葛春晖

（上海工商外国职业学院，上海 200000）

1 传统纸质档案的主要弊端

1.1 档案制作繁琐复杂

建立个人档案是一个严肃且复杂的积累过程。一份档案的形成，要经过资料采集，去伪存真、审核把关、分门别类、综合制作等多个环节，档案并不是把原始材料简单地汇总集合。尤其在学生毕业阶段毕业生的档案整合和转移工作面临要求高、时间紧、任务重、涉及面广等主要特点，要耗费大量的人力物力。

1.2 信息采集迟滞落后

在一般情况下，通过学生基本信息登记，只能满足简单的检索要求，无法发挥数字化人工智能、量子信息、大数据、云计算、互联网等优势，失去及时便捷的功能。信息化是迈向智能时代的一个重要环节，以数字化为基础的智能化发展无疑是我们推进学生档案数字化转型的一个有利契机。

1.3 档案传递方式落后

高校毕业生档案传递方式，从最初的机要文件传递发展到了今天用EMS学生档案专递投递。虽然传递主体发生了变化，但经过这几年的实践不难看出：在安全性方面EMS不如投递渠道相对封闭的机要通信，在经济成本上机要通信费用低于EMS；但在便捷程度上两者显然不如智能化的方式。

1.4 材料消耗数字惊人

高校毕业生的档案除了记录在校期间的学习轨迹、奖惩情况、身体状况等，还包含初中、高中阶段的学习情况。一个学生从初中高中到进入大学，每一次身份的变换都要更换一个新的学生档案袋。一个高校在校学生动辄数千上万人，每年要更换的档案袋、封条之类损耗品，单单消耗牛皮纸袋就是一个巨大的数字。……