敖雪峰 黄 心 田小萍

（1.北京师范大学历史学院，北京 100875；2.北京师范大学信息网络中心，北京 100875）

固定资产清查盘点是固定资产管理的基础，为固定资产的平衡和调拨、维修报废、价值核算、统计分析提供了条件，是资产管理工作中最重要的环节之一。资产盘点工作是一项总量大、强度高、繁琐细碎特点强的工作，需要资产管理部门和使用人付出大量的时间和精力。

1 科研事业单位资产盘点工作面临的困难和问题

高校等科研事业单位面临的主要困难有三个方面。第一，资产管理人员资产管理意识薄弱，专业能力欠缺，技术能力不足，导致资产盘点工作缺乏规范性、科学性和准确性。针对固定资产盘点混乱的情况，有文章提出了提高资产管理人员专业技能，加强技能培养，推进信息化建设从而实现盘点工作的规范化和准确性[1]。第二，资产使用人的工作内容和性质相对特殊。由于科研事业单位的资产使用人大多为教学老师或者科学研究人员，工作时间和地点不固定，不需要坐班。资产使用人可能在办公室、实验室、会议室或者家里等多个地方使用固定资产进行工作。这种工作地点的不确定性给固定资产的保存地带来了诸多变故，因此使用人对于自己名下所属资产的自查显得尤其关键。第三，资产使用人自身的资产管理意识欠缺，与资产管理人员的配合程度不够，阻碍了资产盘点清查工作的顺利开展。资产盘点不单单是资产管理者单独能够决定的事情，不仅需要单位领导、办公室和财务部门的积极支持，同时对实际使用个人的资产管理意识有密切的关系。部分资产使用人没有意识到资产管理的重要性，在实际盘点清查过程中，配合度不高，严重影响资产清查盘点的效率。针对此问题，有研究者提出单位应加强资产管理宣传提升意识明确责任、制定奖惩制度，发挥优秀模范作用，对于管理不到位的进行究责到人的方案和策略[2]。

2 信息化的解决方案

针对科研事业单位资产盘点工作面临的困难和问题，除了从制度保障，人员意识强化和人员业务素质提升上下功夫，在具体流程操作上，引入信息技术手段是最有力的措施。由于盘点清查工作涉及使用人统计、资产使用人核实、保存地点核实、当前状况核实等内容，由于资产总量大，同时需要针对每件资产进行细致严谨的查询其具体情况，工作较大，尤其对资产数据处理的要求较高，如果仅靠人工处理，其繁琐细碎的程度会导致效率极其低下。 目前，许多单位都在资产或者物料的盘点工作中引入信息技术手段，借助Excel工具，辅助解决盘点工作中繁琐的数据处理问题。比如，有研究者介绍了如何利用Excel强大的统计分析能力，对企业阅读物料盘点过程中的原料入库、数据汇总、库存物料盘点等流程进行简便高效的操作[3]。还有研究者利用Excel VBA设计门诊药房辅助库存盘点程序，极大地提高了门诊药房库存盘点效率[4]。

借助Excel工具强大的数据处理和统计分析能力，能够在较短时间内，大批量处理非常复杂的数据，特别是结合VBA变成语言，可以针对科研单位的具体需求，开发出定制化的功能，实现部分流程的自动化解决方案。VBA具有简单易学，批量处理能力强，能够实现快速编程而又能够高效处理重复工作的能力[6]，可以极大程度地提升科研事业单位资产盘点过程中的一些繁琐重复工作的效率。

3 编制VBA程序辅助资产盘点工作

在科研事业单位资产盘点工作中，由于资产使用人工作地点的不确定性，资产使用人对于自己名下所属资产的自查是非常关键的环节。在自查之前，需要资产管理员实施三个步骤的重要操作，第一步，针对资产数据总表， 根据“使用人”关键列（用该列数据分类数据）建立不同的工作表，并以使用人姓名命名；第二步，将资产数据总表根据“使用人”关键列自动分类，并分配到各自的工作表中；第三步，将每个工作表保存为单独文件，并以使用人姓名命名。完成这三步之后，就可以将使用人名下所属资产文件发配个相应的资产使用人，让其结合文件中所记录的资产条目进行资产自查工作。

针对以上三个步骤，均可以通过EXCEL VBA程序实现批量化处理，极大提升盘点工作的高效性、准确性和完整性。

3.1 运用Excel中的VBA批量新建多个“使用人”工作表

首先，新建“批量使用人表单.xlsm”文件，注意，此时的Excel保存格式为.xlsm,这不是普通的工作表格式，而是可以启用宏的工作表格式。在该文件中，可以正常启用VBA。

在该文件中，在数据源表中填写“使用人姓名”作为表名，如图1所示。

图1

利用快捷键 Alt+F11，进入VBA编辑器。由于宏命令是在模块中进行编辑的，所以需要新建一个模块。右键点击“Microsoft Excel 对象”，在弹出的菜单中选择“插入－模块”，即可进入代码编辑窗口。

在代码编辑窗口输入以下代码：

运行以上代码，则可批量新建所有“使用人”工作表，并以使用人姓名作为表名。其中st.Range(“H1”).Resize(2, 12).Copy ActiveSheet.Range(“A1”) 是将以下标题复制到每个表的表头位置。

图2

3.2 运用 Excel VBA将资产总表数据按使用人自动分类

在V BA编辑器中新增一个模块，调出代码编辑窗口，输入以下代码：

运行以上代码，查看某个使用人表单，得到的结果如下图3所示。

图3

3.3 运用Excel VBA将使用人工作表批量保存为单独文件

在VB A编辑器中继续新增一个模块，调出代码编辑窗口，输入以下代码：

运行以上代码，就可以获得我们新建的文件夹以及生成的独立的文件。

4 结语

针对高校等科研事业单位固定资产盘点工作的特点和困难，提出引进信息化技术手段，借助Excel VBA程序设计语言，辅助固定资产盘点工作中的自查关键环节，批量新建使用人表单，根据使用人关键词进行资产分类以及根据每个使用人表单建构单独的文件。Excel VBA强大的自动化批处理能力，极大地规避了重复繁琐的数据处理工作，提升了资产盘点工作的效率。