牛丽娟

冀中能源股份公司邢东矿

关键字：邢东矿；档案管理；静态信息；动态信息；转化；开发；利用

一、实现静态信息向动态信息转化的重要意义

长期以来，无论是企业还是事业单位，在档案管理方面都存在着许多的弱点和弊端，由于缺乏创新意识，导致了档案管理上的分散信息多，共享信息少；原始信息多，加工信息少；纸质信息多，电子信息少；静态信息多，动态信息少的局面。在档案信息开发利用方式上，也缺乏科学的目标模式，缺乏基本思路，缺乏明确的构想，一直延续着传统的方式方法，人来我查，目的只是为了查找而工作。这种被动局面已不能适应经济发展、技术进步、科研生产、社会事业发展的需求，特别是不能适应当前科技快速发展的需求，这种形式是机械地提供利用，必然导致了档案信息利用效率低。实现静态信息向动态信息的转化对于促进企业管理水平的提高具有非常重要的意义。

首先，有利于档案资料的长期保存，并使查阅的范围更广泛，提高了档案的利用率。现阶段一般以移交档案数据目录和纸质文本归档的方式进行，如需要查阅档案，便要进行“取阅→复印→归还”纸质文件的繁琐流程，该方式工作量大，对档案有一定损害，不利于纸质档案的长期保存。信息化迎合电子档案在未来发展的主流，减少取阅、复印纸质文档的次数，缩短查找纸质文件的时间，减少对原文件的损害，降低档案管理成本和有利于纸质档案的长期保存；……