金锋

摘 要：高校档案信息化建设并不是一种单纯的管理模式的创新，而是印证时代发展和社会变革的趋势。新时期数字化技术的广泛应用，对于传统纸质文书管理工作来说，必须与时俱进，顺应时势。档案信息化建设是提升市场环境适应性和资本竞争力的基础前提，获取、分析和处理信息资源工作水平的优劣决定了档案管理工作的精细化程度。文章基于高校档案信息化建设的现状问题展开论述，探讨相关影响因素，分析了具体解决策略和应对方法。

关键词：档案信息化建设;影响因素;解决策略

无论是从人力资源配置的角度还是高校发展战略出发，档案信息化建设工作都不仅仅是工作模式的数字化、智能化升级。诚然，先进的技术设备能够大幅提升整体档案管理工作的效率，但是档案信息化建设是基于信息化发展的理念，在大数据背景下，尝试打破传统纸质文书管理的局限性，融合先进的数字化技术、人工智能技术和自动化管理技术，取其精华去其糟粕，进行管理模式的创新变革。例如，中石化尝试将区块链技术应用于档案管理，中石油尝试将知识图谱用于档案资源的开发利用等，这是主观决策上对档案管理工作的创新与发展。档案信息化建设不能止于物质资源配置，除了基础设施建设升级事务，还需要加强人才素养培养，根据现实发展情况制定相符合的决策体系，完善相应的管理保障制度等客观要素，提升档案信息化工作的全面性，明确具体的发展方向。

一、高校档案信息化建设的现状问题概述

1.规划不全面，没有基于长远发展，存在资源浪费

现阶段，我国高校诸多档案信息化建设都急于求成，放弃了整体档案信息化体系的基础建设，大多照搬相关理论体系或实际案例，进行相应的资源配置。不但与高校自身现实情况和发展战略不符，与高校其他基建工程建设存在冲突和矛盾，造成资源和资金损失，而且实际应用成效有限，使得后续信息化建设和档案信息化管理体系的完善存在局限性。这就使得前期的投入与后期改建或调整战略方向时出现大量的资金损失，对信息化建设产生负面影响。综上所述，我国高校档案信息化建设的问题突出表现为追求成效而强行构建一个能够运作的信息化管理体系，这一体系的合理性和现实性不足，相关职能部门有严重的分散性，信息和管理交底工作权责不明确，一旦出现问题，难以追究具体责任，导致后续管理体系改进和创新没有明确的方向。这些问题究其本源，就是管理者在信息化建设初期，没有综合考量高校档案管理工作的实际问题和发展战略，决策不合理，缺少长远规划，使得中后期高校档案信息化建设一度停滞。

2.资源配置不合理，专项资金投入匮乏

高校档案信息化建设的资源配置不合理，专项资金投入匮乏，虽然某种意义上与规划决策相关，但实际上，整个档案管理的运作情况才是决定建设需求的参照指标。比如，计算机硬件、软件系统的升级，校内数据库建立、线路铺设、GPS技术的应用等整体高校内部物联网的建设与完善，都需要多个部门协同合作，从技术、资金、人员等方面合理分配生产要素。高校档案信息化建设是档案管理需求和问题的双重决策，这其中的权重需要严格控制，合理规划，物尽其用。但是很多部门挪用资金，人员分配不合理的现象使得诸多流程环节资金预算不足，档案信息化建设不完全。尤其是基础硬件设施采购、日常检修运维等一些必要的专项资金投入匮乏，使得高校档案信息化建设进程缓慢，难以完善管理体系。

二、高校档案管理信息化建设的工作方向

高校档案信息化建设是一个长期发展，持续性改进创新的漫长过程，除了前期的统筹规划，中期调整与后期改建都是重要环节，不同阶段的建设内容需要从需求出发，结合行业建设情况和社会市场环境，明确具体的工作流程，设置客观的管理评价制度。高校档案信息化建设应当从以下三个大方向入手，完善信息化体系基础，提升内部管理结构的稳定性和持久性。

1.提高信息内容收集率

从工作职能的角度看，档案的收集、整合、分类、处理各个管理流程，都需要衔接信息化技术。相对于传统档案管理模式，档案信息化建设应当从共性切入，求同存异，在融合和渗透中根据现实因素和外部环境进行调整，使管理人员与运作体系相适应。提升信息内容收集率，就是档案信息化建设在传统档案管理工作基础上进行的首要内容。高校档案种类繁多，分类复杂，不同性质和价值的档案文件资料都需要按照相应的指标分门别类。诸如文件、报表、总结、规划等文件资料在形式和内容上就要区分重要程度，而单纯按照时间排序又难以查阅。多个指标或要素的档案文件就需要设置多重体系进行管理，信息化技术的应用，能够打破传统档案管理的低效率，通过软件编程和计算机算法将这一工作状态智能化、自动化，提高工作效率的同时，能够增加个性化需求进行高效、有序管理。提升档案信息内容收集率等同于提升档案管理工作的服务便捷性，以便于搜索、查找和调阅，是档案信息化建设的基础前提，也是必经之路。

2.重视档案信息保存的安全性

档案信息化化建设还要注重信息化保存的安全性，纸质文档管理与电子文件档案管理的差异性在于保存性上，两者互有优劣。虽然电子文件的法律效力和认可度还没有完全普及，但是纸质档案在保存数量和质量上存在限制的问题有目共睹。一方面，为了提升档案信息资源保存的安全性，很多管理工作隐私性较强，与相关部门割裂，档案管理者独立进行，使得信息交底不完善，影响相关项目和工作的进行;另一方面，档案文件资料的真实性有待考证，一旦存在工作失误或重大影響，责任不够明确。双轨制归档原则出现，使得档案信息化建设并没有完全区别于传统档案管理模式，相对于改制这一形式，档案信息化建设更像是传统档案管理的优化升级，既保证了电子文件档案的法律效力和凭证作用，又根据实际情况调整了信息化档案管理的相关流程。再者现代科学技术和互联网的发展也同样为信息化建设带来了挑战，信息资源存储的安全性、数据被盗情况以及人员操作失误造成的档案信息遗失情况都是档案管理信息化建设中的常见问题。针对其管理工作的安全性建设，不但要加强专业人员的技能培训和知识教育，还要加强档案管理危机风险意识培养，做好防范措施，为档案管理信息化建设提供安全保障。

三、高校档案信息化建设的影响因素及解决策略研究

高校档案信息化建设的影响因素主要涵盖人才、体制和现实三个方面。从人才的角度分析，档案人员职业素养和知识技能是否匹配相应的工作标准，是否具备信息素养和实践操作技能;从体制角度分析，档案信息化建设的本质和目的应当从哪些措施中加以完善，高校档案信息化建设在管理理念、运作模式和发展战略等内容上都要谨慎对待，综合考量;考虑到现实因素，社会大环境对于高校档案信息化建设的影响是极其重要的，无论是专业设备技术，还是市场竞争环境，都需要与时俱进，考虑到电子产品和软件系统的使用寿命，需要合理规划，从长计议。高校档案信息化虽然不属于商业性质，但仍然要考虑投入与收益的正向比例，让档案管理对高校发展和竞争起到良性的促进作用。

1.从人才角度分析

高校档案管理信息化建设包含提升专业档案管理人员信息技术素养，加强计算机、数据软件等实践操作系统的应用能力，从而提升信息收集率、信息整合能力、档案归类存储能力，提高工作效率。从意识形态到知识技能都要全面发展，加强信息化档案管理的专业培训，制定相应的考核制度和评价体制。高校管理者要针对档案管理部门人才双向培养，一是聘请外部专业信息化管理领域人才，针对档案管理问题和信息化建设进程提出相应的问题和建议，及时整改，在收集处理、查阅调取、检修运维各个管理流程环节中提供与之技术素养相匹配的专业信息化档案管理人员;二是针对于现有的档案管理人员，组织培训和学习，从创新意识的角度制定相应的训练计划，明确档案信息化建设需求和相关管理问题，实施专项培训，根据相关人员的学习进度和实践成效，决定相关管理人员的内部构成。除此之外，还要时刻关注档案管理信息化建设发展情况，在信息管理体系成型且良好运作后，根据工作效率、工作质量和不良情况，考察不足和缺陷，对出现的新知识、新技术擇木而栖，适时引入相关体制、管理模式和技术设备，保持高校档案信息化管理的时效性。

2.从体制角度分析

高校信息化建设的体制建设是多重决策形成的独特体系。比如，高校档案需要加强法治建设，在档案信息化建设过程中的规章制度和管理体系都要紧跟国家政策时势，以确保档案文件资料的法律效力和凭证力。又如，档案信息化的评估体系，是对于档案保存和查阅等级的参照标准，档案文件资料的重要性和价值与其安全性直接相关。从档案文件内容的基础要素分类筛选到学术性、专业性数据资料的智能审核检验工作，都需要加强相关软件系统的功能性升级。最重要的是，高校档案信息化管理区别于商业性质的档案管理，在用途方面需要明确管理方式。

利用方式信息化和利用渠道信息化，就是高校档案信息化建设体系的基础内容，以电子文件数据为档案形式的信息化开发载体，是在大数据时代联通外界，提升信息传递交流速率的重要形式，与数字化、网络化等电子终端技术相结合，能够大幅提升高校档案信息资源的利用率，实现远程实时档案文件查阅、调取或录入编辑。利用方式信息化决定了高校档案信息化管理的体制，这对于管理层级、权限设置和安全问题来说，都是基于具体的实际情况，采取相对应改进措施，提高管理效率和水平。打破了传统档案管理的局限性，使其更加灵活便捷，提升了服务性。包括检索手段的应用和个性化需求的定制，高校传统档案管理在检索目录和索引的设置上是根据档案内容来补充和立项的，为了便于管理，节省管理精力，提高效率。档案信息化建设则可以反之，根据种类和内容设置更加全面的目录和索引，只需要将对应的档案文件资料录入即可，利用计算机数字技术代替人工管理进行查阅和调取。在利用渠道信息化方面，档案信息化建设还要推进档案管理工作建设进程，提升档案资源利用率，借助互联网平台技术，拓宽渠道，使档案管理不再局限于后勤管理思想，而是真正融入到高校建设发展的各项事务中。

综上所述，高校档案信息化管理的运作体系需要明确实际情况，考虑到利用方式和利用渠道的信息化服务，结合高校发展战略，制定清晰的建设规划，考虑现实环境和档案资源的利用需求，完善管理体系和规章制度。

3.从现实因素分析

随着时代和社会的进步与发展，高校档案数量与日俱增，档案管理范围和文件资料的覆盖面积也越来越广阔。加上社会信息化进程对于高校档案信息化建设的影响，具体建设模式与社会和外部环境的融入和渗透就要加以重视。保障硬件设施的安全、保障档案信息的安全，定期对计算机、扫描仪、打印机、网络路由器、数据库等基础硬件设施进行检查维修和更新换代。使用新型载体档案的装具用来保证防光、防磁的保存效果;购置自动化的防火、防水、防尘、防盗设备用来保证档案的实体安全;配备智能化的可以探测库房温湿度、空气清洁度、库房空间占用率等监控系统用来保证档案适宜保存的环境条件等等。库房的数字化建设是档案信息化建设的一部分，更为信息化的数字资源提供“后勤”保障。必须要意识到信息化档案管理存在的独特问题，诸如电子文件资料数据遗失、不法分子恶意侵入窃取盗用档案、机房安全隐患等不良情况，加强风险应对方式，这些现象都是区别于传统档案管理弊端，是档案信息化建设进程中必须面对的问题。除此之外，还可以联合其他高校，相互借鉴和汲取优秀档案信息化管理模式，互帮互助，交流经验，完善信息化档案管理运作体系。不同地区的档案信息化建设需求都是有所差异的，考虑到现实因素，高校体制下的档案信息化管理工作在开展和监管环节中仍然要重视与外界的联系性。不仅仅是档案管理工作，与高校相关优秀专业接壤的企业和市场环境都要加以完善相关类型的档案资源管理，加强综合素质人才培养，提升档案管理的重视程度，建立起高校自身的信息化专项管理体制，在资源共建共享模式下，积极推广和宣传，加强相关物质保障。

四、结语

综上所述，高校档案信息化建设是顺应时势，与时俱进的重要决策，推动高校战略性发展，提升高校信息化水平的关键途径。在当今不断发展的社会之中，高校档案管理工作必须随着信息化技术的不断发展而做出相应的调整，档案信息化建设以用户的需求作为导向，将校园网络作为平台，将档案数字化和电子文件管理作为信息化建设工作的重点，从而促进高校档案事业的发展以及信息资源共享。文章基于高校档案信息化建设的现状问题和工作方向探讨影响高校档案建设的具体因素，提出相应的解决策略和应对方法，加强高校现代档案资源的利用率，积极寻找新时期高校档案信息服务的创新模式，促进高校长久稳定发展。

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（作者单位：宁夏大学国家大学生文化素质教育基地）