郭湘仁

湖南城建职业技术学院

随着信息技术的飞速发展，国家政策改革的不断深入，党政机关、各类行政管理部门及事业单位、高校等都依据各行业业务工作特点制定了相应的行政办公系统，无纸化办公得以广泛推行，形成了内容与纸质档案一致的各类电子文件。所谓电子文件主要是指在计算机设备及环境中生成，存储在磁盘和光盘等载体上的数字信息形式，借助移动网络设备进行阅读、处理，并可以在网络上进行传递的一种新文件类型。[1]

一、电子文件类型

本文根据学校电子文件的来源，将电子文件分为三大类：

（一）校内各业务系统电子文件

据不完全统计，学校现有业务系统共16个，如AIC智能校园系统、用友财政系统、收费管理系统、图书馆系统、质量管理系统、迎新系统、科研管理系统等等。这类业务系统主要用于处理校内各项日常事务性工作，每个系统都设置了一些工作流程，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高学校协同办公的效率。业务系统所产生的电子文件以文本、图片等形式存储在业务系统中。

（二） 校外各审批系统电子文件

随着“放管服”改革的持续深入，“一件事一次办”要求的提出，上级各党政机关、行政管理部门也顺应要求，改变传统审批方式，推行行政审批系统预先审批，再提交纸质材料审核。学校在向上级机关提交各类审批资料时，会将相关材料扫描成电子档导入系统，或是直接在系统里填报相关资料，通过初审后再导出来打印，向审批机关提交纸质档。……