张占武

摘  要：高校档案资源管理过程应转换管理方式，明确档案对于档案管理者和使用者的多元需求，从而让档案管理工作为高校建设与发展发挥重要作用。高校档案资源共享离不开新时代背景下出现的高效便捷的档案信息管理技术，充分利用技术手段来拓展高校资源共享领域是新时代社会发展的重要需求。

关键词：信息资源;共享;高校档案;合作意识;档案隐私

Abstract： The process of archive resource management in colleges and universities should also change the management method， and clarify the importance of college archives for archive managers and use The diverse needs of the readers have made file management play an important role in the construction and development of colleges and universities. University file resource sharing is inseparable from the efficient and convenient file information management technology that appears in the background of the new era. Clever use of technical means to expand the field of university resource sharing is also an important demand for social development in the new era.

Keywords： Information resources; Sharing; College archives; Cooperation consciousness; Archives privacy

高校档案管理存在着资源封闭性强、资源浪费率高、管理标准落后等问题。利用网络技术有效整合高校档案资源，合理地应用与共享到对应的资源使用专业领域，才能更好地契合时代发展的档案需求，充分发挥体量巨大、时间跨度长久的高校档案资源价值。

1 高校档案资源共享研究的重要性

1.1 提升学校科学决策水平。高校档案资源记录着学校科研水平的具体内容和发展轨迹，包含着大量可以证明高校各个阶段工作情况的原始数据。科学系统地整理划分出高校发展决策的档案资源，结合体量庞大的档案资源，立体真实地反映出高校各个阶段的发展过程，对于提高学校科学决策水平至关重要。[1]

1.2 拓宽高校教育渠道。建立完善的高校档案资源共享体系，帮助学生更好地了解高校资源，学习高校发展过程中披荆斩棘的大无畏精神，建立起学生明辨是非、科学准确的唯物主义历史价值观。只有让学生在开放的高校资源环境下，才能更好地利用起高校资源，体会到高校随着历史发展积淀的深厚的人文底蕴，让学生更好地明白经过历史考验的高校资源给予学生的历史责任感与使命感，从而进一步地促进学生的全面发展。

1.3 提升高校文化发展软实力。通过开发高校资源并科学合理地建立档案资源共享体系，确保具备共享性质的档案资源能够合理地转变为高校自己的公共服务优势，从而在档案信息资源共享的同时实现高校资源与发展价值观的同步输出，提升高校文化发展软实力。[2]

1.4高效利用丰富的信息资源。档案信息资源包括种类繁多的各类学术论文、科研数据、教育指导政策、财务档案等，并在档案共享工作中被充分利用。档案资源共享能更好地对现有的高校档案资源进行保留与迭代，能做到及时更新错误和落后的信息资源。只有合理地进行高校档案资源共享工作，让档案信息经受大众的检测与分析，才能更好地基于大众对档案信息的反馈，做好高校教育规划和发展，及时地更新迭代落后错误的教育资源和理念，从而更高效地利用丰富的档案信息资源。[3]

1.5 提高档案管理效率。档案共享是建立在合理的档案管理工作基础上。档案共享工作匯集不同学校与区域档案管理成果和对档案资源的反馈，管理工作能够依据此来完善现有管理模式，确保档案管理的合理化、结构化和信息化。[4]如上级主管部门对教育与政策文件传达中，往往是由上级主管部门发送给高校所在区域的教育局，再由教育局整理好教育文件后发送给所属高校，并由高校自己开展教育资源的汇总工作。这种资源复用程度过高的资源管理模式往往造成教育资源的浪费。如果高校资源管理中资源保存工作出现问题，便会严重影响档案资源的完整性与正确性。因此建立起完整的档案资源共享体系能够确保档案资源在传递与保存过程中的完整性，从而降低档案管理出现资源丢失的问题，提高档案管理效率。

2 高校档案资源共享出现的问题

2.1 缺乏整体合作意识。高校档案管理工作对高校内部之间的各个部门主体的协调配合提出了两方面的要求：一是高校内部档案管理部门之间保证资源的互通有无，内部之间对资源共享工作具备统一协调性，保证档案资源能够在各个部门之间畅通传输，消除各部门之间对立的资源壁垒;二是确保不同高校之间档案资源管理的和谐，使各个机构之间协同合作，高校与高校之间不会出现资源阻碍和歧视现象。[5]

事实上国内高校资源共享工作的进展仍存在着高校与高校之间信息壁垒严重现象，高校内部各部门缺乏整体的合作意识，导致高校档案资源的管理工作与共享工作没能同步进行。高校内外部的信息共享协同性较差，各高校信息档案主体之间管理机制和档案业务开发上存在着不同步的分散现象。[6]资源共享工作必须确保共享平台的权威性，保证相当数量的机构、高校、个人的参与程度，才能让共享的档案资源发挥出对高校教育建设与发展的重要作用。现有的高校资源信息壁垒化严重，往往在档案资源共享上缺乏积极性，缺乏整体档案资源共享工作的合作意识。

2.2 信息资源标准化不足。档案信息质量的提高必然会增加档案部门档案质量的对比和筛选的工作量，档案信息共享工作面临呈几何级数增长的档案数据，致使高校档案资源管理压力骤增。

档案管理部门在档案资源汇总、筛选和归档工作中缺乏标准化。各个高校更倾向于使用有利于自己教育利益与发展建设的档案标准，导致高校档案工作人員使用不同著录、书目编码和检索方式的档案资源数据，严重影响了高校在档案信息共享工作中处理接收到的不同档案标准的档案资源数据的效率。同时，各个高校档案管理数据采用不同的数据存储手段，共享档案数据网络端口不统一，严重阻碍了档案共享工作的正常进行。

2.3 档案隐私泄露严重。高校档案资源除了可共享的程度高的教学资源外，还有隐私性强的档案资源。例如老师和学生的教学档案、学生档案等等，这种私人性质强烈的档案资源如果不加以控制，随意地流出到共享平台，势必侵犯高校内学生和老师的个人信息权利，造成严重的社会问题。调研发现高校信息共享工作必须解决两种面临着的信息风险。确保档案共享过程中每个资源管理模块的公平性和职责透明性，对于防范档案隐私泄露问题至关重要。

2.4 高校自身重视程度不够。做好档案资源共享工作的重点在于培养一定体量的档案管理人才队伍。调研显示大多数高校档案管理人员维持在5～7人的编制内，甚至部分院校的档案存储和管理工作全部由1～2人负责。据不完全统计，大部分高校对档案管理工作的年投入资金受到限制，致使大部分档案管理人员没有接受过完整档案管理学知识体系的培养。[7]

新时代背景之下档案资源的更新、管理、维护和共享工作日益重要，尽管有的高校会投入资金更新优化档案管理设备和体系，却没有针对快速发展技术开展专业人员的培训工作，影响了档案管理工作效率和质量。

3 信息时代背景下高校档案共享的具体策略

3.1 创建用户反馈模式。高校档案共享要以统一、科学、合理、严谨的信息管理工作为基础，突破传统的档案共享范围的局限性，以信息技术作为共享技术支撑，创建出以信息服务为主的用户反馈共享模式。[8]比如在高校毕业生招聘季的过程中，可以使用建立好的高校资源共享平台，对每个高校接纳的企业招聘宣讲会进行现场直播和招聘信息的共享，并依据师生的反馈实现对专业设计的调节，保证招聘专业设置符合学生自己的实际需求。同时依据学生对企业档案投递情况，记录下对应企业的招聘要求并与对应企业建立合作关系，以便更好地开展高校教育。

3.2 面向公共服务模式。为了更好地让档案共享工作适应时代的发展需求，相关部门在为用户提供高校档案咨询服务时可以建立专属的档案信息网站，使用户能借助时下流行的互联网技术查询需要的档案资源信息。

除了保证档案查询网站运行的正确性外，还要依据用户对使用档案资源的大致内容和点击偏好进行个性化服务。使用大数据分析手段对用户多次搜索和观看的档案资源进行着重服务，在用户下一次查询之前，着重展示用户感兴趣的档案资源，同时在网站设置的过程中能分类地展示出类似书法、军事、地理、数学、高校发展历史等对应各个不同领域，建立面向公共服务的资源共享架构体系。

3.3 技术化档案分享系统。借助便捷高效的信息技术，对档案共享的管理工作也要不断呈现出技术化的变化趋势，根据时代要求制定出符合档案共享理念的运行体系。现有的腾讯云、阿里云等技术的云技术的不断更迭出现，技术化的档案存储模式越来越稳定，因此可以依据现有的网络前端和后端分离的技术设计出安全性更高、工业化更强的档案共享软件，并在国家相关部门授权的情况下，接入到高校科研档案资源和人文档案资源。当用户出现高校资源共享的需求之时，不需要在实际生活中为档案和档案资源花费人力、物力资源，只需在设计好的现代化的档案共享体系中授权登录，完成类似的团员关系、党员关系对接，学生毕业档案派遣，教师职级调整的工作，等等。技术化档案分享系统才能更高效率地促进高校档案资源共享工作的进展。

*基金项目：本文系国家档案局科技支撑计划项目“西部高校档案资源整合与共享研究”（编号：2020-X-070）的研究成果之一。

参考文献：

[1]付煜.信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享[J].档案管理，2020（05）：69-70.

[2]方鸣，丁家友，裴洋.文旅融合背景下的档案信息资源整合研究——以苏州市为例[J].档案学通讯.2020（06）：54-60.

[3]张洁.网络环境下档案信息资源整合研究[J].档案时空.2019（10）：34-35.

[4]周向阳.基于互联网环境下档案信息资源整合的思考[J].机电兵船档案.2019（03）：68-69.

[5]彭进香.大数据背景下的高校智慧校园建设研究[J].数字技术与应用.2019（09）：61-62.

[6]王璠.基于高新技术的智慧校园建设和智慧教师培养研究[J].无线互联科技.2020（03）：167-168.

[7]战英.高校档案治理体系与治理能力建设困境和提升途径研究[J].山东档案，2020（04）：10-12+60.

[8]王学娟.数字化时代高校档案管理信息化建设分析[J].信息记录材料，2021，22（01）：44-45.

（作者单位：宁夏医科大学档案馆  来稿日期：2021-06-15）