宋佼佼 赵冉娇

采购需求计划管理是招标采购活动的前期工作，其质量直接影响着后续采购活动的成败。采购需求计划管理时间是指从计划申报通知发布开始至到所有计划审查结束移交招标采购的全过程。缩短采购需求计划管理时间既是提高计划管理工作质效的关键因素，也是整体提升物资供应链管理质量的迫切需求。

一、设定目标

根据公司管理要求，结合公司近两年非物资计划管理实际情况，确定将非物资采购计划管理时间定为40天。

二、目标可行性论证

（一）各项目单位非物资采购计划一次报送准确率情况

对纳入指标统计的5个非物资批次采购计划管理时间进行了阶段分析统计，根据统计数据，非物资计划申报流程中计划申报与会后整理复核阶段所占耗时较长，需进一步分析寻找主要症结。

（二）寻找采购计划管理时间较长的症结所在

分析一：计划申报阶段

在非物资计划管理“计划申报”环节中，各项目单位在规定时间内收集创建需求计划，由于每年度所有采购批次安排均于年初确定，报送计划时间有固定范围，数据比较稳定，报送时长没有可压缩空间。

分析二：计划初审

在非物资计划管理“计划初审”环节中，主要工作包含计划的整理、分类、退改，以及审查会的前期沟通安排，受客观因素影响较大，数据比较稳定，预审时长没有可压缩空间。

分析三：审查会阶段

非物资计划审查会期间主要负责计划的审查退改，需退改计划的条数将直接影响到审查会的效率;报送错误主要分为计划新增、计划退回、计划字段信息错误、技术规范编制错误、技术规范上传错误五类，对各批次发生的各类错误发生情况进行统计，技术规范编制错误占比远远大于其他类别错误，达67.11%。

结论：“技术规范编制错误多”是影响非物资采购计划审查效率的主要症结，若该问题能得到有效解决，审查会效率将明显提升，具有可压缩空间。

三、原因分析

确定目标后，针对审查会阶段和会后整理复核阶段影响采购需求计划管理时间的“计划及技术规范退改率问题”这一主要症结进行了分析，共找到了8个末端原因，即“培训覆盖面不够”、“项目人员计划业务熟悉度低、工作态度差”、“ECP系统不稳定”、“ERP系统延迟”、“技术规范模板标准化程度低”、“计划填报缺少标准化参考”、“计划审查数据流转时间长”及“线下审查会议室环境过分嘈杂”。剔除“项目人员计划业务熟悉度低、工作态度差”、“ERP系统延迟”、“ECP系统不稳定”、“项目人员电脑系统问题”这3个不可控的客观原因，对剩余的5个末端原因进行逐一确认。

确认因素一：培训覆盖面不够

确认标准：未参培单位平均退改率比参培单位退改率高20%以上

对所有项目单位是否已参加过非物资计划申报培训情况进行统计，未参加过培训项目单位平均退改率比参培单位高0.83%<20%，为非要因。

确认因素二：技术规范模板标准化程度低

确认标准：普通模板比结构化技术规范模板退改率高80%以上

统计已编制应用的结构化技术规范模板与普通模板在使用中的退改率情况，普通模板比结构化技术规范模板退改率高158.4%>>80%，满足确认标准，为要因。

确认因素三：计划填报缺少标准化参考

确认标准：所有下发项目单位的文件中均无相关的参考标准或要求

经对全年所有下发资料进行调查，均未发现有关计划填报的标准或规范要求，为要因。

确认因素四：计划审查数据流转时间长

确认标准：审查数据流转时长与退改效率呈负相关

追踪统计审查会议上计划及技术规范退改流程所涉及的所有环节用时，为了验证此因素对目标值的影响，设置不同的审查数据流转时长，测试不同的审查数据流转时长对退改效率的影响，经验证，审查数据流转时长与退改效率呈负相关性，本因素对目标实现有实际影响，为要因。

确认因素五：线下审查会议室的环境过分嘈杂

确认标准：脱离线下审查室退改率减少

2020年某批非物资集中审查会采用了线上审查的模式，脱离了线下审查室的环境。经分析，脱离了线下审查室的嘈杂环境，计划和技术规范退改率并没有因此下降，不符合确认标准，为非要因。

通过以上末端因素确认过程可知，影响计划及技术规范退改率的主要原因包括：技术规范模板标准化程度低;计划填报缺少标准化参考;计划审查数据流转时间长。

四、制定并实施对策

（一）实施对策一：技术规范模板标准化程度低

全面梳理上级单位在非物资采购需求计划管理方面的服务主数据、采购目录、固化ID以及审查要点和要求，进行分析和结构化，根据各要点的更新频率，建立定期或不定期的更新机制。

广泛收集历年来各个批次的反馈信息，总结并联合各专业管理部门、资深审查专家进行讨论分析，精准确定技术规范结构化模板及固化ID的可扩大范围，组织各专业主管部门、变电/土建/营销/后勤等专业资深专家召开技术规范结构化模板及固化ID编审会议，扩大技术规范结构化模板和固化ID的覆盖范围。

（二）实施对策二：建设非物资采购标准化体系

运用大数据分析，梳理标准化范围，得出高频使用的服务主数据词条，初步形成可进一步标准化的项目清册，经非物资采购计划资深审查专家从专业技术角度进行分析、判断，确定出当前拟进一步标准化的项目清单。

开展专业协同，确定标准建设实施方案。在确定了拟标准化项目清单的基础上，召开多次专业标准化方案研讨会议，并借鉴上级单位物资采购标准体系建设应用成果和经验，形成了非标物资采购标准体系建设方案。非物资采购标准体系包括项目分类准、技术规范书标准（固化ID和固化模板）和计划词条标准三大部分。其中，项目分类是基础，技术规范书标准是核心，计划词条是纽带。

（三）实施对策三：计划审查数据流转时间长

优化完善计划管理工作流程。结合上级关于区域集中式远程视频审查要求，调整部署远程视频审查流程，将计划审查室从“线下”搬到“线上”，采用“总-分-总”的形式，即审查会现场设立主会场，各项目单位设立分会场，主会场和分会场之间通过视频软件相互链接开展连线审查。同时在审查会前制定详细的排期表，会议期间执行叫号与视频全程监控机制， 保障会议秩序和效率。

优化完善线上申报系统，升级非物资需求计划ERP申报系统功能，完成采购标准体系的上线应用管控，将采购标准三大部分的管理维护工作由线下转为线上，解决数据多源头造成的前后不一致、管理维护不便等问题，实现“一张表”关联查询、一键点选生成采购计划信息、自动关联校验等功能，实现非物资计划与招标词条的贯通，实现非物资计划与招标的高效协同。

五、效果检查

通过各项措施在非物资采购計划管理工作中的日常运用，极大的缩短了非物资采购需求计划管理时间。根据统计数据分析，2020年采购批次整体计划管理时间缩短至39.8天。

结论：非物资采购需求计划管理时间由QC活动前的45.2天缩短至活动后的39.8天，达到了预期目标值。

1. 宋佼佼，女，汉族，1984年8月，陕西西安，工作单位：国网陕西省电力公司物资公司，研究方向：物资管理，本科，高级经济师，单位所在地：陕西省西安市碑林区友谊东路308号，邮编：710000

2. 赵冉娇，女，汉族，1989年6月，陕西西安人，工作单位为国网陕西省电力公司物资公司，研究方向为物资管理，硕士研究生，职称为工程师，单位地址陕西省西安市友谊东路308号，邮编710000。