芦利萍

【摘  要】当下，伴随信息技术、网络技术的广泛应用，我国已全面进入大数据时代。在这一背景下，人们工作、生活的方方面面都受到了极大的影响，档案管理也不例外，传统的档案管理模式已变得不合时宜。论文分析了大数据背景下档案管理所采用的技术，深入地阐述了大数据技术对档案管理的影响，并有针对性地提出了职业技术学院档案管理模式变革的具体策略。

【Abstract】At present， with the wide application of information technology and network technology， China has fully entered the big data era. Under this background， all aspects of people's work and life have been greatly affected， and archives management is no exception. The traditional archives management mode has become inappropriate. This paper analyzes the technology used in archives management under the background of big data， deeply expounds the influence of big data technology on archives management， and pointedly puts forward specific strategies for the reform of archives management mode in vocational and technical college.

【关键词】大数据;职业技术学院;档案管理模式;变革

【Keywords】big data; vocational and technical college; archives management mode; reform

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）09-0007-03

1 引言

现如今，大数据技术的发展速度越来越快，并逐步应用于各行各业之中。这一技术的应用，促进了各个行业的良好发展。

就当前来看，在大数据时代背景下对档案工作进行管理，不仅面临着较大的机遇，也面临着一定的挑战。换言之，传统的档案管理模式已不再适应时代发展的要求，对档案管理模式进行变革势在必行。

2 大数据时代职业技术学院档案管理应用的技术

2.1 数据处理技术

在大数据背景下，档案数据的存储方式发生了显著的变化，逐步地实现了电子化，不再采用以往的纸质媒介进行储存，而是转化为能够被电子设备所识别的格式。

相较于传统的存储档案的方式，档案数据电子化更快捷、更方便，储存的时间更加长久。这种全新的存储档案的方式是随着数据处理技术的出现和发展而诞生的。

具体而言，伴随着计算机技术突飞猛进的发展以及网络技术水平的提升，在处理数据信息方面展现出两大特征，即便捷与高效。在这种形势下，人们处理数据信息时，不再受限于数据的大小和种类，借助计算机软件，就可以在短时间内用极快的速度采集数据信息，并对其进行存储和进一步加工、处理等，还利用各种软件，从中提取出非常有价值的数据信息[1]。

在对档案进行管理的过程中，数据处理所占的位置比较重要。在科学技术持续发展的背景下，唯有提升数据处理技术，方可在从事档案管理工作时，使之变得系统化、自动化。

当下，在对档案数据进行处理时，主要是借助计算机、网络以及一些电子设备的特性，利用硬件和软件的不同功能进行数据处理工作和数据加工工作。

2.2 网络技术

现如今，全世界已全面步入网络时代，人们借助网络技术检索和获取信息、进行即时沟通、实现在线教育、在线办公等。换言之，网络技术使人们的生活发生了天翻地覆的变化。在档案管理方面，也朝着档案信息化的方向发展。

采用网络技术进行档案管理，可以充分利用网络技术的优势，极大地提升工作效率和对档案进行管理的水平。

在建设档案信息化期间，网络技术、云计算等日渐成熟，极大地方便了档案管理工作，使其摆脱了时间与地点的限制，可以利用网络技术对档案信息进行高效的收集、检索与整理，从而使档案的功能最大限度地发挥[2]。

2.3 人工智能技术

目前，在世界三大技术中，人工智能可以称得上是最关键的一种技术，其会使人们的工作和生活发生极大的改变。当下，在一些领域中，人们已经开始运用人工智能机器人，极大地提升了工作效率。

从本质上而言，人工智能技術是一种计算机科学，即借助先进的技术，设计并生产出一些拥有高端智慧的机器，使其代替人类提供更高的价值。

现如今，在实践方面，人工智能已发展到一定阶段。将人工智能技术应用到档案管理中，即使档案信息呈现多元化且规模越来越大的趋势，也可以把档案管理得更好，而且使档案管理朝着智能化的方向发展。除此之外，在档案管理方面，人工智能技术还为其提供了技术方面的支持。

3 大数据时代档案管理的革新

3.1 转变档案管理思维

在大数据技术时代，伴随着技术的革新，人们在档案管理方面也发生了极大的变化，最显著的是档案管理者的思维方式产生了较大的改变。而这一改变对于档案管理工作将产生深远的影响。

在过去，档案管理者主要采用传统的管理思维，把档案数据信息的范围限定在文字珍藏方面，导致档案资源被极大地浪费，严重阻碍了档案价值的展现。当下，随着各种档案资源的增加，档案的范围越来越广泛，并逐步朝着信息化趋势发展。此外，随着智能手机、个人电脑的普及，人们应用的软件越来越多，从而诞生了大量的电子数据档案。如果依旧沿用传统的管理思维对档案进行管理，就无法充分挖掘出档案所蕴含的重大价值，致使一些价值较高的档案信息被埋没[3]。

所以，在大数据技术应用背景下，档案管理者一定要与时俱进，改变思维模式，对于档案管理的发展态势进行关注和了解，持续学习先进的档案管理理念，从根本上转变观念，更好地从事档案管理工作。具体而言，档案管理者要拥有大档案观和大服务观。

所谓大档案观，指的是扩大档案数据信息的种类，并拓展档案数据信息的范畴，即把各种形式的信息、数据、文件等都视作档案的一部分，再借助网络技术和信息技术，建立档案数据库。

要做到这一点，档案管理者就要转变管理思维，充分借助各种全新的信息技术，使档案系统日趋完整，从中挑选出有一定价值的信息，并对档案数据更好地进行处理，从而使档案管理日渐系统化。与此同时，在互联网技术的影响下，对于原始数据进行全面收集，并在此基础上进行计算以及更进一步的分析，充分挖掘其内在价值，从而为接下来的决策奠定基础。

所谓大服务观，指的是摒弃传统的服务理念，转变思想，确立以人为本的服务理念，在进行档案管理期间，为人民群众提供多元化服务和开放化服务，对于不同人群的不同需求，要予以满足。同时，要对不同种类的档案进行深入的分析，从中获取有价值的资源，从而使档案信息的服务水平得以提升，为人们提供更好的服务。

总之，作为档案管理者，要革新服务理念，真正从人们的需求出发，并充分借助大数据技术把潜在的档案信息挖掘出来，使档案资源的价值最大化。

3.2 革新档案管理方式

档案管理工作涉及诸多方面，如采集档案信息、对信息进行整理、对信息的真伪进行鉴定、对档案信息进行存储以及检索档案信息等。对于职业技术学院而言，按照传统的档案管理方式，人们在对档案数据进行处理时，往往采用较为简单的方式，所以经常出现档案价值不高的情况，而且时常有死档案的情况[4]。

在大数据时代，传统的档案管理方式发生了改变，可以将原本的死档案“复活”，积极主动地对档案加以利用，并结合档案的不同特点与具体属性，运用不同的软件管理档案，充分挖掘档案数据中的价值。

4 大数据时代职业技术学院档案管理模式的改革策略

在大数据技术时代，面对档案管理发展的新趋势与人们在该方面的全新需求，职业技术学院一定要改革档案管理模式，优化档案管理方式，采用高效化、现代化的管理方法，使档案管理的能力和水平获得大幅度提升。

4.1 与时俱进，转变档案管理理念

在大数据时代，职业技术学院要加强关于改革档案管理模式的宣传，还要强调采用比较前沿的档案管理观念的重要性，向相关从业人員进行普及。

对于职业技术学院专门从事档案管理工作的人员而言，一定要与时俱进，调整档案管理方面的理念，运用大数据技术进行档案管理。另外，要对档案进行再次加工，使其更加数据化、智能化。

在职业技术学院，很多档案工作人员由于思想的局限性，在从事档案管理工作时，依旧停留在以往的思维模式中，依旧沿用传统的方式看待档案工作，仍然秉持传统的档案管理理念，认为档案工作的重点在于对其进行妥善的保管，这种理念会严重地阻碍职业技术学院档案管理工作的开展。因此，要加强职业技术学院的档案信息化建设，就要迅速转变档案管理理念，利用大数据技术的优势做好档案管理工作。

4.2 确立档案大数据战略

要想促进职业技术学院档案管理工作的进一步发展，就要确立档案大数据战略，使其在大数据背景下获得长足发展。具体而言，职业技术学院的领导人员要充分意识到档案管理的价值所在与重要意义，并结合本单位的实际情况，确定大数据计划，确保档案管理按照这一计划实施，对于档案数据进行科学的管理，运用大数据技术使档案数据的作用获得最大限度的发挥，并充分利用单位在人才储备与科学技术方面所具备的极大优势，使大数据战略计划得以落实[5]。

如此一来，方可为档案管理工作指明方向，确保档案工作人员沿着正确的方向和计划从事档案管理工作，从而使档案信息化建设得以逐步落实。

4.3 做好档案数据的采集与处理

在大数据时代，职业技术学院想要做好档案管理工作，就必须采用全新的模式对数据进行采集和进一步处理。在这一过程中，要注意以下几点。

首先，职业技术学院要对所有部门的档案数据信息进行处理，使其信息化和电子化，处理之后将其进行提交，在学院档案馆中把这些数据信息资源都完好地保存下来。这样可以为档案信息化打下基础，做好必要的准备工作。

其次，档案馆中的数据信息难免有错误之处，因此，对于档案馆中的所有数据要进行进一步处理，整理出其中不规范的数据和漏洞百出的数据，并将其彻底删除，以确保档案数据的准确性。

最后，职业技术学院的相关工作人员在管理档案时，要结合大数据时代背景，充分采用一些技术性较强的软件对数据进行处理，并采用科学的方式，对档案中的所有数据进行处理。

4.4 做好档案数据的归档与存储

要想对档案管理模式进行改革，就要注重档案数据的归档环节与存储环节，对档案数据进行科学、合理的分类，并对所有的档案数据确认有效存储的期限。

具体而言，在对档案数据信息进行管理时，要对其进行分类，并选用合适的方式予以保存。与此同时，要根据现实情况与职业技术学院不同教职工和学生的具体需求，确定将其档案进行保存的合理期限。根据具体的期限要求做好相应的存档工作。除此之外，要采用电子存储的方式将其进行保存。

4.5 采用人工智能技术进行档案资源管理

在进行档案管理时运用人工智能技术，使其不再被传统纸质媒介所约束，而是通过数字化的方式存储于网络之中，再结合各种先进的网络技术和硬件设施，对档案数据进行数字化管理，如此一来，使档案管理的效率和档案管理的水平得以大幅度提升。

例如，运用人工智能技术对职业技术学院的档案数据进行收集之后，可以通过在相关程序中输入关键词的方式，对档案数据进行科学分析以及进一步检索，这样就可以在很短的时间内快速搜索所需信息，從而在大量的档案数据信息中找到自己需要的资料[6]。

4.6 实现档案资源共享

在大数据技术不断发展的背景下，随着互联网的普及，要想加强职业技术学院的档案信息化建设，就要对档案管理模式进行革新，实现档案资源的共享。

对于职业技术学院的档案馆而言，利用大数据技术，可以对大量的档案数据进行处理，将其转化为数字格式后进行存储，从而方便人们迅速获取需要的档案资源。

这是因为通过对大数据技术的充分应用，职业技术学院的档案数据变得更加公开、更加透明，人们完全可以借助网络平台获取所需的档案信息，并对其进行充分利用。换言之，大数据技术为档案管理提供了技术方面的支持，实现了档案资源的共享，使档案管理工作变得更为高效，并有效提升了档案的利用率，使其更好地为人们提供服务。

4.7 进一步开发与利用档案资源

当下，我国职业技术学院在档案管理方面已大体实现了网络化，即将所有的档案资料进行了数字化处理，并将其上传到网络平台。这样一来，档案工作人员在管理档案的过程中，不仅借助了网络平台，还借助各种计算机软件的力量，从中挖掘出有意义并且有价值的档案信息，并优化档案管理措施，为职业技术学院的教职工和学生提供更好的服务。

但是当前职业技术学院的档案管理人员对于档案数据尚未做到充分挖掘，所以未能充分获取更多有价值的信息。究其原因，是其尚未掌握更好的方法，未对档案数据进行充分的开发与更有效的利用。相信在不久的将来，伴随着大数据技术的进一步发展，职业技术学院的档案管理人员能够提高档案数据信息的利用率。档案管理部门要改进管理模式，充分应用各种先进技术，提升档案管理水平。

5 结语

综上所述，在大数据时代背景下，对于从事档案管理工作的人员而言，要想有效提升档案管理水平，就要加大档案信息化建设力度，这是社会发展与科技进步的必然趋势。因此，对于职业技术学院而言，要以积极的态度应对档案管理所面临的机遇和挑战，接受档案管理所发生的巨大变化，在档案管理实践过程中全面应用信息技术，革新档案管理理念，转变档案管理模式，采用更现代化、更科技化的方式从事档案管理工作，有效提升档案管理的水平，充分满足职业技术学院不同人群对于档案的不同需求。

【参考文献】

【1】白雅文，吴景泰.大数据时代企业科技档案信息化建设对策研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021（4）：142-143.

【2】张红，庞波.大数据视域下高校人事档案信息化建设研究[J].兰台内外，2021（10）：7-9.

【3】宋秋萱.大数据背景下关于档案管理的探讨[J].内蒙古科技与经济，2021（5）：25-26.

【4】卢运利.大数据时代的高校档案管理创新分析[J].中国新通信，2021，23（1）：141-142.

【5】吴德佩.大数据技术在档案管理中的应用[J].数字技术与应用，2020，38（6）：51-52.

【6】朱琦.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].科技资讯，2018，16（2）：8-9.