何思瑾

摘要：工程档案资料数量众多、种类众多且涉及范围广，单纯依靠人力资源予以管理，无法最大限度地提升档案管理质量。因此，必须要从多个角度入手，不断完善工程档案管理体系，开创工程档案管理工作的新局面。文章就工程档案管理工作存在的问题进行分析，结合档案学知识及实践经验，提出自己的看法，旨在能够进一步打造完整性、系统性、科学性的工程档案管理模式。

关键词：对策;工程档案;问题;信息化

一、工程档案管理工作存在的问题

（一）工程档案信息化建设滞后

许多单位都没有利用好信息技术，无法依托于互联网以及其他信息技术对工程档案予以管理，难以适应档案事业数字化转型的趋势。一是工程档案数字化进程滞后，未及时应用数字扫描工具对工程档案予以扫描并加工，更谈不上后期直接在互联网线上对工程档案进行信息化管理。二是对大数据技术等新型信息技术的应用能力不足[1]。在这种环境下，档案工作人员受限于技术条件，无法实现快速检索、深度检索以及工程档案资源共享的目标，影响档案开发利用的效果。

（二）工程档案立卷归档质量低下

从现阶段部分单位工程档案归档实践来看，部分单位存在“重工程建设，轻档案管理”的问题，没有认识到工程档案资源的价值以及重要性，导致档案资源在立卷归档过程中出现遗失、损毁的现象。一是立卷归档的范围不明确，没有将工程项目各个阶段中产生的文字资料、图纸资料、音像影像资料进行归档，导致后期在开发利用的过程中产生问题[2]。二是立卷归档的时限不明。随着时间的推移，工程项目进程会加快，由此产生的档案资料也随之增加。然而，实践中部分单位没有建立严格的立卷归档责任制度，对立卷归档的时限也规定不明确，导致档案资料在堆积存放、传输传阅的过程中出现损毁、丢失的现象，损害了工程档案的完整性、科学性。

（三）忽视工程档案工作人才队伍建设

作为工程档案管理的“主力军”，档案工作队伍的重要性不言而喻。然而，部分单位忽视工程档案工作人才队伍建设，档案工作人员的素質与工程档案管理的要求不匹配[3]。一方面，人才引进工作滞后。部分单位工程档案数量与档案工作人员数量不成正比，许多档案工作人员的工作压力较大，难以保质保量的完成任务。另一方面，人才培训工作滞后，没有结合工程项目的相关业务知识以及信息技术应用技术进行培训。

二、工程档案管理工作的对策

（一）完善工程档案立卷归档工作，全面提升立卷归档质量

立卷归档的工程档案管理的前端环节，这一工作的成效会直接影响到后期的档案建设以及档案开发利用。为此，必须要完善工程档案立卷归档制度，确保档案资料能够及时整理、立卷并归档。一是要明确立卷归档的范围。通常而言，可以按照工程项目的具体环节，对工程档案进行分类，并收集相应的文件资料。在明确立卷归档的范围时，要坚持“应收尽收，应归尽归”的基本理念，进一步细化范围，全面确保档案资料能够反映工程项目的整体情况，为后期查询、检查等工作提供便利和支持。二是要明确立卷归档责任机制，合理确定立卷归档的时限。一方面，要理清资料员与档案工作人员之间的关系，形成相互协作、分工明确的工程档案归档机制。建议各个资料产生部门设立相应的兼职资料员，由该资料员与档案工作人员对接工作，在既定时限内将资料送交档案部门立卷归档。另一方面，要落实立卷归档的责任，做好签收、鉴定工作，及时记录工程档案缺损的情况。对于不符合要求的工程项目档案资料，要及时退回或者要求相关部门予以补充。

（二）加快工程档案信息化建设进程，实现信息技术赋能的目标

一是要进一步通过数字扫描仪、微缩相机等扫描工具，对大量的工程项目档案进行数字化处理，并将其上传至工程档案管理终端，形成工程档案数据库。该数据库应当包含案卷级目录库，且每个案卷级目录库下面由包含若干文件级目录库。以工程档案为例，案卷目录库的划分标准可以根据工程进度进行划分。例如，可以划分为工程项目前期数据库、工程项目中期数据库、工程项目竣工验收数据库等等。具体的文件级目录库，则可以按照数字类工程档案的呈现形式进行划分。例如，可以划分为电子文件目录库、音频视频目录库、电子照片目录库、其他形式文件目录库等等。通过这种方式，可以进一步形成结构合理、内容丰富、条理清晰的工程档案资源体系。二是要通过大数据技术打通工程项目管理系统、工程档案管理系统以及其他业务系统之间的数据壁垒，实现数据互通互联共享的目标，打造“一站式”的工程档案更新、开发、利用体系。

（三）重视工程档案工作队伍建设，夯实管理基础

一是要引进高质量人才。在招聘过程中要引进具有档案学、图书管理学知识背景以及相关工作经验的人员，切实满足新形势下档案管理工作的要求。二是要做好日常配村官工作。要组织档案工作人员对工程招投标、工程施工、工程监理、工程竣工验收等基础性知识进行学习，做到业务工作与档案工作融合，切实打造复合型人才队伍。此外，也要提升档案工作人员应用信息技术的能力，开展相应的专题培训。

三、结束语

工程项目从立项、审批到后期的监理以及竣工验收，各个环节都会产生大量的档案资料，具有重要的凭证价值、参考决策价值。因此，必须重视工程档案管理工作，创新管理方式，具体而言，一是要完善工程档案立卷归档工作，全面提升立卷归档质量;二是要加快工程档案信息化建设进程，实现信息技术赋能的目标;三是要加快工程档案信息化建设进程，实现信息技术赋能的目标。

参考文献

[1]陈智杰.建设工程档案管理中的问题及解决措施[J].城建档案，2021（03）：37-38.

[2]符联双.建设工程档案归档移交存在问题浅析[J].陕西档案，2020（05）：35+34.

[3]王建芳.建设工程档案管理的问题与对策探析[J].决策探索（中），2020（08）：28-29.