王玉春

摘要：ERP流程管理与优化是ERP项目中的核心环节，是加快信息化建设的关键所在。本文探讨了ERP系统应用中存在的不足与风险，并在此基础上分析ERP系统中项目、维修等采购模块数据管理集成发展趋势，提出了采购流程优化的解决方案，实现ERP应用系统化繁为简、提速提效、管控闭环管理的目标。

关键词：ERP 企业资源计划 采购模块 风险 管控 数据集成 信息共享

概述 ：为了中全面提升管理水平，以 “管理是生产力”为指导思想，全面梳理物资采购工作流程，深度评估采购管理的各个审核节点，本文通过总结分析现存的各项问题，提出了需求计划、物资平库、采购申请、采购执行等各环节的优化方案，联动PS模块、PM模块，梳理上、下游工作流程，实现各部门管理无缝对接，完善、优化管理，提升物资采购管理的信息化、标准化和科学化水平。

1.流程优化的必要性

ERP是企业资源计划（Enterprise Resources Planning）的简称，它将企业的财务、采购、生产、销售、库存和其它业务功能整合到一个信息管理平台上，从而实现信息数据标准化、系统运行集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、管理改善持续化。也可以说ERP是运用信息技术将企业内的资金流、物流和信息流进行有效集成，使其协调运作，从而实现整个企业绩效最优化。ERP强调对企业内外部资源进行优化配置、强调资源预测、资源计划、计划执行和执行后评估的闭环管理。

各企业在ERP上线后的运行过程中，会逐渐发现各种各样的问题，需要通过流程优化消除人员浪费、精细冗繁环节、整合不合适环节、补漏空缺环节，最终制定一个质量优且效率高的流程，实现提高工作效率、改善工作质量、降低成本、缩减劳动强度，实现减员增效的目标。通过不断发展、完善、优化业务流程的方法，为领导层提供高效、准确的管理信息，支持。

2.ERP物资采购模块存在的不足与风險

2.1. ERP流程控制节点缺失

物资采购的内部控制体系需要ERP系统的支持和强化，规范和优化的业务流程，可以促进内控管理，通过ERP系统数据集成，减少内控的工作量，利用系统的各控制点，落实内部控制。但在现行的ERP采购流程中还存在着控制节点缺失现象。

ERP系统中，项目PS模块录入的预留（即需求计划），物资采购部在MB25事务码查看预留时，无计划下达时间显示，也就是说，缺失计划时间控制节点，每天只能将所有的计划导出，然后再与昨日的导出的计划比对，新增部分，则为当日新下达的计划，费时费力，而且存在遗漏计划的风险，无法实现业务处理的自动化和项目计划的及时实施。

2.2 有些关键数据未集成，存在“信息孤岛”

ERP作为一个集成的综合管理信息系统，可以通过资源共享，信息高度集成，强化财务、物资、项目管理的衔接，缩短高层与基层的纵向信息链，降低企业信息成本和风险控制成本，以实现各部门业务之间的无缝连接。通过梳理我公司物资采购上下游各模块的ERP实施的现状，我们发现，某些关键数据，还没有实现集成管理，各模块存在各自的信息孤岛。

3.流程优化前景及优化方案

针对目前ERP采购模块使用的现状，需要对业务流程、数据流程，以及集成数据等方面进行深度挖掘，通过设计数据源头采集，优化数据管理和流程管理，建立公司级数据集成共享。在数据资源统一管理的基础上，首先丰富数据展现的内容，按照采购数据与生产、维修数据相结合、任务数据与完成数据相结合的原则，设计物资采购管理数据综合应用框架;其次是拓展应用范围，制定需求计划采购进度报表，让各个业务部门、项目管理部门、各层领导能够最大程度共享ERP系统中采购信息;同时加大数据应用深度，通过ERP平台数据，进行对比分析，结合各控制节点、费用控制指标、项目施工进度、投资完成、材料消耗等数据，增加相关预警及查询、分析功能。

3.1增设PS模块计划录入审批流程，规范控制节点

集成的ERP系统可以对重要内控控制点进行有效管理，加强关键内控点的控制和记录。通过在项目计划录入时，增加审批流程，实现采购计划资金渠道、网络建立、物料录入等全面审核，确定审核节点，在物资采购模块，明确计划下达时间，在物资采购部查看需求计划时，可以自动检索每日下达的采购计划，同时为后续的统计报表提供数据集成基础。

3.2设计需求计划录入时，附带技术条件等文本上传功能

ERP系统增设在线上传技术要求、MR文件等文本功能。计划提报部门在ERP系统录入需求计划时，对于有技术规格书、MR文件的物资，可以在线上传文本文件，保持需求计划的完整性，在物资到货验收时，可以在线查询物资技术要求，制定相应的检验、验收方案，数据信息自动转移，同时在验收环节，也可以实施上传检验验收报告、制造图纸等文件，这样，在ERP系统物资全生命周期管理中，以物料编码为查询主线，穿透查询。

3.3.设计物资需求计划采购进度统计表，实现信息公开、共享

通过上述流程优化方案的实施，根据数据信息源头的采集，设计物资需求计划采购进度统计表。各业务流程操作时，数据即时更新，能够按照采购进度生成统计报表，对采购执行、物资收发、费用控制等业务进行及时查询，无论是物资需求单位、项目管理部门、各层级管理人员，将能够快速便捷地获得各自所需的信息，通过关键指标数据统计和信息分析，对采购业务流程的运行情况有更快速、清晰、完整、准确的了解。公司领导可以不必等待期末的统计报表，直接查询全公司或重点项目采购情况的最新变化，从而实现了对采购业务的全过程控制节点控制管理。

4.结论

多年来，中石油、中石化各大企业把ERP信息化建设作为企业信息化工作的重中之重，并不断进行业务流程优化、不断提升ERP管理。ERP的应用是一个持续优化和改进的过程，无论是对业务流程、数据流程管理，还是对集成数据的深度挖掘、应用，以及面向企业高层的信息应用等，ERP系统的深度优化，都将为企业提升资源共享水平和管理决策水平，进而提升石油企业核心竞争力。