徐正辉

摘 要：高校档案管理工作是高校教育教学管理中的重要组成部分，随着近些年我国高校教学规模的不断扩大，高校信息化教学改革进程的不断推进，原有的高校档案管理工作已经不能满足高校教学管理相关需求，对高校档案管理人员的素质也提出了更高的要求。本文从多个角度分析了当前高校档案管理人员的素质需要，并针对已经表现出来的问题给出一系列对应的人员素质提升策略，以此来希望高校档案管理工作可以稳步前进。

关键词：高校管理;档案管理;人员素质;方法措施

随着我国整体实力的快速提升，为了保证社会所需要人才的供给平衡，我国高校教学规模也不断扩大，相应的教学改革也在不断深入。高校档案管理作为高校教学管理的重要组成部分，在新时期教学改革的浪潮下也需要做出新的改变，因此对高校档案管理人员的素质提出了更高的要求。高校档案管理涵盖了高校行政、教学、科研、学生、校园建设等多个方面的综合性管理体系，其本身档案管理工作水平的高低从侧面反映出高校本身教学管理水平的优劣。作为档案管理的主要实施人员，其工作人员综合素质的高低直接影响高校档案管理事业的发展。笔者结合多年高校档案管理工作经验，先是分析了提升档案管理人员素质对提高档案管理工作的重要意义，而后分析了当前高校档案管理人员的综合素质现状，最后就体现出的问题提出相应的整改措施，旨在培养更多优秀的档案管理工作人才，全面提升高校档案管理工作质量和效率，构建更加和谐、高效的校园

环境。

一、提高高校档案管理人员素质的重要意义

高校档案管理工作起到使其他工作部门进行有效沟通和联系的作用，是高校教学管理体系中的信息传输通道，因此，保证档案管理工作的高效性是非常有必要的。作为具体工作的实施者，提升档案管理人员的素质对提高高校档案管理工作效率有着非常重要的意义，具体体现为以下几点：

1.提升高校师资力量管理和学生管理效率

档案工作的细致化处理和档案质量的提升，对高校教学管理的健康发展起着非常重要的作用，可以有效推进高校进行各种实验性教学改革。高校档案管理人员所需要具备的素质分为很多方面，在采用多种手段进行培养教育后档案管理人员的综合素质可以得到有效提升，而提升后最为明显的表现就是促进了高校师资管理和学生管理建设，比较突出的体现有教师专业能力、师生的思想政治素养、现代化教学认知等多个方面，极大地促进了高校教学管理的质量和效率。

2.实现高校档案管理的现代化转变

随着现代化信息技术的不断进步，高校档案管理也迎来了信息化改革，因此，档案管理人员也应该不断进行充电学习，尽快地掌握一定的现代化信息技术，学会并利用现代化手段来进行档案管理，以此来提升档案管理的效率和质量。提升档案管理人员的综合素质，其中比较重要的就是提升档案管理人员的现代化科技运用，这在很大程度上推进了档案管理的现代化建设进程，进一步提升了高校现代化整体性教学改革。通过大量的实践证明，将现代化信息技术融入到高校档案管理中可以有效提升档案管理工作的有效性，并极大地节约了档案管理工作的人力、物力，遵循了可持续发展战略的相关理念，使得高校档案管理向着良好的方向大力发展。

3.有效提升高校档案管理工作的效率

毋庸置疑，在提升档案管理人员的综合素质后，无论是员工工作的积极性还是具体的工作能力都有着明显的提升。高校档案管理部门内部各个管理层在快速高效地完成各自的工作后，还可以进行一步做好其他工作上的衔接，并结合实际工作经验进行一定的工作创新，让整个档案管理部门高效且灵活地运转开来，并根据学校的实际需要进行个性化管理制度创新，在档案管理服务上变得更加人性化、合理化和高效化。

二、高校档案管理人员综合素质的现状

随着高校教学规模的不断提升，高校的档案管理水平也在不断的发展，各种新的管理方式和管理技术相继应用其中，有效推进了高校档案管理的发展。但在实际过程中，作为具体工作的执行者，档案管理人员的素质依旧存在很多问题，极大影响了档案管理的有效展开，具体地表现为以下几点：

1.档案管理人员自身政治素养不高，法律意识较为

浅薄

高校档案管理工作需要在一个良好的政治环境下才可以正常地展开，因此，拥有良好的政治素养是高校档案管理人员必须具备的内在需求。作为一名合格的档案管理人员需要在工作中始终保持正确的政治思想，积极的工作态度，严格遵守工作相关的规章制度，保证自身工作的正确性。但在实际工作中，很多档案管理人员自身的政治素养并不是很高，自身的法律意識也比较淡薄，在实际工作中并没有有效的落实相关的工作制度，经常在一些小事上犯错，严重缺乏工作的积极性，极大影响了高校档案管理工作的有效性。因此，高校档案管理人员应该强化自身的政治素养，提升员工的法律规章意识。

2.专业从事档案管理的人才较少，信息技术应用能力有待提升

随着档案管理工作要求的提升，对档案管理人员自身的专业能力有着更高的要求。但在实际工作中，由于高校档案管理工作制度的不完善，各个部门的档案管理人员所负责的业务各不相同，自身的业务素养和能力也不尽相同，加之专职档案管理人员的薪资待遇有限，很少可以招收到档案管理专业毕业的专业人才，使得大部分档案管理人员对自身工作以外的档案管理工作认识不足，严重阻碍高校档案管理工作向着更加专业的方向发展。此外，随着信息技术的不断发展，高校档案管理工作也需要进行信息化改革，但由于档案管理人员自身的专业能力有限，对信息技术的应用尚处于浅表层，并不能熟练的应用相关的信息专业技术，所以，档案管理人员应该不断完善自身的信息技术应用能力，以此来促进高校档案管理工作的有序进行。

3.缺乏专职档案管理员，管理人员流动性大

现如今高校档案管理已经有些跟不上高校自身的发展速度，为了强化高校档案管理工作的质量，学校应该在档案管理上投入更多的人力和物力，除了各种现代化基础设施外，增设专职档案管理人员数量，也是其中较为重要的一项工作。但是，在当前高校档案管理工作中，由于高校自身受人员编制、建设经费的限制，档案管理人员更多的是由其他教师进行兼职，这样使得工作人员对档案管理工作不够上心，很容易在档案管理工作中产生疏忽，降低了档案管理工作的服务性，且因为大部分管理工作人员是兼职的，所以人员工作流动性非常强，这对于档案管理工作的稳定发展造成很大的影响。

4.传统工作效率低下，缺乏工作创新意识

在传统的高校档案管理体系中，档案管理人员的工作环境过于安逸，所有的工作都是一种重复性质的按部就班，时间一长很容易在心理上产生惰性，进而导致档案管理人员的思维固化，丧失工作积极性。另外，随着信息化档案建设管理体系的建成，传统管理人员信息技术能力不足的缺陷凸显出来，因此，为了进一步提升高校档案管理的有效性，高校应该制定完善的工作审核制度，在工作中建立奖惩制度，以此来激发员工的工作积极性，提升员工的工作创新意识。

三、提高高校档案管理人员素质的主要途径

1.构建完善的档案管理体系，建立一个良好的竞争

氛围

传统高校档案管理人员的工作环境相对稳定，工作内容也比较单一，长时间单调重复的劳作很容易使员工产生倦怠感，主要原因还是在于员工在工作中缺少积极的竞争，档案管理各个部门之间也缺少相互对比，整个档案管理体系内部的工作氛围非常沉闷，严重限制了档案管理人员的整体素质。因此，完善档案管理体系，构建一个良好的竞争环境是非常重要的。首先，高校的档案管理部门应该改变内部管理人员对档案管理工作的认识，了解到档案管理工作在高校管理工作中的重要性，端正自身的工作态度。其次，高校档案管理内部应该建立合理的竞争氛围，组织多种工作评比活动，利用丰富的物质奖励来激发档案管理人员积极工作。最后，高校档案管理部门应该结合当前工作的实际情况，重新制定出相关的规章制度和改革措施，让部门内部的竞争理念得到有效实施。

2.提升档案管理人员的政治素养和职业道德

政治素养是每一个档案管理人员都应该具备的基础能力。档案管理工作是辅助高校进行综合管理，其具体的工作性质具有非常强的政治属性，因此，良好的政治素养可以有效提升档案管理人员的工作效率，保证管理人员可以鉴定职业道德素养，使员工遵守国家设立的相关法律法规，对高校管理层下达的各项工作内容可以高效的执行。提升档案管理人员的政治素养应该从以下几点入手：首先，高校档案管理部门应该对员工进行政治考察，通过评测摸底来真实了解员工的政治素养和综合能力，在根据员工的具体情况进行相应的工作整改。其次，强化员工日常的政治教育，定期举办政治强化培训，让员工快速形成正确的政治观念，有效提升自身的政治素养。最后，高校应该树立“爱岗敬业、服务第一”的正确思想，档案管理人员专注自身工作本身，强化自身的工作责任感，提升员工的职业道德水平。

3.鼓励档案管理人员提升自身综合素质

在实际工作中强化档案管理人员在工作中的主观能动性是非常重要的，而想要实现这一目标需要从多个角度努力。首先，应该明确工作改革的正确思路。随着技术的发展与管理内容的变化，档案管理人员的工作内容已经不再仅仅是对文件信息进行整理和保管，更多的是将各部门信息进行有效整合，传统单一的工作方式已经一去不复返，档案管理员工需要发挥创新意识，形成创新理念，在传统工作中寻找新的突破点，以此来提升高校档案管理的工作效率。其次，鼓励员工不断学习新的工作技能。从当前高校档案工作的内容来看，更多的是趋向于一种服务性质的工作，这就需要档案管理人员改变原有的工作形态意识，不断学习新的技能来完善自身的工作，提升档案服务水平，让员工可以在实际工作中变得更加灵活和高效。最后，应该开拓员工的思维。传统的档案管理工作的重复性非常强，员工心理很容易滋生消极情绪，上层的管理者应该认清这一现状，积极地开展新的工作内容，并引导和组织员工进行学习，以此来拓展员工的视野，丰富员工的专业知识，只有这样档案管理人员才可以更好的面对当前严峻的工作新形势，提升高校档案管理工作的质量。

4.强化档案管理人员的服务精神建设

高校档案管理工作主要是服务于教师和学生，这就决定了其工作内容服务性质占据较大一部分。因此，档案管理人员如果缺少了服务精神，则很难将其工作做好，而强化档案管理人员的服务精神则需要从多个方面进行综合考量，具体的应该从以下几个方面入手：

档案管理人员应该建立提供优质服务的意识。高校内部档案管理主要是将学生的个人信息以及各个部门的管理信息进行收集和整合，在这个过程中，档案管理人员需要认真进行工作，并主动地配合档案所需人员，主动地帮助搜集和整理档案信息，要本着为应用者服务的态度和意识，全面提升工作服务意识，提高档案管理工作的工作效率。

档案管理人员应该不断优化自身服务水平。随着高校的快速发展，人们对档案的需求也在发生着转变，作为管理人员应该不断学习新的技能和知识，认真分析应用者的需求倾向，根据具体的需求来对现有的工作内容进行创新整改，让整个档案管理工作变得流畅、自然，实现快速化、个性化、特色化工作方式的转变，有效提升档案管理服务的水平。

档案管理人员应该勤于学习，提升自身创新意识。创新意识在任何工作中都有着非常重要的意义。对着信息化时代的到来，高校档案管理也迎来了信息化转变，传统的档案管理方式已经不能满足当前高校发展的要求，作为具体的工作执行者，档案管理人员也应该在做好本职工作的同时，学习新技能、新方法，与时俱进地不断完善工作内容，以此来适应档案工作的实际需要。为了更好地应对这种转变，档案管理人员应该勤于学习，树立工作创新意识，完善自身的工作形式，摒弃传统过于懒散和安逸的工作态度，在工作中不断进行创新，快速提升档案管理工作的质量。

5.规范相关规章制度，提升档案管理人员的保密意识

保密工作是档案管理工作的核心内容，在高校档案管理工作中提升管理人员的保密意识是非常重要的。首先，高校内部的档案管理体系应该制定一系列相关的规章制度，从制度上来规范档案管理人员的行为，并建立良好的奖惩制度，以此来监督管理人员的日常工作，为档案保密工作建立制度基础。其次，高校档案管理部门应该加强保密意识的宣传，开展各种思想教育活动，将保密意识和职业道德融入到日常工作中，让管理人员认识到自身工作的重要性。最后，培养档案管理人员形成严谨的工作作风，建立工作评比制度，树立工作榜样并给予相应的物质奖励，以此来让员工自发的形成遵规守矩的工作行为态度。

结束语

随着社会的发展，高校招生规模的不断扩大，高校档案管理工作将会变得越来越复杂。为了进一步提升高校档案管理工作质量，促使其可以良性的可持续发展，需要提升档案管理人员的综合素质。为了实现这一目标，高校需要重新构建完善的档案管理体系、规范档案管理相关制度、培养员工的工作积极性、强化员工的爱岗敬业精神，以此来逐渐提升高校档案管理质量，为学校、教师、学生提供更为优质的档案服务。

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（作者单位：天津機电职业技术学院）