赵丽婷

摘要：事业单位在工作中会形成大量有开发和利用价值的档案信息，这些档案信息不仅是事业单位工作成果的重要载体，同时在服务经济社会发展中也将起到重要作用。新形势对事业单位档案管理效率提出了更高要求，特别是随着网络信息技术的不断发展，需要事业单位在档案管理过程中既要注重质量，也要注重效率。因此，有必要结合事业单位档案管理的实际情况和需要，积极探索提升事业单位档案管理效率的具体方法。

关键词：事业单位;档案管理;效率提升;路径

1事业单位档案信息化管理改革的必要性

1.1节省资源，强化内部交流

随着数字化、信息化社会进程的加快，事业单位档案管理数字化水平不断提升，事业单位档案管理数字化的实现不仅能够降低事业单位档案管理成本费用，而且还能够提升事业单位的工作效率，强化事业单位内部各个部门之间的沟通交流。

1.2新时代社会对人才资源的利用需求增强

事业单位的可持续发展离不开对人才资源的不断挖掘、管理和利用。在如今社会人才需求度不断增加的背景下，事业单位对人才资源的利用和管理能力也需要不断提高。但是由于人力资源管理方面的信息含量高、数量基础较大，传统的档案管理模式具有很大的提升空间，创新档案管理模式能在一定程度上降低档案工作者的管理量，从而优化事业单位内部的组织架构。档案在员工入职、在职以及离职等不同工作时间范围内都发挥着记录过程、实时更新信息的作用，这也是人力资源部门考核、管理的主要参考内容。基于此，事业单位内部档案的处理是满足人才需求和管理的体现。

2当前事业单位档案管理工作存在的主要问题

2.1事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。同时，事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源，能够在经济社会发展中发挥重要作用，但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想，对档案信息资源开发重视不足，限制了档案信息资源的使用效率。

2.2信息软件不适用、信息化管理不规范

虽然目前已经大力支持先进的管理技术应用在事业单位档案管理工作当中，并且已经推动档案管理工作实现电子化的发展趋势，但是针对目前的实际应用情况来看，还是存在一些比较突出的问题，主要表现为办公和政务系统难以实现统一的自动化模式。各个部门和组织之间会存在信息化建设水平的差异，在具体应用的过程当中，整体性效率不够高，使得信息软件并不适用于所有組织和部门。从目前我国信息化管理制度体系的建设情况来看，还是不够完善，并且缺乏统一性，在制定档案管理工作的相关标准和制度的过程当中，还是缺乏严格的规范，不能确保开展档案管理工作是符合严格的标准和制度的，在一定程度上可能会导致服务质量不合格。会给用户造成不太理想的服务体验，同时也是对社会资源的浪费。

2.3事业单位档案管理人员水平不高

事业单位档案管理是一项系统而复杂的工作，这就要求档案管理人员不仅要掌握优秀的档案知识，还要具备耐心、细心的素质。但从目前事业单位档案管理人员的发展实际情况看，事业单位档案管理人员各司其职，不能为档案管理付出足够的精力，在档案管理人员工资水平不达标的情况下，就会出现倦怠。

3提升事业单位档案管理效率的有效路径与保障

3.1利用信息化建设提高档案管理效率

事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，最大程度地提高档案管理效率。

3.2推行档案管理的信息化建设

首先事业单位需要正视目前档案管理的实际情况，进一步推进档案管理实现良好的信息化建设，不能将眼光局限于目前的建设规模，而是应该加大对档案管理工作的资金投入。根据实际需求引入一些先进的设备，并加强相关管理人员专业技能和技术的培训，确保事业单位档案管理建设工作能够稳步进行。同时，还应该注重根据时代的发展趋势来创新和调整对策，在人才管理方面以及工作实施方面都需要通过创新来进一步完善相关管理制度，这样才能够使得目前档案管理工作更加符合时代的需求，更好地发挥公共资源本身的价值，推动档案管理工作得到有效的实施。

3.3拓展事业单位档案管理服务能力

事业单位档案管理的本质是服务，档案管理的服务能力是事业单位档案信息化发展的关键。因此，在事业单位档案信息管理过程中，应注重提高档案管理的服务能力。一是扩大服务能力。过去，事业单位的档案管理服务职能是检索和咨询。事业单位档案管理要以信息技术为支撑，注重借助强大的信息技术功能拓展档案管理功能，积极开展档案管理功能模块建设，实现档案管理自动化，借助先进的信息技术自动分析，实现档案信息的自动筛选、自动比对、自动管理。二是拓展服务内容。过去，档案管理服务的内容多是被动等待。在档案信息管理模式下，档案管理人员需要积极运用先进技术拓展档案服务内容，将档案内容从被动等待扩展到主动提供，将档案信息从简单的指导转变为教学，从普通服务向专业服务、个性化服务拓展。在技术的支持下，我们可以不断扩展档案的服务功能，在档案应用中建立与其他信息的清晰对比模型，在档案服务过程中增加其他服务功能，如根据检索到的数据信息提供相应的档案信息，在检索中设置高级检索，这样档案信息的用户就可以根据数据的年份和方向找到相似的档案信息。

结论

随着社会的进步和发展，针对目前事业单位档案管理工作的管理方式需要不断创新和完善。这不仅需要进一步提高管理体系的可行性来为整个信息管理工作提供良好的指导作用，还需要在日常工作中加强各个组织团队之间的交流和互动，使用统一的软件来更好地发挥公共资源的价值，实现资源共享化。在平时管理工作当中，还应该积极发现其中存在的问题并加以弥补和改进，这样才能够更好地适应社会的需求。

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