孙莉莉

（烟台市自然资源和不动产登记中心，山东 烟台 264000）

一、档案信息化建设概述

档案信息化建设的第一个要务是尽快建立与新时代国有企业改革发展相匹配的档案管理信息系统。信息化建设的前期，企业已经分别建立了档案管理信息系统，它管理的更多的是纸质载体档案数字化后所形成的档案资料信息，并没有形成固定的档案资料收集、归档业务流程；它无法实现档案管理信息系统与各业务系统的对接，无法完成各业务系统产生的电子文件的直接归档。前期档案管理信息系统的搭建大多数采用的是非模块化设计，导致后期系统扩展升级基本无法实现，需要重新建立新的档案管理信息系统，这不仅造成资源的浪费，还需要投入大量的人力、物力和资金，而且数据迁移存在较大风险。档案信息化建设的第二个要务是尽快建立企业统一的电子文件和电子档案管理制度和标准。信息化建设前期企业陆续建立了多个业务信息系统，并且分别由不同的单位建设，系统建成运行后所形成的路径、数据、电子文件等标准、格式完全不同，根本无法满足档案管理信息系统的要求，无法达到电子文件归档和电子档案管理规范，形成了多个数据孤岛。为适应企业长期发展的需要，应尽快制定唯一、通用的企业电子文件、电子档案的管理标准，建立企业级档案资源池，将企业所有业务信息系统产生的电子文件实行标准化管理，对所有电子文件和电子档案实现集中统一管理和利用，为企业后期的大数据运用创造条件。档案信息化建设的第三个要务是尽快完成企业馆藏档案的数字化工作。部分企业自90年代中后期开始陆续开展档案数字化工作，大部分企业都是自行组织，使用的是非专业的数字化设备和人员，档案数字化工作质量无法得到有效保证，部分前期已经完成的数字化档案资源在后期的使用上也存在较大的风险。新时代企业档案资源缺少任何一部分，都将使企业档案资源的利用价值大大降低。为有效解决这一矛盾，建议通过数字化外包方式，尽快完成存量档案数字化工作，进一步提升数字化档案的质量，提高存量档案的数字化率。档案信息化建设的第四个要务是尽快建立企业电子文件和电子档案共享服务平台。新时代企业档案资源正逐步实现互联互通，所有档案资源将最终统一汇聚到企业档案资源池。推进文字识别和语音识别等技术手段，将使档案资源细化到最小颗粒度，档案利用将更具针对性，更加精准高效，企业档案资源的价值将实现更加全面、充分的展现。通过建立共享服务平台，运用移动通信、信息等技术，实现企业档案资源跨地域、跨企业、跨部门的综合利用[1]。

二、目前档案信息化建设存在的问题

1.信息化建设意识欠缺

在信息化时代，部分档案管理工作者对现代信息技术发展没有正确认知，部分档案管理者的思想相对传统，面对档案信息化建设加收程度有限，这样就降低了档案管理工作者在工作上的质量和效率。

2.档案管理方式、形式相对落后

目前，档案管理形式相对落后，部分管理部门还在使用纸质档案管理方式，不能将现代化科技较大程度的利用，无法确保档案的安全性。例如搬移资料，将部分资料丢失或者资料保存时间较长已经存在误差，或者资料老化等现象。

3.不同部门对档案管理存在差异

不同区域的发展有一定的差别，档案信息管理也受到影响，比如部分城市发展速度较慢，受经济影响较大，部分地区还在使用单机对档案进行管理，降低档案管理水平，不能实施资源共享，导致为民办事效率也随之降低。

4.对档案信息化缺乏正确的认识

在信息社会，对于公务的处理、合同方面的管理以及记账等较多的管理方式在大家的视野中呈现，这样传统的档案管理方式无法满足需要。对于这样的情况，还是需要积极改变传统的管理方式，引导工作人员对档案管理的高度重视。但部分档案管理人员未能重视档案的管理，还停留在档案管理工作的传统方式，降低了对档案管理的效果。

5.对于档案信息管理的专业人才相对缺乏

档案管理工作中，对工作人员有较高的要求，要想做好档案管理工作，工作人员还要有较硬的技术能力。但是在实际工作中，还缺乏这样的专业管理工作人员，无法有效开展工作[3]。

三、推进档案工作信息化建设的有效对策

1.拟定完善的档案信息化建设计划

对档案工作展开信息化建设，能够为档案管理工作效率的提升奠定一个良好的基础。首先政府部门应当以实际情况作为出发点来开展有关的信息化建设协调工作，并且进行一个总体计划布局，以切实提升档案信息化建设的速度与效率。除此之外，相关部门还应当加强和档案馆间的交流与沟通，防止档案馆中出现刻板施行状况的出现，影响对实现档案管理工作信息化建设的整体布局。同时，各个档案馆在逐渐展开信息化建设的进程中，应当高度重视有关部门的意见和具体情况之间的联系，真正做到符合当前信息化的建设需求。档案馆在开展信息化建设的进程中，还应当贯彻施行科学发展理念，确保和政府有关部门间的有效沟通，并将其作为出发点和一部分信息化建设较为完善的档案馆展开密切的交流。而针对一部分信息化建设较为落后的档案馆，则应吸收其他档案馆的优质经验，积极改进与完善，如此才能对档案馆信息化建设起到相应的帮助，为接下来档案管理工作的有效展开奠定良好的基础。

2.推进文档一体化管理

以往的档案管理工作主要是以分离式管理形式展开。但是根据如今的具体情况，这一档案管理形式已经无法满足现今工作的要求。在传统档案管理模式下，档案管理和文档管理之间实际上是互不影响且互相脱离的状态，这种档案管理形式的主要不足体现在：常常会造成档案管理工作重复进行的状况，这会使整个档案管理工作出现大量的人力、物力的浪费。因此，依据信息化创新建设的发展需求，通过档案信息化建设持续推进文档一体化管理则成为关键所在。其中，应当将文档一体化管理作为档案信息化建设的关键工作来开展。在此过程中，档案馆可以通过计算机技术真正实现档案管理及文档管理的云端储存，继而再安排档案管理人员凭借信息化储存真正完成档案一体化管理。

3.借助信息软件形成特色档案管理

通过大量的实践证明，综合档案管理系统非常有利于对一部分具备特色的数据档案展开管理。在具体操作过程中，相关人员可以依据信息档案的具体情况构建特色电子档案索引目录数据库，并将一部分符合有关要求的档案数据加入数据库中。而且在将录入到数据信息库展开云储存时，档案馆可以运用计算机信息技术，方便档案馆工作人员对这部分数据展开查询。如此既有利于对重要的档案信息进行保管，又可以有效提高档案馆工作人员的整体工作效率。而且通过这种信息化的档案管理形式，还可以全方位推进档案管理信息化建设的进度，有效减少人力资源的浪费，从而让档案管理工作能够有效地展开。

4.丰富档案管理方法

在档案管理中，资料收集是一个重要的基础环节，在这样的情况下，信息化建设要做到紧密连接，确保每项档案工作能完整、准确收集。进入信息时代，单位因为资料繁多、有大量的数据，但是因为档案资料牵扯到的环节较多，档案储存还存在一定差异，这就要求档案管理人员对档案进行分类管理，确保后期使用资料的准确和快捷，提高档案资料的利用率[3]。

5.档案人才队伍建设

《规划》指出“加快推进档案人才队伍培养，提升档案智力支撑能力”。档案工作是国有企业管理工作中的一项专业性强、涉及多学科的、基础性的管理工作，档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和编研等工作离不开档案管理人才队伍，档案信息化建设更加离不开高素质、复合型的档案专业人才队伍。随着新时代国有企业的数字化转型，档案工作的前端控制、全生命周期管理、知识管理对现行企业档案管理模式产生了深刻的影响，企业档案工作所面临的管理难度与日俱增，档案管理手段日新月异，需要我们了解掌握的各专业知识门类繁多。面对机遇和挑战，唯有建立一只政治素质好、勇于创新、敢于担当、知识结构丰富的复合型档案人才队伍，才能为企业档案工作的持续发展增添不竭的动力。一是要加强政治能力建设，着力提高档案管理人才队伍的政治判断力、政治领悟力、政治执行力；二是积极引进档案、计算机、信息技术等专业人才，同时还要注重企业内部专兼职档案人员的培养；三是要积极组织企业专兼职档案人员深入学习档案法律法规、标准规范，要讲清讲明新时代档案事业发展的新趋势、新动向，要尽可能多创造机会让档案管理人员参加计算机、信息技术等方面的专业知识培训，丰富档案管理人员的知识储备。四是要为企业专兼职档案管理人员搭建平台，帮助他们做好职业发展规划，要让他们学有所成、学有所用，提升专兼职档案管理人员的获得感、归属感、成就感和幸福感[4]。

结语

综上所述，在如今信息化时代背景下，不仅需要高度注重单位经济结构的有效改革，还应当高度重视档案管理工作形式的创新。在档案管理工作中大力推进信息化建设，可以有效提升档案信息管理工作的整体效率，同时还能够全方面提升档案管理工作的可靠性、安全性。因此，应当加快档案管理工作的信息化建设力度，实现科学、合理的档案管理。