袁留亮

（广东医科大学图书馆,广东 湛江 524023）

1 前言

科技查新是基于多种数据库文献，系统、客观、准确地评价委托查新项目的新颖性和先进性的一种信息咨询服务[1]。为高质量地完成一项科技查新，查新员必须依据查新点提取关键词、构建检索式，并阅读、分析多个数据库的相关文献，最后依据全面的信息检索和系统的文献分析，撰写符合教育部查新规范的科技查新报告。在查新工作中，查新员既要运用专业的文献检索和分析能力，也要机械地重复处理一些简单工作，如文献去重、报告格式调整。

为提高查新效率和查新质量，很多查新工作站已把NoteExpress、EndNote等文献管理软件运用到查新工作中[2-5]。NoteExpress是北京爱琴海软件公司开发的一款文献管理软件，它集数据检索、文献管理、数据分析、知识发现和写作支持等功能于一身，是中国科研工作者使用最广泛的科研软件之一。NoteExpress支持中国知网（CNKI）、维普、万方及中国生物医学文献数据库（CBM）等数据库的在线检索，多种格式文献的导入、批量去重，以及文献信息分析。它能规范且高效地处理查新报告中相关文献的题录信息，将查新员从低效、机械重复的工作中解放出来，专心从事文献检索与内容对比分析工作。

NoteExpress已成为查新人员的得力助手。目前研究者主要通过修改NoteExpress的不同过滤器和样式来发挥NoteExpress在科技查新中的作用。他们通过Noteexpress的过滤器把不同数据库的文献导入NoteExpress，利用样式导出符合查新规范的文献题录信息。查新通常涉及多个数据库，以前的研究者常采用多个过滤器和样式去输入和输出相关文献信息，过多的过滤器和样式会降低查新的效率和质量。同时由于软件和数据库的不断更新，已有文献中的过滤器和样式的修改方法也已过时，目前也未有文献专门提供医学中文数据库的过滤器和样式。故为促进NoteExpress在查新工作中的运用，减轻查新人员的工作负担，在前人研究基础上，本文将编写更加详细、简便的过滤器和样式。

医学中文科技查新主要涉及CNKI、万方、维普以及CBM等数据库文献的检索与利用。目前几个数据库均提供了文献题录信息的多种输出格式，如EndNote、NoteExpress等格式。对比几个数据库文献题录信息的NoteExpress格式后，笔者发现可以通过修改NoteExpress软件的NoteExpress过滤器，一次性解决不同数据库文献题录信息的导入问题。即把不同数据库文献的题录信息按照各自的NoteExpress格式导出后，只需选择编辑好的NoteExpress过滤器，即可把查新报告需要的文献题录信息正确导入到NoteExpress软件，然后依据新编写的样式在Word文档中输出所需格式的文献题录信息。

2 不同数据库文献题录信息的导入与导出

由于不同数据库和NoteExress软件均属于不同的公司，不同数据库文献题录信息的NoteExpress格式常有差异，且它们与NoteExpress软件的NoteExpress过滤器的字段名称也常存在差异。教育部对查新报告中的期刊论文、博硕论文、会议、专利、标准等文献题录信息的格式做了规定。要导出正确格式的文献题录信息，必须先把数据库文献的题录信息正确导入NoteExpress软件。故本文先对比不同数据库中不同类型文献资源的题录信息输出的NoteExpress格式，分析它们存在的问题，针对问题提出NoteExpress软件中NoteExpress过滤器的修改方法，最后根据教育部的查新规范编写新样式。

2.1 期刊论文题录信息的导入与导出

依据GB/T 7714—2005《文后参考文献著录规则》，《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》（以下简称《查新规范》）规定，期刊论文的题录信息应按照“作者(作者地址).题名[J].刊名,出版年,卷(期):起止页.摘要”的格式列出。为导出正确格式的期刊论文题录信息，首先比较CNKI、维普、万方和CBM这4个数据库输出期刊论文题录信息的NoteExpress格式。如表1所示，除了维普的NoteExpress格式题录信息缺少起止页信息、CBM的NoteExpress格式题录信息中的作者地址信息保存在“Author Affiliation”字段外，在其他数据库导出的NoteExpress格式题录信息中，查新报告所需的题录信息均完整存在。

针对维普数据库输出的NoteExpress格式题录信息缺乏起止页信息的问题，本文按照张霞等（2011）的建议[6]，将维普数据库的题录信息按照其NoteExpress格式导入NoteExpress软件后，选中导入的文献，右键点击“在线更新”，即可把缺少的起止页信息补全。CBM输出的NoteExpress格式题录信息中也存在“Author Address”字段，但它包含的是作者的省份地址信息。同时CNKI、维普和万方数据库输出的NoteExpress格式题录信息中并不包含“Author Affiliation”字段，故本文在制作样式时，选择修改NoteExpress过滤器的“Author Address”字段，来解决CBM的作者地址信息问题。点击“工具”选项，依次选择“过滤器”“过滤器管理器”，选中并编辑“NoteExpress”，再依次点击“常规”“字段规则”，通过模板下拉列表选择“期刊文章”选项，在字段下拉列表中选择“作者地址”选项，点击“添加规则”，并在“标识”的选项中输入“Author Affiliation”，再依次点击“上移”“保存”，则CBM的“Author Affiliation”信息即可导入“作者地址”字段，且排序在第一的位置。

修改NoteExpress过滤器后，如表1所示，NoteExpress软件中的“Author”“Author Address”“Title”“Journal”“Year”“Volume”“Issue”“Pages”“Abstract”等字段，均能正确导入查新报告所需的几个数据库的期刊论文题录信息。为输出正确格式的期刊论文题录信息，本文借鉴川蓉（2010）的方法，直接在已有样式“重庆大学研究”的基础上修改样式。在NoteExpress软件中，依次选择“工具”“样式”“样式管理器”，选择“重庆大学研究”样式，双击打开样式管理器，依次点击“题录”“模板”，把期刊论文样式修改为“作者|(作者地址).|标题[J].|期刊,|年份,|卷|(期):|页码.|摘要”。利用新编样式即可导出查新所需格式的题录信息。

表1 数据库期刊论文题录信息的NoteExpress格式

2.2 学位论文题录信息的导入与导出

《查新规范》将学位论文的题录信息格式规定为“作者(作者单位).题名[D].地点:学位授予单位,年份.摘要”。目前CNKI和万方收录了博硕论文，故本文首先比较这两个数据库输出博硕论文题录信息的NoteExpress格式。除地点信息（学位授予单位所在城市信息）外，两个数据库输出的博硕论文NoteExpress格式题录信息中其他信息均完整，且标签名称一致。因此只需将CNKI和万方的博硕论文题录信息按照其默认的NoteExpress格式导出，再利用NoteExpress过滤器，NoteExpress软件便能导入所需的学位论文题录信息（除地点信息外）。

针对缺少地点信息的问题，本文在修改样式时，选择用非字段值“请输入城市名称”代替“地点”，同时把“请输入城市名称”字样以加粗显示，把学位论文样式修改为“作者|(大学).|标题[D].|请输入城市名称:|大学,|年份.|摘要”。利用新编样式即可导出查新所需格式的题录信息。

2.3 专利文献题录信息的导入与导出

《查新规范》规定专利文献的题录信息应按照“申请者(申请者地址).题名:专利国别,专利号[P].公告日期或公开日期”的格式列出。目前CNKI和万方收录了专利文献，故本文首先比较这两个数据库输出专利文献题录信息的NoteExpress格式。

如表2所示，CNKI导出的NoteExpress格式的专利文献题录信息缺乏专利号信息，其“公告日或公开日期”对应的字段为“Date”，同时也缺乏“专利国别”字段；万方数据库导出的NoteExpress格式的专利文献题录信息缺少申请者信息，其“公告日或公开日期”对应的字段是“Reviewed Item”，同时它也有“Date”字段（包含的信息为申请日），也缺少“专利国别”字段。

表2 数据库专利文献题录信息的NoteExpress格式

在NoteExpress软件中，专利信息无法通过升级更新信息。为解决信息缺失和字段标签不一致问题，本文主要采用修改软件样式的方法，即NoteExpress软件直接导入CNKI或万方导出的NoteExpress格式题录信息，然后通过新的样式调取所需不同数据库的文献题录信息，把专利输出样式修改为“申请人|授权日期*改为申请人|(申请人地址).|名称:中国,|申请号[P].|注释*修改为申请号[P].|公开日期.*授权日期*（删除第一个日期).|摘要”。

因为万方导出的NoteExpress格式题录信息拥有独有的“Reviewed Item”字段（CNKI导出的信息无此字段），本文在样式中选择用“申请人|授权日期”来输出CNKI和万方的申请人信息，当输出万方的专利文献时，查新员能看到“改为申请人”的提示信息。CNKI导出的NoteExpress格式题录信息拥有独有的“Notes”字段（万方导出的信息无此字段），因此本文在样式中选择用“申请号|注释”来输出CNKI和万方的“专利号”信息，当输出CNKI的专利文献时，查新员能看到“修改为申请号”的提示信息。CNKI和万方导出的“公告/公开日期”分别保存到“Date”和“Reviewed Item”字段，万方的“申请日”保存到“Data”字段。NoteExpress软件的NoteExpress过滤器利用“Data”字段输出信息时，会输出“公开日期”和“申请日”两种内容，因为CNKI不包含“Reviewed Item”字段，故本文选择用“公开日期.*授权日期”来输出CNKI和万方的“公告/公开日期”信息。当输出万方的专利文献题录信息时，查新员能看到“删除第一个日期”提示信息，查新员按照格式修改完提示信息，即可获得查新所需格式的题录信息。

2.4 会议论文题录信息的导入与导出

《查新规范》规定会议文献的题录信息应按照“作者(作者地址).题名[C].会议论文集名称.出版年:起止页.”的格式列出。目前CNKI和万方收录了会议文献，故首先比较这两个数据库输出专利文献题录信息的NoteExpress格式。CNKI和万方输出的NoteExpress格式专利文献题录信息中，上述字段中的信息全部存在，且对应的字段标签一致。即只需把CNKI和万方的会议论文按照其默认的NoteExpress格式导出，利用NoteExpress过滤器，NoteExpress软件便能导入所需的会议文献题录信息。将会议样式修改为“作者(作者地址).*标题[C].*//丛书标题.*会议年份:*页码|摘要”，利用新编样式即可导出查新所需格式的题录信息。

2.5 标准文献题录信息的导入与导出

《查新规范》规定标准文献的题录信息应按照“标准代码,标题[S].|摘要”的格式列出。目前CNKI和万方收录了标准文献。CNKI和万方输出的NoteExpress格式标准文献题录信息中，“标准顺序号—发布年”均存在，但字段标签不一致，CNKI的“标准顺序号—发布年”保存在“ISBN”字段中，万方“标准顺序号—发布年”保存在“Secondary Title”字段，但CNKI里没有“Secondary Title”字段，万方里没有“ISBN”字段，故通过修改过滤器的方式完成本次修改。

点击“工具”选项，依次选择“过滤器”“过滤器管理器”，选中“NoteExpress”，编辑“NoteExpress”，再依次点击“常规”“字段规则”，通过模板下拉列表选择“技术标准”选项，在字段下拉列表中选择“标准代码”选项，双击“标准代码”，进入字段规则，点击“添加规则”，在“标识”的选项中输入“ISBN”，点击“保存”。这样NoteExpress的“技术代码”选项里就同时包含了CNKI和万方的“标准顺序号—发布年”信息。将标准样式修改为“标准代码,*标题[S].|摘要”，利用新编样式即可导出查新所需格式的题录信息。

3 结语

目前不同数据库输出的NoteExpress格式题录信息存在差异，并且它们与NoteExpress软件的NoteExpress过滤器的字段名称也常存在不一致，本文修改NoteExpress过滤器的一些设置后，就实现了把不同数据库多种类型资源的NoteExpress题录信息导入到NoteExpress软件，并能按照特定的样式输出基本符合教育部查新规范格式的题录信息，经过简单的修改即可调整好参考文献的格式，可极大地提高查新员的工作效率和工作质量。