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行政事业单位采购业务风险控制的优化研究

2021-09-27陈基伟

客联 2021年7期
关键词:风险控制行政事业单位优化

陈基伟

摘 要:行政事业单位采购业务风险的管控工作需要实现对用户行为的定向研究,全方位考量用户的需求,其次在对应的采购工作中,还需要提高信息化管理的水平,实现对风险评估机制的打造和建立。同时在采购业务流程化管理工作中,落实精细化管理工作,还能够实现对各项工作开展细节定向化的管控,提高行政事业单位采购业务的办理水平。本文简要对行政事业单位采购业务风险控制进行优化和管控。

关键词:行政事业单位;采购业务;风险控制;优化

行政事业单位采购业务风险控制内容相对较多,无论是前期的招投标管理工作,还是后续的账务报销以及账务核对管控工作,都需要以精细化的工作管理形式对其进行落实和完善。同时,行政事业单位还需要强化审计管控工作,引入第三方的审计机构来提高采购业务具备的规范性和标准性。

一、行政事业单位采购业务存在的风险问题分析

(一)缺乏对用户行为的研究

当前我国大部分单位在落实招投标环节,通常是采取节点流管理以及标书管理的形式来实现与用户进行交流、沟通。同时在对应的管控工作中,还需要由对应的主管部门以及审计部门进行检查核对,但是相关工作却忽视了用户的体验以及专业性的指导工作。具体来说,在相关工作管理进程中,行政事业单位所采用的工作形式相对较为多样,并且也具备较强的专业性,同时还具备较多的个性化需求。通常情况下,对应的采购项目负责人往往未结合专业技术,按照既定的模板样本填写采购需求,在完成一系列的规范动作之后,却没有传达用户的具体需求,甚至是未进行有效的沟通,导致在后续项目开展环节不具备针对性和侧重性。此外,大部分用户对于事业单位采购規章制度认知不充分,尤其是对于部门所需要集中采购的项目以及政府要求的采购项目不了解,而造成这一现象的根本原因主要是由于采购部门未与用户进行高效率的沟通而导致的。

(二)信息化程度不高

目前大部分行政事业单位采购工作依然沿用落后的管理系统,在对应的管理系统中未落实数字化、信息化的基础资料转换。同时,对于合同文本中的数据信息也未落实动态化的管理,使得采购业务面临较大的市场变动风险。在对应的合同管理工作中,过度依赖项目负责人,而不能够实现对合同到期的有效预警和管控,以至于在采购管理工作中,出现合同到期的状况,而未能够顺利的进入招投标程序中的现象,从而影响相关采购项目的有效开展。

其次,由于采购管理工作信息化程度较低,使得企业内部管控风险不断提升,由于采购工作信息化程度低下,使得相关信息资源无法快速的共享,以至于对应的采购价格受到有意或无意的隐藏。由于部门之间未对采购品的具体信息进行共享、分析,使得采购价格存在较大的波动,最终导致行政事业单位投入的资源、服务与经济效益出现不匹配的状况。

(三)缺乏风险评估管控机制

由于当前在采购管理工作中未落实高质量、高效率的风险管控机制,缺乏对风险正确合理的评估。在实际的采购环节,工作人员通常借鉴工作管理经验来落实相关管控工作,并且过于强调行政事业单位在采购过程中的限额,以至于存在针对标准化作业的管控欠缺的状况,最终缺乏对关键环节的有效管控。同时在行政事业单位内部管控工作中,事业单位会以财务的视角对单位内部的各项经济业务活动进行评估、审核,但是未对采购管理工作进行定向化的评估管理。

此外,行政事业单位内部工作的有效性也未实现自我评价,各部门由于未受到科学合理的评估,以至于审计部门在监督过程中存在工作欠缺的状况,对于采购管理工作缺乏标准化、规范化的衡量,导致相关工作的开展只是流于形式,未实现对采购业务综合性、持续性的审计、分析。

二、行政事业单位采购业务风险管控措施分析

在落实采购业务风险管控工作层面,行政事业单位应当结合科学、合理的管控机制以及现阶段行政事业单位采购管理工作的实际需求,对现有的采购管理规范进行明确的制定,全方位考量直属部门发布的各项管理工作规定,以此作为依据对现有的采购业务进行有效的管控。在当前采购业务的风险管控工作中,首先需要建立、健全采购部门内部的管控制度,落实全方位的预算和计划管理工作,实现对企业采购业务活动的定向化管理、验收管理,同时对各项采购业务进行明确的记录和控制。具体来说,包含以下几个方面的工作内容。

(一)落实采购业务流程精细化管理工作

在当前行政事业单位采购业务管控工作中,由于相关业务管理系统所投入使用的时间相对较短,以至于行政事业单位采购业务流程以及管理工作还是沿用传统的工作管理形式,最终导致行政事业单位对于用户的需求无法做到精确、细致的掌控,具体的政府采购业务与实际的需求存在相脱节的状况。因此,行政事业单位当前需要对现有的采购业务开展流程所具备的规范性和通畅性进行进一步的强化,及时的打造采购管理系统,并且在相应的系统平台上推广采购业务开展的流程,并落实精细化的管控工作,全方位促进采购业务面向信息化、数据化的转换,从采购需求的提出到最终采购业务的报销,将采购项目开展过程中的各项信息数据精确可靠的反映到管理信息系统中,确保每一笔财务数据都能够与账务系统相互衔接。其次,行政事业单位还需要对采购业务办理流程以及相关推广服务进行优化和改善,对现有的采购业务流程落实专业化的指导,提升行政事业单位采购业务的综合管控水平。

(二)完善采购管理系统

之前说到,传统的行政事业单位采购业务的开展还缺乏数字化、信息化管理的工作形式,为了确保行政事业单位的采购业务能够与政府采购信息实现有效的关联,尤其是针对当前采购价格以及相关采购数据的管理,相关部门必须要实现对各项数据信息的有效衔接,充分的提高数据共享的力度,整合大数据技术的使用,对现有行政事业单位采购业务流程中对于采购项目、资产、验收以及维护相关工作以及内容进行整合、分析、处理,确保整个采购流程都能够结合线上审批模式,实现对各项工作精细化的管理。

并且相关业务经办人员也需要按照既定的信息化管理流程,将验收单以及发票等相关账务资料进行上传,实现对相关资料文件的快速审批。行政事业单位内部的各级主管部门也需要通过采购管理系统来全方位掌控采购业务的开展状况,实现采购业务快速审批的工作管理形式,同时也加快资金的流通速度,进而实现对采购业务流程的持续优化。

采购管理工作质量的提升需要依靠大数据技术作为基础,将对应的采购系统与账务系统进行整合、分析,确保各项数据都能够做到一一对应,提高行政事业单位内部各部门的工作管理质量和效率,降低相关工作人员的工作强度,充分展现出信息化技术所具备的优势,实现对现有采购业务流程的持续优化和改善,为行政事业单位的管理工作提供精确可靠的数据。

(三)加强监督审计工作

为了确保行政事业单位采购业务风险管控工作能够持续的进行,单位也应当全方位结合自身的实际工作开展状况,明确单位内部各岗位在采购业务办理过程中的具体职责,同时还需要对审批流程以及采购需求进行专项的调研,确保采购业务具备相应的规范性和标准性。将采购业务以更加有序、完整的形式进行进一步的落实和完善。其次在对应的采购业务环节所涉及到的各类工作人员,例如项目负责人员、采购人员、审批人员对其落实定向化的监督管理,并且对其中出现的问题进行定向的研究,从而实现对原有采购流程的优化和改善,为后续的采购业务评估工作提供必要的参照数据。

在采購业务风险管控工作中,行政事业单位除了需要加强自身的审计管理工作之外,还需要及时的引入第三方审计机构,尽可能将采购业务流程与第三方审计机构进行共同的监管,提高采购业务开展的规范性和标准性,推动企业内部审计工作的有效开展。

(四)规范采购业务招标执行流程

行政事业单位在对采购业务管理的过程中,首先需要落实细致、全面的招标管控工作,在对应的招标执行管控工作中,要实现对流程的审批管理,对采购业务进行合理的编制,按照审批流程图严格的执行各项招投标管理工作。其次,在对应的招投标环节,还需要对现有的执行流程风险进行一一列举,构建风险矩阵,将采购工作中可能存在的风险事件划分为若干级,从风险事件的影响程度、范围以及管控策略出发,对管控目标进行定向化的管理,掌控采购过程中存在的风险节点。在采购业务风险管控工作中,落实对招标流程的管控要实现对各细项工作的细致分析,尤其是对采购数据、采购价格,对其落实定向化的管理,同时在合同签订过程中,对于相关数据信息不能够沿用固定的数据,应当全方位结合市场的变动,对其进行灵活的调整。

三、结束语

行政事业单位还需要确保采购业务工作能够实现职权分明的工作管理格局,做到模块化、精细化的审计管理,根据审计整改的指导意见对于采购业务中所存在的关键风险节点,落实强有力的跟踪监管工作。例如在采购环节严格的分析合同与执行过程中所存在的不一致的地方,有效的降低采购业务风险问题。

参考文献:

[1]唐大鹏, 刘国平, 郑丹萍. 政府采购视角下行政事业单位内部控制信息系统研究[J]. 中国政府采购, 2019(02):45-48.

[2]高品品. 刍议行政事业单位政府采购内部控制的优化[J]. 当代会计, 2019, 000(023):11-13.

[3]杨迎春. 行政事业单位采购业务的财务管理思考[J]. 现代商业, 2019, 000(003):143-144.

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