甘凤

近年来，信息化建设成为各级档案管理部门不断探索档案管理的有益途径，档案管理工作逐渐与社会发展同步，档案的功能得到了有效发挥。为推动企业档案信息化建设健康有序发展，国家先后出台了《关于加强企业档案信息化建设的意见》等一系列针对企业档案信息化建设的指导意见及规范文件。对承担国民经济建设任务的国有企业来说，也在进行档案信息化的有益探索。国有企业与民营企业不同，其资本由国家所有或者控制，其经营活动同时具有公益性和商业性。在实现档案信息化过程中，除了人力、物力的投入，更要关注信息化过程的安全性、保密性。

一、国有企业档案管理实现信息化的意义

从国有企业内部来看，档案信息化建设是实现国有企业档案管理现代化、提高档案管理综合水平的必由之路，其意义主要体现为“两性”。一是实现档案管理的便捷高效性。档案信息化是通过利用信息技术、网络技术和计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理和处理，不再单纯依靠人工收集、整理、编辑，不需要在大量的纸质档案中“埋头苦干”，而只需要录入一次数据便可以实现重复查询使用和资源共享，大大减少重复性工作，快速提高了工作效率。二是实现档案管理的安全稳定性。将传统的纸质档案通过扫描等方式转化为电子档案，再通过加密存储、备份处理、安全网络传输，实现文件的永久保存，既减少空间占用，又避免文件丢失毁损，从而最大程度延长档案文件的寿命，保障档案文件的价值。

从国有企业外部来看，目前我国已逐步进入大数据建设时代，数字化、共享化、网络化成为当今社会的主流发展趋势。国有企业作为国民经济的中流砥柱，需要做好带头作用，在档案管理领域进行信息化建设以及尝试，拓宽企业的广阔发展渠道。这对于推进民营企业等其他企业乃至整个经济社会实现信息化建设具有极大的现实意义。

二、国有企业档案信息化建设存在的问题

1.信息化管理意识薄弱。信息化管理已成为当今社会的发展趋势，信息化管理的优势也为大多数人所认同，但在现实中，将信息化管理应用于工作实际的观念仍然十分薄弱。企业管理人员乃至具体工作人员，还只是停留在电脑录入、传输等最简单的信息化阶段，系统性、全局性的信息化档案管理观念尚未树立，档案信息化工作也就未得到足够重视。这大大影响了国有企业对档案信息化建设的资金投入和推广应用，档案信息化建设应有功能没有得到充分发挥。

2.制度建设和管理规范不够完善。近年来，国家对企业档案信息化建设的支持和指导力度不断加强，但在实际工作中，国有企业档案信息化具体制度建设和规范仍然较为滞后，操作起来无规范可依或者规范的指导性不强。而随着国有企业改革及管理力度的增强，当前的信息技术已无法满足国有企业档案管理的需求，档案管理信息的技术化标准和管理规范也应进一步更新和完善，以保证档案信息的及时性、有效性。

3.专业技术人才缺乏。档案信息化建设归根到底要“以人为本”，发挥人的主导作用。而由于档案管理不能直接创造经济效益，在一些国有企業中，人员配备老年化或边缘化，有的企业档案室成了“养老室”。档案管理专业人员较为缺乏，一些管理人员水平较差，不具备应有的档案专业知识、计算机知识和网络知识，不了解信息化操作流程，有些管理人员甚至未经过专业培训就上岗，对于档案管理多靠自行摸索、前任传授、积累经验等，极易产生不规范的行为，对档案信息化建设造成了巨大的障碍。

4.安全性能难以保障。由于思想不重视和资金投入不足，目前国有企业仍存在档案信息化的软硬件设施较为落后的现象，主要体现为：办公用房、档案库房简单且不符合标准，硬件设备配置低且数量不足，软件技术含量低且更新慢等。此外，管理人员安全、保密观念较差，在档案信息化建设过程中，可能人为地出现错误操作或其他方面失误，擅自复制、篡改档案或文件中的数据或信息，档案的保密性、安全性无法保障。

三、加强国有企业档案信息化建设的路径分析

1.“上下联动”——牢固树立档案信息化管理理念。档案信息化是涉及国有企业全局性的问题，而不是某个部门的问题，必须得到国有企业从上到下的支持和配合。企业高层管理人员是档案信息化的倡导者和方向把握者，要坚持用新管理理念促进高质量发展;档案管理部门是具体执行者，要研究档案信息化的技术知识和具体措施;各部门员工是实际操作者，要以全新的理念接受新技术、新知识，并应用于具体工作中。

2.“积基树本”——有效落实档案信息化基础设施建设。必要的基础设施建设是实现档案信息化的保证。信息化工程所需要的标准库房、计算机、服务器、扫描仪、打印复印机等基本硬件和企业档案管理系统、电子签名、文件加密等常用软件必须有足够的投入，并确保质量。除此之外，可以结合企业自身条件，进行整体充分规划，如设置成套的档案保存、查询设施设备体系，包括加强数据库、档案数据检索系统建设，设置触摸屏查询一体机、身份证阅读器、指纹识别仪等，充分利用现代化科技手段促进档案的保管及共享。

3.“建章立制”——不断完善档案信息化制度规范建设。国有企业在进行档案信息化制度规范建设时，首先应科学分析自身实力状况以及档案管理需要，因地制宜制定符合本企业实际并涉及档案管理全部过程和各项内容的制度、规范，确保每项工作、每个环节都有标准可依。基本制度规范应包括电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度等。

4.“内培外引”——着力打造档案管理专业人才队伍。国有企业档案信息化建设的管理人才应该是同时具备档案管理、网络技术、计算机技术、信息化技术等知识的综合性管理人才，这样的人才可通过“人才引进—内部培养—专业提高”的路径来成长和培养。可在企业内外挑选具备上述基础知识的人才，加以定期或不定期的专业信息化管理培训，给予足够的发展空间，使其在实践中成长为国有企业需要的档案信息化管理人才，并带动一批人员的成长发展。

5.“居安思危”——全面构筑档案信息化安全防护体系。档案实现信息化之后，档案信息的传输、共享、利用将更加便捷和迅速，但这也将给档案管理带来更大的风险和隐患。特别是国有企业的经营特点，决定了安全及保密问题成为档案管理信息化必须着重解决的问题，构建多层次、强有力的安全防护体系势在必行。这一安全防护体系包括纸质档案安全、电子档案安全、网络安全、人员安全观念教育等内容，围绕这些内容采取不同的具体措施。如针对电子档案安全，可采取设置访问权限、限制系统操作、定期数据备份、数据恢复等措施来进行保障;针对网络安全，可采取构建局域网、加固防火墙、确认合法身份访问等措施来进行保障。

四、结束语

档案信息化建设是现代国有企业改革的重要内容之一，也将为国有企业管理创新产生深远的影响。随着科学技术和信息化的进步发展，国有企业档案信息化建设将会有更深入、更广阔的研究和发展，档案信息化建设也将进一步促进现代国有企业档案管理水平和利用率的提升，以实现档案的最大价值。

（作者单位：玉林市卫生学校）