陈曦

陕西黄陵二号煤矿有限公司

档案信息进行数字化、信息化管理已经成为一种必然趋势，可是在具体进行信息档案管理时，极易产生安全问题，在一定程度上对档案信息化进程带来阻碍。怎样保证信息化档案的安全性与完整性，也是现阶段档案管理人员的一个重要研究课题。

一、简析信息化档案的主要优势

（一）方便存储

未进行信息化管理前，大部分档案资料均是通过人为方式加以整理与分类，同时要做好记录与进行定期调整修改。避免存储档案发生错误和遗漏。该方式一方面花费很多时间，另一方面管理人员面对更大的工作负担。而实现信息化档案管理，让原本的存储工作变得快捷简单。借助相应的程序算法实现档案的快速归档，若是需要查阅档案资料也很方便。与以前相比，在减少查找资料时间的基础上，大幅度提升资料的使用率。

（二）精准查询

大型企业通常会拥有大量类型相同的档案，若是相关决策者需要查阅相关资料，管理人员则应筛选很多相似的档案资料。因为以往均是由人工进行辨别，加之任务繁重不可避免会产生误差。而信息化档案便可以防止发生这些问题。仅需在输入关键词便会实现快速筛选，进而缩减资料可选择范围，降低管理人员的工作压力。再依据档案资料自身的特殊性，可以在大量相似档案资料中快速辨别，提高查阅的精准性。

（三）快捷共享

虽然档案资料无法对外公开，可有时需要内部传阅，旨在帮助相关人员更好地掌握了解以往项目的缺点、优点。……