陈笑云

【摘要】进入21世纪以来，我国高职教育事业发展迅速，对办公室工作提出了更高的要求，高职院校办公室只有提升工作效率来保障其实现持续健康发展。本文围绕高职院校办公室工作展开分析，从高职院校办公室工作人员职能入手，结合高职院校办公室工作实际，提出了可行且有效提高高职院校办公室工作效率的措施。

【关键词】高职院校  办公室  工作效率  提高

【中图分类号】G718.5   【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2021）06-0177-02

近些年来，我国高职教育在国家大力扶持下得以长足发展，随着招生规模的不断扩大、教育体制改革的纵深推进，高职院校随之加快深化内部管理体制改革。在此背景下，高职院校办公室如何提高工作效率，以适应高职院校改革发展需求，是当下相关人员重点思考的课题。鉴于此，本文通过介绍高职院校办公室工作人员的职能，进一步探讨提高高职院校办公室工作效率的具体方法具有一定的现实意义和实践价值。

一、高职院校办公室工作人员职能概述

对于高职院校来说，办公室是重要部门之一，工作内容涉及面广泛，具体包括以下职能：

（一）服务职能

在高职院校办公室日常工作中，办公室工作人员扮演着服务者的角色，为高职院校领导和其他部门提供相关服务，进而保证高职院校领导和其他部门的工作得以高质高效地完成。事实上，在高职院校各项工作中，办公室人员往往是第一个到达现场的人，且是最后一个离开工作现场的人。同时，在高职教育系统运转时，教育教学工作是永远摆放在第一位的，这就要求高职院校办公室工作人员不仅要做好领导及部门的服务工作，还要在工作实践中，立足于全校师生的需求，积极与其他部门保持良好沟通关系，做好相关的协调工作[1]。基于总体角度来说，高职院校办公室工作人员是院校领导人员的重要助手。

（二）参谋职能

对于高职院校办公室工作人员来说，在日常办公中不仅要做好服务工作，还要在工作实践中，主动收集信息并通过有效整理挖掘，获取相关具有价值的信息，并将信息提供给领导，为领导的决策提供支持。尤其在遇到问题时，要及时将其汇报给领导，进而保证领导决策时能够综合考虑实际问题，以此大幅度提高领导决策的科学合理性和可行性[2]。对于高职院校领导者來说，在决策时，若单纯地依靠自身去获取信息，难以保证信息的完整性，从而容易在决策时忽视某方面的问题，导致考虑不周全而直接影响决策的科学合理性[3]。但是在办公室工作人员的支持下，通过其全面的信息调研和实地考察，即可获取全面且具有价值的信息，能够为领导者决策提供信息支持，自然能够保障高职院校领导者制定出科学合理的决策和制度[4]。

（三）执行职能

在高职院校办公室日常工作中，还要扮演执行者的角色，不仅要在领导作出决策之后，第一时间传递到院校基层去，确保领导的意志和具体的工作方法能够贯彻落实到位，还要在后期工作中严格监督工作执行情况，动态关注工作执行中的问题，并将其收集和整理汇报给领导，以便及时纠正领导决策和制度，为高职院校的持续健康发展夯实基础[5]。由此可见，高职院校办公室工作人员的执行能力的强弱，将会直接影响高职院校新政策和制度顺利实施和实施效果。因此，高职院校办公室工作人员自身必须具备超高的服务意识和执行能力。

二、提高高职院校办公室工作效率的有效方法分析

（一）明确职责，梳理工作思路

办公室作为高职院校的重要行政部门，发挥着服务院校中心工作、领导人员的参谋助手、工作落实和协调等作用，主要工作对象涉及到高职院校各个部门，这就要求高职院校办公室必须具备全局性、高度性，更要求高职院校办公室具备明确的职责、明晰且科学合理的工作思路，才能切实发挥出高职院校办公室的各项职能作用，从而有效提高高职院校办公室工作效率[6]。高职院校办公室职责的明确和工作思路的梳理，具体应做好以下几个方面的内容：

（1）统筹管理和服务。高职院校办公室在管理上，必须着眼于高职院校的高度，基于全局角度做好领导者的高参工作，不得在具体的工作中毫无着力地进行乱管，更不能毫无重点地进行管理，必须要结合高职院校领导者的决策和制度等，重点管理，做好高参工作[7]。在服务上，高职院校办公室应主办大事，加强总体设计，科学分工，监督落实;对于小事则要发挥协助作用，给予科学意见和指导。（2）规范办事。高职院校办公室中存在明显的用人唯亲的现象，使得在高职院校办公室工作中，容易出现敷衍或者执行不到位的现象，进而直接影响高职院校办公室工作效率。针对这种情况，高职院校办公室必须规范办事，消除用人唯亲等不良现象，不断巩固规范成果，为提高高职院校办公室工作效率夯实基础。

（二）完善工作制度，实现规范化管理

在新时期背景下，高职院校办公室工作效率的提升，则要建立在工作规范、高效的基础上，这就要求高职院校办公室根据工作职责制定可行且有效的工作制度，以此实现规范化管理，具体涉及如下几个方面的内容：一是建立完善的办公室日常管理制度，将办公室各项管理工作纳入管理规范中，如会议制度、保密安全制度、档案管理制度等。二是建立岗位责任制，确保高职院校办公室各项工作任务能够具体落实到个人，避免职责不明而出现责任推诿现象，确保工作高质高效开展的同时，能够在工作问题发生之后追求相关主体责任人的责任[8]。三是严令各工作人员熟悉工作流程，并严格按照规章制度展开工作。同时，建立有效且可操作的监督考核机制。如高职院校办公室工作完成之后，办事者与高职院校办公室工作人员相互评价，对办事者是否按照章程办理事务、办公室工作人员是否有熟练的业务能力等展开有效的评价，便于在实践中不断提升各自的办事能力和按章办事的意识，进而可以促进高职院校办公室工作效率的提升。与此同时，高职院校办公室也要定期做好办公室工作人员的评价工作，针对岗位工作高质量完成的工作人员，则要及时给予适当的奖励;而对于岗位工作未能按时保质地完成，应进行劝勉和给予适当的处理，通过这种方式，可以督促各办公室人员严格按照规章制度办事，且可以充分调动办公室工作人员的积极性，进而有利于大幅度提高高职院校办公室工作效率。

（三）加快推进办公自动化建设

办公自动化是高职院校办公室改革发展和提高工作效率的重要保障，也是高职院校顺应时代发展的现实要求。传统纸质模式下的办公方式，办公室工作人员往往要耗费较长的一段时间用于“办事、办文”等工作中，直接影响办公室工作效率的提升。而加快推进办公自动化建设，可以在办公自动化系统的支持下，实现无纸办公，从而能够让办公室工作提质增效的同时，节约大量人力、物力。如纸质文件通知下发到各职能部门，在此过程中必须通过文件打印、文件复印、文件下发等操作，才能下发到各职能部门，而在办公自动化系统的支持下，只需要办公室工作人员利用联网电脑进入系统操作，不需要耗费一分钟，即可快速传递到各职能部门。因此，高职院校办公室工作加快推进办公自动化建设，是提高工作效率的重要保障和重要举措，在实践中应从如下几个方面入手：

（1）认清办公方式变革趋势。信息技术快速发展与在教育领域中的广泛应用，使得其逐渐成为高职院校提高工作效率的重要技术保障。因此，高职院校办公室应与时俱进，认清高职院校办公室工作方式的变革趋势，及时推进办公自动化，以此提高工作效率。办公自动化系统面向整个高职院校，在推广中必然会遇到一些实质性问题。此刻，高职院校办公室应坚决要求相关职能部门熟悉和适应自动化办公环境，积极通过有效方式推广办公自动化。

（2）完善办公自动化管理制度，加强操作培训。办公自动化系统是作为信息技术应用在高职院校管理工作中的新事物，必须建立与之相适应的管理制度，确保办公自动化系统安全、顺畅运行。如明确系统管理和维护职责，确定各级操作人员的权限。通过规范化管理，避免在实际工作中出现责任不明而相互推诿的现象。另外，在办公自动化加快推进过程中，人是基础，无论使用多么先进的计算机和系统，都要人进行操作。因此，高职院校必须结合发展实际，针对办公室工作实际需求，加强办公室工作人员的技能培训，促使其深刻了解办公自动化的优势与重要性，并掌握办公自动化操作技能，才能保证办公自动化系统运用在具体工作中，进而发挥出办公自动化系统的优势来大幅度提高高职院校办公室工作效率。

（四）加强培训，提升办公人员的综合素质

办公人员作为高职院校办公室工作的主体，其综合素质的高低会直接影响工作效率。因此，提高办公人员的综合素质，是提高高职院校办公室工作效率的重要保障。首先，加强思想政治教育，促使办公人员能够坚定政治立场，不断增强职业素质，进而使得其能够在日常办公室工作过程中，踏实贡献自身的一份力量。其次，多途径提升业务能力。对于高职院校办公室工作人员而言，业务能力具体包括语言表达、沟通交流、组织协调、判断等能力。在实践中提升办公人员的业务能力，可从以下几个方面得以实现：一是加强自我总结和学习。高职院校办公室工作人员应在日常通过自学、进修等方式，主动学习和掌握文化、业务等知识与技能，并在实践中不断反思个人工作，探索新的工作方法和思路。二是高职院校办公室加强办公人员的培养，针对办公室的不同岗位要求或者工作实际，邀请该领域中的专家入院对办公人员进行针对性的培训，促使其能够及时掌握岗位工作中的新知识和新技能，以保证个人能力能够胜任岗位工作。三是加强院校之间的互动。高职院校应加强与兄弟院校的沟通和合作，相互学习工作经验，相互促进成长，为高职院校办公室工作高质高效开展提供保障。

三、结语

总而言之，在经济社会快速发展的今天，高职院校的发展面临巨大的挑战。在此背景下，高职院校如何在激烈的竞争中占据优势，当中最为有效的途径之一是加强管理。而办公室作为高职院校的综合管理部门，对院校管理产生了重要影响。因此，高职院校办公室必须通过完善工作制度、加快推进办公自动化建设等措施，不断提高工作效率，为高职院校的持续健康发展夯实基础。

参考文献：

[1]李云.高质量发展背景下高職院校办公室工作人员能力提升的思考[J].办公室业务，2020（19）：149-150.

[2]张军平，林日升，钱恺.发挥新时代办公室作用  助推高水平特色校区建设——对新时代高校办公室工作的思考[J].办公室业务，2019（24）：12-13.

[3]康升娴，欧达毅，张媛媛.语言清晰度与掩蔽效应对开放式办公室工作效率影响的实验研究进展[J].建筑科学，2019，35（10）：176-181.

[4]彭嘉.高职院校二级学院办公室工作效率的提升路径研究[J].智库时代，2019（28）：184+215.

[5]顾珺，刘艳.关于新建本科院校二级学院办公室规范化管理的几点思考[J].时代经贸，2018（36）：48-49.

[6]陈燕飞.单一任务工作模式下提高高校二级学院办公室行政管理工作效率[J].教育现代化，2018，5（32）：318-320.

[7]杨德斌.关于新形势下提升高校二级学院办公室工作水平的思考[J].西部素质教育，2017，3（10）：17-18.

[8]周艳.提高高职院校二级学院办公室工作效率浅析——基于信息化教育管理综合平台[J].价值工程，2016，35（34）：69-70.