李明

摘要：文化宫作为中央对新疆采取文化润疆发展的重要组织部门，传统档案管理不能适应新形势管理，将文化宫档案管理数字化成为文化宫档案数字化建设的重要内容

关键词：文化宫档案;档案管理; 数字化管理

前言

在建设中国特色社会主义社会的过程中，文化工作是非常重要的组成部分，对于提升人民群众的精神文明素质有着非常积极的影响。同时，工人文化宫作为一种公益性的文化事业单位，在精神文明建设的过程中发挥举足轻重的地位，是构建社会主义精神文明的重要组织部门，加强对工人文化宫的档案管理是非常必要的。档案本身具有的这种客观性、真实性、历史性，使得档案具有长远的多方面的作用。文化宫的档案，记录了文化宫的方针、政策和规章制度，记录了开展文艺、体育、电影、宣传、图书、培训、协会、游艺、团队等各项职工文化生活的实践情况。由于档案的真实性，它为文化宫的领导和工作人员熟悉情况、总结经验、决策方针、制定计划、处理问题等提供了依据。由于档案客观地记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，对今后的工作、活动具有直接的参考和指导作用。因此，我们切不能忽视文化宫的档案工作，必须加强和提高文化宫档案的管理，为文化宫事业的发展、繁荣发挥作用。文化宫的档案是机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为原始记录保存起来以备查考的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。档案内容包括五个方面：即文书档案、活动档案、声像档案、人事档案和会计档案。作为一名在文化宫工作多年工作人员，在利用档案资料，总会遇到这样那样问题，其中最突出就是文化宫档案完整性欠缺，查询时费时费力，想用的档案找不到，文化宫档案保管随意性大。究其原因，传统的档案信息一般还是以纸质文档为主，放置在档案室里面，查找调用起来非常费时。而数字档案在对原档案文件进行扫描以后，可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中，用网络存储档案信息，检索快捷方便，实时同步备份，存储空間小，维护方便安全，还能借助计算机的网络化特点从而更为便利地为全单位、区域、全国甚至全世界所利用。因此，笔者就文化宫的档案如何加强数字化管理谈谈自己的观点。

一、文化宫档案数字化管理的重要性

随着大数据时代的来临，文化宫档案数量的逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。而在科学与新技术更替日新月异的时期，档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质的档案，而数字化档案则通过利用新技术——如计算机、扫描技术和多媒体等技术手段，把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案，从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行，最终可储备形成一个系统的档案信息库，以便能为人们及时提供信息，实现资源共享，成本低，利用方便，保管期限长。（一）提高了经济效益。文化宫档案数字化管理通过新形式，将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，极大地减少了保管存储费用，还在一定程度上节省了占地空间，查阅起来也节约了大量时间，从而也避免了因反复印刷复印资料而造成的纸张消耗和人员利用。（二）提高办公效率。文化宫档案数字化能够提供详细、即时的数据信息，使查询资料变得非常方便快捷，也大大减少了办公人员的工作量，减轻其负担。档案库也从原本的文件实体保管扩展成了提供信息的信息保存调用中心。（三）提供全面的服务工作。文化宫档案数字化通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案、提高管理水平、提高档案业务部门的服务水平，为档案面向社会服务大众及其自身内部管理提供了更为全面的服务工作。（四）实现更高的社会价值。文化宫档案自身的重要性决定了其所具有的社会价值，它也绝对是社会历史发展进程中一个不可或缺的方面，它承载着过去，为现在所利用，更能够使我们更好地规划未来。文化宫档案数字化的建设，涉及不同的领域和行业，传承着人类文明，为社会主义政治经济建设服务，有力地推动了我国各项事业的建设发展。

二、文化宫档案管理目前存在的问题：

1、目前新疆各地文化宫档案管理，大部分配备有电脑和普通扫描仪，但是对于引进数字化档案管理软件这方面，没有得到应有的重视，还沿用传统的管理模式，档案利用不方便，安全性差。

2、由于文化宫人员编制及经费的问题，导致仅有几名工作人员身兼数职，且年龄偏大，缺乏数字化管理能力，没有经过系统性培训，笔者单位仅有4名工作人员，大多改行调入的，有一部分人连电脑都不会操作。

3、文化宫档案员大多都是兼职的，只能沿用传统的档案管理模式，没有主动采集的意识，导致文化宫的档案资料全面性和完整新差。

三、加强文化宫档案的数字化管理措施：

1、根据文化宫业务开展特点和要求，制定出一整套档案管理制度如《文化宫档案管理标准》《文化宫档案保管保密制度》、《文化宫档案查阅利用制度》等等相关制度，落实人员，配备专职档案员，负责对自己单位搞过的活动资料按照档案管理的数据格式形式完整的资料，以备后期开展数字化管理做准备。

2、提高专职档案员的业务水平，不仅在工作理念上，还要从职业技能上培训，使其熟练掌握运用先进的设备进行档案管理，提高工作效率。

3、根据文化宫开展的业务的特殊性，结合档案管理如汇演、培训、讲座、展览等活动形成相应的完整档案资料，开发或引进一套适合本单位档案管理特点的软件系统，集数据录入上传、搜索查询、导入导出打印、备份一体，专业数据存储服务器，专职档案員管理。

4、文化宫档案管理，需要配置相应硬件设备，电脑、高扫、数据存储服务器，软件操作系统。

四、文化宫档案数字化管理要求：

文化宫档案管理需要对长期保管的纸质档案分类、核对、注明案卷号、文化名，将文字档案、照片档案、视频档案分门别类扫描传输到数据库里，利用时可按照相应的规章制度检索使用。

文化宫档案资料的数字化管理是一个必然的趋势，也是适应当前信息化时代发展的需要，档案管理的数字化会影响文化事业的大发展，从而推动群众文化事业上一个新的台阶。

（奎屯市工人文化宫  新疆  奎屯市  833200）