张丽

【关键词】电子档案;归档;管理;利用

【中图分类号】G276;F272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0174-03

1 电子文件归档

随着文件越来越多，传统纸质档案管理弊端逐渐显现，纸质档案管理不仅占用空间大，文件种类繁杂，还不利于查找，容易丢失、损坏。随着科技的进步，电子档案应运而生。电子文件的有效整理、归档可以提高电子档案的利用率。电子归档是指将人们生产的具有保存和借鉴价值并且系统已经存录的文件向权限部门提交的过程。根据这些年总结的实际经验来看，电子文件归档必须做好归档接口和“四性”检测，这是电子文件归档时重点检测工作。

1.1 归档接口

归档接口作为业务系统和档案系统的接口，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。常规的归档接口不能满足电子档案信息管理要求，因为常规的接口不能检测数据是否正常，因此，在归档接口中应该加入“四性”检测[1]。以中间库为例，电子档案的归档系统将数据传送到中间库时接口应该立即采集中间库的数据，并对中间库数据进行真实性、完整性、安全性和可用性检测，及时反馈检测结果，进行回写，最后按系统要求将归档文件存储于中间库，对于信息采集失败的数据也要直接反馈，重新归档。

1.2 “四性”检测

在进行电子文件归档时，为了保证后续对电子档案的有效管理和利用，一定要对“四性”进行检测。“四性”是指电子文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。……