现快速查重，从而大大提高工作效率。查重的示意图见图3。

图3 查重示意图

图3中，表2是待处分的学生名单，包括K2、K4、K8。表1是已有处分的学生名单，包括K1-K5。如需查询表2中的学生是否在表1名单中，可以使用本程序进行数据匹配处理以达到查重的目的。数据匹配后，表2中K2、K4所在单元格后将会被附加新的有效数据，表明K2和K4是有重复的，也即有处分记录；而K8所在单元格后将不会新增任何有效数据，表明K8无处分记录。总之，通过一些简单的设置和操作，教务管理人员可以快速获得两个工作表之间的重复信息，从而满足数据查重的需求。

2.3 查漏

查漏，与查重相反，它指的是对比两批数据并从中找出两者的不同之处。例如，在进行学生选课处理时，本着人性化管理的原则，需要教务管理人员适时统计应选课但未选课的学生名单，以便及时、精准地通知到漏选学生参与选课。问题在于，目前一般的教务管理系统很难自动统计出未选课学生名单，需要学生自觉按选课要求参与选课。此时，合理使用本程序来进行查漏处理，可以快速得到漏选课学生名单。查漏的示意图见图4。

图4 查漏示意图

图4中，表2为应选课学生名单，包括K1-K5。表1为从选课系统中导出的已选课学生名单，包括K1、K3、K5。使用本程序进行数据匹配处理后，表2中K1、K3、K5所在单元格后都将添加新的有效数据，而K2、K4所在单元格后则没有添加任何有效数据。这就意味着K2、K4是表1与表2的不同之处，也即K2和K4漏选课。

2.4 查错

查错，指的是对比两批数据，并以其中一批数据(一般是权威、准确的数据)为基准，找出另一批数据中的错误或不规范之处。这里的权威数据一般来源于教务系统中的学生数据。例如，教务管理过程中，在统计和上报各类技能竞赛报名名单时，不可避免地会遇到学生的姓名与学号不对应、班级名称或院系名称不规范等各种问题。严谨起见，在对内发布、对外公开、对上上报前相关管理人员必须提前对这些名单进行查错处理后方可进行下一步的工作。此时，可以利用本程序的数据匹配和等值判断功能来实现数据的查错处理，从而发现错误或者不规范之处以便及时更正。查错示意图见图5。

图5 查错示意图

图5中，表1与表2中均存在有逻辑关系的“关联字段”K，一般为学生姓名或者学号，且同时存在字段CDE。但是由于表1中数据权威度和准确度更高，因此现需验证表2中的C是否与表1中的C一致并给出醒目提醒。如果不一致，说明表2中的C是错误的或者说是不规范的表达，需要更正。如果一致，则说明填写正确无误。

使用本程序进行数据匹配处理后，如果表2中的K没有找到，则表明该学生姓名或学号在学生学籍库中不存在，也说明报名表中的学生姓名或者学号填写错误需要返回修改；如果表2中的K成功找到，程序则会判断两表中的字段C是否等值，并用“√”或“×”来反馈给用户。其中，“√”表示填写规范无需修改，“×”表示两者不一致需要再修改。此时，用户只需要重点关注打“×”的部分即可。

2.5 合并

合并，指的是根据一定的条件，将两批或以上的数据进行有逻辑关系的合并。例如，一般来说，高校的教师教学质量考核成绩是由多个分项成绩组成的，比如常见的教师自评、同行评教、学生评教、督导评教等。对这些来自不同渠道的数据进行合并是一项相当麻烦的事情，尤其是考核对象比较多的时候。以马鞍山师专为例，我校的教师教学质量考核成绩由学生评教、同行评教和考核组评教三项组成，各自占有一定的比例。在统计每位教师的总评成绩时，需要将三项得分按照一定的比例进行合成汇总。利用本程序的数据匹配功能可以快速将多个表格合并在一起且不会出错。示意图见图6。

图6 多表合并示意图

如图6所示，其实现方法是：将存储分项成绩的3个表格(上图中的表1-1、1-2、1-3)均视为表1，将全校教师名单视为表2，以姓名或教工号K作为“关联字段”，然后重复3次数据匹配操作，这样就可以快速得到每位教师的各分项考评成绩C1、C2和C3。之后，我们再使用Excel的计算公式，即可根据成绩比例换算得到每位教师的最终考核成绩。此外，利用此种方法还能快速观察到是否有教师存在遗漏某分项成绩的问题。

3 结语

本文阐述了Vlookup函数存在的四个问题，对教务管理过程中常见的数据匹配需求进行了分析和归类，总结了五种常见的数据匹配需求，结合Excel多表数据匹配软件和具体的应用场景对五种需求进行了解释并给出具体的解决方案。该解决方案不仅适用于教务管理过程，我们还可以将其思路与方法迁移和运用到更多的数据匹配场景中，让更多的数据处理人员从中受益。