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移动互联网时代供电企业档案信息化建设新思路探究

2017-01-09陈通

办公室业务 2016年11期
关键词:档案信息化建设新思路移动互联网

陈通

【摘要】随着社会的不断发展,信息技术呈现飞速发展的趋势,供电企业面临激烈竞争,因此,供电企业需要重视管理模式的创新,加强档案的信息化建设,提高档案管理的效率。

【关键词】 移动互联网;供电企业;档案信息化建设;新思路

信息技术的发展使得供电企业亟须创新,档案管理也面临挑战,因此在互联网时代,要重视开展供电企业档案信息化建设的新思路,有效避免管理中的失误,提高电力服务品质,提升电力企业的竞争实力,实现电力行业的可持续发展。

一、全面分析移动互联网时代供电企业档案信息化建设中的不足

(一)存在信息流通和归档渠道不通畅的问题。在当前供电企业的信息化建设中,信息管理平台缺乏统一性,在一定程度上加大了数据交换的难度,尤其是不同职能部门之间的信息和数据,流通效果不佳,很难实现档案资料的及时归档。如果长时间发生这种情况,不利于供电企业档案管理质量的提升,易造成档案信息缺乏真实性,出现片面性,对整个企业的运营将产生不良影响。

(二)管理模式不当,安全隐患较多。在信息技术的影响下,数字档案增多,但是,这种形式的档案很容易被改变,扩散性较强。在信息化的数字档案中,能够实现载体和信息的分离,在进行档案信息编辑的时候,数据很容易被修改,同时,不留任何痕迹,因此,档案信息的真实性和可靠性很难明确。同时,在信息化建设中,失误不可避免,有可能损坏供电企业的信息数据。除此之外,在数字档案中,档案不受时空限制,电子文档成为主要形式,能够随时进行发送,使得企业信息被泄露的机会增大。

(三)利用效率不高,价值没有得到全面的发挥。在当前的供电企业中,数字档案的价值没有被充分发挥,直接影响档案的利用率。一方面是档案管理人员仍然依赖传统的手工操作,在短时间内很难适应信息环境下的数字化档案管理模式。另外,存在较为繁琐的检索流程,给管理埋下隐患。在数字化档案进行普及的过程中,很多管理人员缺乏对流程和环节的熟悉,直接降低了档案的利用效率。

二、如何促进移动互联网时代供电企业档案信息化建设

(一)重视构建一体化的管理体系。对于供电企业而言,信息管理系统的目的是实现多种业务的综合性管理,在根本上实现企业运行状况的改善,提高管理效率。在供电企业中,业务类型较多,信息管理软件也彰显多样性,很多无法实现兼容。为此,不同部门之间的信息流通存在难度,很难保证全面性,对档案整理和有效利用造成不良影响。因此,为了更好地促进供电企业信息流通,要保证档案归档的及时性,提高档案内容的完整性与真实性,形成一体化的档案管理系统,重视供电系统管理平台的建设,应用具有兼容性的技术,保证业务体系之间的相通性,保证链接的有效性,达到档案资料传递的实时性。同时,在统一化的系统平台下,结合供电企业的实际,进行档案的及时处理,规范流程,明确管理权限,提高档案管理的标准性。

(二)重视档案信息化建设的循序渐进。供电企业的档案信息化建设具有极强的系统性,包含内容较为全面和丰富,因此为了加快供电企业档案的数字化管理进程,除了要建设统一的管理平台之外,还要重视原始和基础数据的扫描,结合企业生产经营,进行全面分析和探索。为此,供电企业需要重视对自身情况的全面了解,以此为依据,对建设方案进行不断优化,保证建设的循序性,强化档案管理。供电企业需要结合企业运行状况,进行数字化建设的强化,使得各个部门的业务处理向着信息化建设方向发展。

(三)重视对档案管理方法的不断优化。为了在根本上强化档案管理的信息化建设,提供数字化档案的利用价值,供电企业需要提升档案的利用效率,优化档案管理的模式。首先,要做好档案的编研工作,增强档案的质量和使用价值。其次,适时进行档案管理成果的展示。将优秀的档案管理案例进行展示,实现多样化的展示方式,将先进的管理模式渗透到工作之中,增强管理人员的管理观念。

(四)加强档案的安全管理。要重视安全管理制度的建立,对规则进行明确,保证档案的管理和使用都有据可查。同时,管理者要重视对各项制度的引导,确保管理制度的切实执行。在数字化档案管理中,需要建立完善的监督部门,深化档案安全管理。另外,还要降低信息泄露的风险,进行加密处理。另外,要做好安全扫描工作,及时进行方案的更新和完善,切实满足供电企业的实际需要。同时,加强监督,确保信息来源的可靠性。为此,要建立跟踪机制,对数据进行分析,保证档案处理的安全状态。对于档案管理,优化备份也十分关键,做好定期管理,有利于提升数据的安全性。借助数据备份,能够防止数据的丢失。

三、结语

综上,在移动互联网时代,供电企业档案信息化建设至关重要,需要不断提升信息技术,优化信息建设的速度,增强数据使用的效率,为企业提供更加高效的数据支持。与此同时,要对档案技术管理模式进行优化和创新,提高档案管理的安全性,在根本上提升档案信息化管理水平。

【参考文献】

[1]马晓丽.电力营销客户档案管理信息系统设计与实现[D].电子科技大学,2013.

[2]李圣鹤.档案信息化建设探析[A].北京中外软信息技术研究院.第三届世纪之星创新教育论坛论文集[C].北京中外软信息技术研究院:,2016:1.

[3]由文香.县供电企业信息化建设评价体系及规范化管理的研究[D].华北电力大学,2012.

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