于翠翠

摘要：文书档案管理是现代化管理体系的重要组成部分，对当前的档案数字化以及档案挖掘、运用都有巨大的作用，影响深远。对文书档案进行标准化、规范化的管理，既是每一个档案管理工作者的工作目标和方向，也是每个单位需要积极推动的事业。基于此，本文主要分析现代化背景下提升文书档案管理工作质量的对策。

关键词：文书档案;管理现状;改革与创新;信息化建设;档案管理

1 引言

文书档案管理在企业日常工作管理中处于基础性地位，随着企业运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出企业发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性的解决措施，不断改革完善管理体制与运行机制，推动企业文书档案管理工作的深化。

2 文书档案管理工作的重要意义

第一，作为重要的信息凭证，文书档案的完整性直接关乎档案管理工作质量，为尽可能地提升档案管理活动水准，企业单位的相关部门要尽可能地保障文书档案的价值，为后续的查阅打下良好基础，以便企业单位管理层围绕文书档案对历史的相关经验进行总结和反思，规划企业单位的发展路线。第二，提升管理水准，国内市场化改革的不断深入使得企业单位涌现了大量的不稳定因素;因此，企业单位管理层更应充分重视档案管理工作，保证档案资料保存、分类、整理、收集等各项工作的质量，进而提升档案管理工作质量;借助文书档案资料，充分反映企业的实际经营发展状况、企业面临的困境、企业内外环境等，使得各部门的档案管理人员能够围绕企业单位的各项业务，不断加强各项工作的针对性，进而全方位提升企业单位的行业竞争力，推动企业单位的稳定、长久发展。

3 办公室文书档案管理对策

3.1 对公文制发做好管控

公文是档案的基础，管控好公文的制发对推动文书档案工作的规范化具有非常重要的作用，只有先让公文制發做到标准规范，才能更好地推动档案管理的标准化和规范化。与此同时，还要保证公文质量，公文规格、排版、装订也要符合国家相关标准或行业规定。在制发公文之前，还要对审核查验其签发手续、审批权限，保证公文标题、单位、日期、落款、书写等均达到字迹清晰、准确无误。当然，公文书写要使用国家标准文字并严格遵照相关格式与规范，书写时不使用易褪色的笔墨，以便保存。

3.2 树立系统管理理念

一是要牢固树立系统管理理念。建立“大档案”管理模式，制定统一的文书档案管理模式、工作标准，使文书档案编制及归档要求满足办公室日常管理的现实需要。二是要切实做好系统保障。既要做好办公室日常行政管理过程中产生的文书档案资料，还要及时将传统文书资料制成电子文档格式，并将重要电子文书档案进行备份，检索式文书档案则选择机读模式管理。三是要践行系统管理模式。在人、财、物等方面，全面打牢信息社会背景下办公室文书档案基础，即，办公室文书档案管理应坚持“专”“兼”相结合的理念，以其专职档案员管理为主，各业务部门配备1名兼职人员，协助做好文书档案收集移交;将信息社会背景下办公室文书档案管理所需经费纳入单位整体预算，给予必要保障和支持。注重信息设备的投入和使用。如，针对重要文书档案的备份，既可选用U盘备份，也可选用磁带光盘备份，并作为文书档案存储建档介质。

3.3 建设数字化文书档案管理平台

档案管理部门要加强现代化的数据管理，通过数据挖掘、数据存储、数据自动化建设，管理好目前的仪器和设备。现代文书档案离不开高速自动化的档案管理工具，例如：打印机、复印机、传真机、照相机和扫描仪等等，而这些设备的应用效率，直接决定了文件档案工作管理的实际效率，所以文件档案工作室要加强对所有设备的排查，及时更新设备的软件类型，做好设备的日常数据维护工作。一旦发现设备的工作状态不良，例如噪音、振动、过热或者是数据出错，就要及时对设备进行维修和调整，同时应对每一台设备进行编码，以便查找数据和设备的维修管理。

3.4 提高员工的综合素养

一些档案管理人员将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，导致企业单位的档案管理人员都依循相同的规范，整理文书档案资料，并未结合新形势下行业的实际特点，开展具有针对性的档案管理工作。企业单位的档案管理人员始终是档案管理活动的主体，因此，其综合素养、业务能力、专业水准直接关系企业单位档案工作质量。为进一步适应新形势下文书档案管理活动的各项要求，企业单位的档案管理人员应持续提高自身的综合素养，深入分析文书档案管理活动的落实情况;根据各项管理活动细节，制定针对性的培训计划，不断提高自身的工作能力，优化自身的工作状态，确定自身存在的诸多不足，积极参与培训活动。企业单位在对档案管理人员进行培训时，应着重提高档案管理人员的综合素养、专业技能以及理论知识水准，全方位提高员工的档案管理意识。此外，企业单位还应不断革新管理层的档案管理理念，引入现代化的文书档案管理观念，围绕计算机技术、信息化技术，制定更加合理、科学、专业的管理计划，进而提高文书档案管理质量，增强企业单位的核心竞争力。

4 结束语

总之，提升文书档案管理工作水平和地位，不仅要增强文书工作与档案管理工作间的衔接，促进各部门密切协作，建立健全档案管理、保障机制，还要不断完善相关工作程序，更好地促进文书档案管理工作的标准化与规范化，积极开发档案的潜在价值和良好作用，提高档案资料利用率，只有这样才能确保企业长足、稳定、健康发展。

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