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办公室行政管理精细化的思路与对策研究

2021-09-10王哲轩

客联 2021年2期
关键词:精细化管理

王哲轩

【摘 要】随着人类社会的复杂程度增加,企业的组织机构的复杂程度也逐渐增加。为了保证公司的高效运转,办公室行政在企业内部起到了承上启下、广泛协调的作用。随着企业的规模逐渐扩大,人文文化的灌输,办公室行政管理的精细化要求逐渐提高。为了满足企业的发展需求,促进办公室行政的精细化管理,企业需要坚定精细化管理的觀念,改善和提高管理人员素质,制定具有可量化、可细化的考核指标。如此,才能在精细化管理的模式调整中,提升企业管理水平,促进企业发展。

【关键词】办公室行政;精细化;管理

随着国内经济快速发展,企业面临着空前严峻的挑战。想要在激励的竞争中存活下来,并长久发展,就需要企业拥有更高效的内部管理模式。其中,办公室是一个非常全面、综合、复杂的部门。一个高效的、高质量的内部管理模式,必须要有一个精细化管理的办公室部门的服务于支持,才能够将公司的战略发展布局到企业的各个团队及各个运营环节中,才能够将企业内部和外部的各项错综复杂的信息汇集给企业决策者,帮助决策者制定更符合企业发展的决策。办公室的精细化管理是提高办公室工作的重要方法。

一、办公室的工作浅析

(一)办公室的工作内容

办公室是为企业内领导和企业各个部门服务,起到广泛的支持协调和上传下达的综合办事部门。办公室需要对企业内的公办资源进行调配和供应,包括办公用品、供水供电、行车安保等细碎而繁琐。其次,办公室也需要对行政会议进行综合安排,包括会议程序制定、会议通知等会议准备,也包括会议纪要、会议精神传达等。此外,办公室还需要对企业的办文工作谨慎处理,包括文书处理、档案整理、印章保管等。最后,办公室需要对公司的运转做好监督,违规事宜早发现早预防,异常事宜早汇报早通报。在办公室的工作过程中,需要与各个部门频繁沟通,协调内部各种资源,宣贯企业行政规范。需要与企业外部保持联系,随时为企业采买能够让企业员工更舒适办公的各项物资。需要与企业领导时时汇报公司内的大事小情,帮助领导了解情况、运筹帷幄。办公室的工作涉及广泛,却又繁杂琐碎,其办事人员需要非常综合的知识背景和很强的处事能力。

(二)办公室工作的特点

办公室的工作具有非常典型的事务性的特点,不论是绿植养护、行车用车、行政接待,都是很明确的、具体的工作。这些工作看似价值不高,但是却是企业正常运转最基础和非常重要部分。每一件具体的事务性工作都是对其他部门及企业的支持与保障。其次,办公室的工作时非常具有综合性的。办公室的主要工作直接服务于企业领导,领导的工作是全面的、综合的,所以办公室的工作也是需要调用企业的各项资源,综合协调各项职能,使得企业在最优化的人力、物力、财力的消耗的同时,能够最舒适、最融洽的开展各项工作。最后,办公室的工作是极具辅助性的。它为企业内每个员工提供了办公的各种需要,保障了各个部门的正常办公的外界资源,辅助各个部门及企业正常、高效的运转。综上可以知道,办公室的工作是事务性的、辅助性的、综合性的。它是企业高效发展的基础与保障。

(三)办公室工作的意义

办公室的工作能够帮助领导了解企业的真实可靠的情况,帮助领导作出更符合公司发展战略的决策。同时也可以传达公司的决策,帮助员工理解公司的目标和方向。办公室还会协调沟通各个部门,保障组织遵循同样的规则制度,能够互相理解,互通信息,统一认知。办公室还通过自己的工作,保障了企业领导和员工的吃、用、住、行各个方面事宜,保障了企业和员工的办公形象。如果没有办公室的工作,企业的办公物资将无法高利用率使用,各部门对办公环境要求不一致将无法在同一环境办公,信息不对称将使各个部门心生隔阂无法互相理解、高效沟通。公司制度决策无法落地,企业将是一盘散沙,无法聚沙成塔,发挥企业团队的力量。如此,办公室是一个企业正常运转的基础保障,是一个企业快速发展的必要因素。

二、办公室行政精细化管理简析

(一)精细化管理的概念

精细化的管理方式是随着社会不断进步,社会分工不断细化而产生的一种高效的管理模式。这种管理模式更关注于人在企业发展的重要性,他以科学的、高效的、务实的管理方式为目标,旨在对各项工作更加细分、精确的管理。然而,在精细化的管理模式转变和探索过程中,企业办公室行政管理需要作出很多的调整。精细化管理需要注重每项工作的前后流程,每个事项的发展起因和趋势,更需要关注每个人为因素的影响。它是基于事物事实和本质,积极正向引导和应对企业各项事物的管理方式。

(二)精细化管理的作用

办公室的工作在企业内起到了最广泛和综合的支持、保障、辅助的作用,办公室也是企业发展最基础和重要的组成结构。然而固化死板办公室服务也会引起员工的反感,反而降低公司管理水平,阻碍公司的发展。精细化管理是提高工作效率,提高工作质量最有效的方法。精细化管理不仅可以协调企业内部矛盾和需求,更是可以防患未然,或降低管理成本,可以更全面的提升公司的管理水平。企业的精细化水平可以预示着企业的未来发展前景。

三、办公室行政的精细化管理的影响因素

(一)目标模糊不清

办公室对企业的发展非常重要,其工作也是企业内部涉及部门和员工最广泛的工作。然而办公室行政往往没有跟随社会的发展、企业的发展制定明确的管理目标,常常会出现使用先前惯例的管理模式,或者常常会出现一味就领导会其他部门的主观需求提供辅助。这样的管理方式没有规划性,没有目标,注定产生的效益会比较低。和现代具有新潮思想的员工协调工作时,遇到部门间意见不统一时,遇到以往没有遇到的事情发生时,没有明确的目标,也就没有确定的事务处理的指导思想。因此,目标模糊不清将影响精细化管理的实施。

(二)行政管理人员精细化管理意识薄弱

就目前的企业情况分析,很多行政管理人员没有精细化管理的意识,往往对公司内发生的事情,只关注到其表象,不会对其细致的、客观的观察分析,深入分析企业和各团队的需求。这往往导致了行政管理人员非常忙碌,却无法高效的实施行政管理工作,也对企业和员工的帮助力度也差强人意。只有提升行政管理人员的精细化管理的意识,才能够逐步推进精细化管理水平。

(三)无有效的考核机制

在办公室为企业和其他部门服务时,企业也需要监督和管理办公室的工作,促进办公室更高效、高质量的工作。而员工也会因为得到了肯定和激励而更努力的工作。没有有效的考核机制,就无法识别办公室的工作是否符合标准,是否需要奖励或者淘汰。只有指定有效的考核机制,才能更精准的、细节的监督和指导办公室的工作,这是对精细化管理的引导,也是对精细化管理的保障。没有有效的考核机制,往往会使精细化管理流于形式,阻碍了其发展。

四、精细化管理的策略

(一)明确精细化管理目标

在提升管理水平,实行精细化管理的进程中,必须要全面的、明确的制定精细化管理的目标。使得办公室工作推进过程中,做任何事有章可循,有据可依。首先,需要明确部门职责,岗位职责,包括相应的权、责、利,对办公室的工作内容明晰明确,实现专人对专项事物的科学预设。此外,要制定稳、准、顺畅的工作流程,保障办公室自身工作的清楚认知,和不断优化,确保各项事宜能够快捷处理。制定明确精细化管理的目标是精细化管理的必要前提。

(二)深化精细化管理理念

立足与明确的制度和不断完善的办公室的精细化竞争管理流程,管理人员也要充分认识到精细化管理的优势和必要性,其关系到企业的内部运转流畅程度和企业的發展,是企业管理模式改善的必然选择,同时也有利于自身工作推进。办公室管理人员既要坚定精细化管理的思路,也要传播和引导企业的精细化管理的模式的实施,起到模范作用。如此,办公室及企业才能提升自身精细化管理水平,创造更积极、和谐的企业氛围。

(三)制定有效的考核制度

一个高质量的考核制度,应该既具有模范引导作用,又具有务实的意义。提升精细化管理水平,需要就办公室的工作内容、流程进行详细的、精准的、科学的分解。尽量将办公室的工作进行量化,制定量化指标,对无法量化的指标也要制定定型的考核。对于优秀的员工应该给予激励,鼓励其继续提升,对于表现差的员工给予指正、指导。如此,制定有效的考核,才能为精细化管理做好监督管控。

五、结束语

综上所述,办公室工作在企业内起到了非常重要的辅助、支持、保障和沟通协调的作用,办公室也是企业发展最基础最重要的保障部门。然而随着经济飞速发展,社会分工逐渐分化,企业的管理水平也需要得到改善提高,办公室的精细化管理势在必行。如此,企业在行政管理方面必须结合企业现状,坚定精细化管理的观念,改善和提高管理人员素质,制定具有可量化、可细化的考核指标,并坚定的执行。在精细化的高水平管理模式下,企业员工将更全身心投入到各自工作中,各部门将更顺畅的互相配合,企业将更高效的运转,在市场竞争中,也将更具竞争力和发展前景。

【参考文献】

1.周阳. 实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 现代企业文化, 2017, 000(002):125-125.

2.王万勇, 张怀斌, 周芸,等. 实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 经济管理(文摘版):00266-00266.

3.朱中杰. 做好新时期办公室行政管理工作的思考[J]. 科学咨询(科技管理), 2010.

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