规范单位财务档案管理，切实提高财务管理水平策略

2021-03-27刘英杰

中文信息 2021年10期

刘英杰

（通榆县第一医院，吉林通榆 137200）

在经济水平不断发展的时代背景下，档案工作在各行各业的运转过程中均得到了较为广泛的关注。事业单位的财务档案管理不仅仅能够将其经济业务的重要资料充分反映出来，同时也可被视之是事业单位经济发展的重要依据[1]。由此可见，事业单位的财务档案管理对其发展能够起到较为直观的影响。故而相关单位以及工作人员应当加强对单位财务档案管理的探究力度，不断寻求切实可行地提高财务管理水平的方法，为事业单位的长远发展提供保障。

一、财务档案管理概述

1.财务档案管理内容

财务档案管理通常情况下会涉及多方面的内容。事业单位的记账凭证以及会计凭证都可以被视为是单位资金流动的主要凭证。财务档案管理包括事业单位内财物设备软硬件设施，例如数据库、软件管理、系统等。财务档案管理还包括事业单位的具体会计账目，例如固定资产记录以及内部资金流向等[2]。

2.财务档案管理必要性

财务档案管理一直以来都被认为是事业单位财务方面不可或缺的部分，它能够对事业单位原财务资料的整合、具体经济信息进行详细记录，进而能够起到推动事业单位向前发展的作用。进入21世纪以来，人类进入信息化时代，而信息资源则已经成了本时代最为宝贵的财富。财务档案是事业单位经济信息的具体表现，故而其对于事业单位的长远发展具有决定性的作用[3]。如若财务档案管理有条不紊地进行着，则会为事业单位的经济以及财务打下坚实的基础。由此可见，在事业单位发展过程中加强对财务档案管理的重视对于其日后的发展具有较大的意义。除此之外，在事业单位管理层作出重要决策时，仍需以财务档案作为客观依据。因为财务档案会充分体现出事业单位开销重大的经济活动。财务档案往往能够有效分析、归纳、整合事业单位的财务信息，并充分反馈事业单位过往的经济状况[4]。故而将财物档案作为事业单位管理阶层作出重大决策的依据，能够帮助相关管理者提供相应的依据以及借鉴，促进事业单位的不断向好发展。不应忽略的是财务档案还能够被作为事业单位制定预算的基础。有效的财务档案管理能够对事业单位的开源节流起到促进作用。因而只有加强对档案财务管理的重视程度，事业单位才能够实现经济效益的增长。无论事业单位的规模大小，其日常收支以及重大经济活动所需的支出均会在财务档案上充分展现出来。故而无论事业单位是需要进行优化升级，还是改善管理，均不应忽略财务档案管理。

二、事业单位财务档案管理现状

1.未健全财务档案管理制度

通常情况下，事业单位的档案管理人员并未对会计知识进行系统学习，因而也未能掌握全面的会计知识。所以往往并不能对财务管理档案中存在的问题进行及时发现，最终会对财务管理质量产生影响。除此之外，在乡镇的财务档案管理过程中纸质档案更为常见[5]。且由于大部分乡村财务档案均为纸质资料，在记录过程中均采用书写的方式。长此以往，财务数据中的字迹就会出现模糊的现象，进而大大增加财务档案查询过程中出现差错的概率，导致财务档案管理风险加大。

2.财务档案管理技术较为落后

纸质档案管理被认为是最为主要的财务档案管理方式[6]。此前，由于技术的限制，在财务档案管理过程中并未对计算机技术进行应用。这就导致了大部分会计在对财务数据截取时，由于财务管理纸质档案并不全面，进而对财务管理水平的提升起到阻碍作用。财务档案的鉴定、销毁一直以来都被认为是财务档案管理过程中不可或缺的环节。但在该项工作推进过程中，仍旧会出现没有工作人员的情况，进而导致大量的财务档案并没有及时得到销毁。这不仅会使得财务管理工作量大大增加，还会影响财务档案鉴定、销毁工作的顺利实施，最终降低财务经济管理水平。

3.管理人员职业素养有待提升

经过大量的实践研究可以发现，管理人员职业素养是影响财务档案管理的一大因素。部分管理人员在工作过程中未能对财务档案的潜在价值进行正确认知，从而也无法高效地运用该类档案。还存在部分财务档案管理人员未树立责任意识，在实践过程中由于自身专业能力的不足，最终使得财务档案管理工作的质量大大降低。

三、事业单位提高财务管理水平策略

1.建立完善的财务档案管理制度

事业单位应当对财务档案管理工作的重要性进行全面认知，而后以国家相关规定、自身工作需求为依据，制定完善且科学的制度。从而使得工作人员能够在工作过程中依照制度办事，避免出现因制度不健全引发档案管理不到位的问题。在明确的制度下，事业单位内部财务管理得以明确化，相关工作人员也能够不断提升自身的服务意识与工作积极性[7]。相关管理者也应当不断加强执行财务档案管理工作制度的力度，包括档案立卷、归档、调查等工作步骤。在工作过程中，应敦促相关工作人员对财务档案工作制度进行严格遵循。除此之外，还可于单位内部设立相应的监督机构，加大监督力度，保证财务档案管理的顺利进行。

2.加强对管理人员职业素养的培训

为了使得单位财务管理水平不断提升，相关管理人员应当加强对财务档案管理的重视程度。财务档案管理人员在财务档案管理过程中发挥着极为显著的作用。因而相关管理者应当注重对管理人员职业素养的培养。应在部门管理过程中率先将财务档案管理的重要地位突出出来，以确保有关管理规章制度能够得到有效落实。此外，还应定期于单位内对管理人员展开业务培训。通过培训不断提升财务档案管理人员的责任意识与职业技能水平。在培训的过程中也可设置相应的奖惩制度，以起到对财务档案管理人员敦促的作用。通过这样的方式，既能够为事业单位财务档案管理提供智力保障，也能够促使事业单位财务档案管理趋于规范化。

3.转变管理理念

科学的财务管理能够促进事业单位的长远发展。所以事业单位档案管理人员应当对财务档案管理的重要性进行深刻认知，并在自身工作过程中不断强化财务档案管理。档案管理人员应当对自身管理理念进行积极转变，从思想层面重视财务档案管理。思想往往会先于行动，故而在思想层面对财务档案管理工作加以重视能够使其在实践中得到更为有效的落实。保管重档案，利用轻档案一直以来都是档案管理员在财务管理过程中所秉持的管理理念。但随着时代的发展，上述管理理念俨然已经无法对现实的工作需求进行满足，档案管理者也应适时做出相应改变。将档案利用至现实工作中是财务档案管理过程中的一大环节。只有这样，才能使得档案的作用与价值得到充分发挥。由此可见，档案管理人员进行思想上的转变已经成为大势所趋。档案管理人员应当对档案的方向与利用价值进行明确，并不断借鉴与学习较为先进的财务档案管理手段，而后将其与单位现实发展情况相结合，不断进行创新，为单位的转型升级提供强有力的保障。

4.加强对信息技术的利用

信息化已经成了未来时代发展的趋势。如若事业单位的档案管理工作想要对现代化的发展需求进行满足，管理者应当使得更多的现代化技术应用其中。并且也应当将信息化技术更为全面的渗透至现实的财务档案管理工作实践当中，进而从本质上使得财务管理水平增强。事业单位应当加强对财务档案管理工作人员的信息技术水平与意识的培养，使其能够对先进信息技术的应用手段进行准确掌握，并在财务档案管理过程中将技术手段应用其中，以此来不断提升工作效率、质量。除此之外，相关部门还应当以现阶段财务档案管理的实际要求为出发点，不断改善与优化财务档案管理工作过程中的网络设施，最终对财务档案管理信息化发展的现实需求进行满足。

5.增加对财务档案管理部门的经济投入

单位应当增加对财务档案管理部门的相关设施经费投入，例如场地、设备等，进而保证工作人员在开展工作时其所用到的设施均能够合乎规定标准。除此之外，单位还应当在年度经费预算中纳入财务档案管理所需要的经费，以确保在推进财务档案管理工作时经费充足。无论单位规模大小，均需要对财务档案管理部门的经费问题给予高度重视。且当出现财务档案管理工作人员离职、入职的情况时，应当保证财务档案的管理与交接工作可得到有效落实，避免因人员流动出现财务档案丢失的情况。