杨闫慧杰

摘要：时代发展日新月异，如何在大数据背景下转变管理思路，寻求现代企业档案资源的信息化建设与发展，是每一位档案工作者面临的考验。本文通过分析企业档案管理信息化建设的意义，结合当前企业档案信息化建设与管理面临的困难，进而探寻企业档案信息化管理转型发展的有效策略。

关键词：大数据;档案;信息管理;

企业档案作为企业历史发展的见证者，是一种宝贵的信息资源。对企业经营管理具有重要的支撑作用。大数据技术跨越式发展，档案管理作为现代企业发展的有力支撑，需转变管理模式，加强档案管理信息化建设，以适应蓬勃发展的市场经济。

企业档案信息化建设与管理的重要意义

提升档案管理工作质量与效率

大数据背景下，对企业档案进行信息化建设能够更高效的处理企业运营所需的信息数据，提升工作效率和管理成效。相较于传统以纸质载体为媒介的档案管理模式，对档案资源进行信息化加工与管理，将纸质档案转化成电子档案，及时存储在网络系统中，通过档案信息管理系统，对档案信息进行快速、识别、提取、分析，能够极大减轻人员工作负担，提高档案管理工作的质量和效率，进而为企业创造更多的价值。

促进档案资源整合、利用与共享

企业档案资源是企业资源的重要组成部分，对企业档案资源进行信息化处理，能够实现档案资源的整合与共享。通过扫描、微缩等方式，将纸质档案进行数字化加工，转化为信息资源，改变原本纸质档案庞大、分散的状况。构建档案信息数据库，将数据共享至信息数据库，对档案信息资源加工。针对不同部门的业务需求，明确员工的知悉范围，有针对性的开设权限，简化档案借阅和档案工作流程，实现企业档案资源的共享，使企业档案最大效益的发挥其价值。

提高企业经营水平，增强企业市场竞争力

企业档案承载着经营发展脉络。提升企业档案信息化管理水平，可以及时、有效收集生产经营所需的信息，为企业的改革和发展提供经验借鉴。利用企业档案信息化管理方式，更加快速的提取有效信息，能够规避生产运营过程中可能存在的技术风险和管理漏洞，帮助企业决策者及时掌握公司生产运营的状况，为企业创造更多的经济收益。

二、企业档案信息化建设与管理面临的困境

（一）信息技术配置落后，资金技术支持不足

大数据背景下，先进计算机设备是提升企业档案信息化技术水平的基础。档案数字化加工需要现代化的扫描设备，档案数字化管理需要软硬件设备的及时更新和采购。一方面，原有的档案管理设备可能存在芯片处理速度缓慢、存储空间不足等问题，这些状况影响着档案系统的运行效率。另一方面，需要购买或研发适合企业发展的软件系统，对系统进行定期升级，对数据信息进行定期备份，使企业档案管理系统的数据始终处于安全可靠的运行环境中。但档案部门在企业的运转中，并不能直接创造经济价值，缺乏相应的资金和技术支撑，制约着档案部门的改革与发展。

（二）部门相对孤立，缺乏科学合理的规划指导

企业档案的信息化建设不是一朝一夕能够完成的，更不是一个部门能够独立操作的，需要各业务部门之间的通力合作，将各部门的具体业务细化到企业的规章流程中，明确责任主体，合力推进企业档案信息化建设。缺乏规划意识，盲目开展企业档案信息化建设，片面的将档案信息化理解为网络化管理，不考虑软件系统与企业发展是否协调，也不考虑各业务系统与档案系统的接口处理，容易导致大量的数据资料无法及时上传与转化，只能依靠档案管理人员重新进行手工录入。档案部门缺乏对其他业务部门归档资料的及时监督，档案部门未能及时参与项目自立项至验收的关键节点，在项目资料的审核中缺乏话语权，未能将档案收集工作前置，很容易造成重要档案资料的缺失，使档案收集工作无法顺利开展。

（三）档案数据安全问题面临挑战

在现代信息化建设中，海量的数据信息资源流转于企业的各业务系统，档案数据的安全问题是电子档案的第一条防线。档案数据的管理需要确保对电子档案安全性进行检测。电子档案安全性检测包含信息包安全检测、归档载体安全性检测及归档过程安全性检测。信息包安全检测主要是检测档案是否感染病毒;归档载体安全检测主要是检测是否有非归档文档及读写的速度、外观、质量;归档过程安全性检测是检测电子档案在归档过程中是否安全。考虑到大数据技术运用中的安全隐患问题，要在安全保障下开展档案管理信息化建设。从技术层面确保各业务系统内的档案信息资源安全，也是当前企业档案管理面临的一项挑战。

三、企业档案信息化管理转型建设策略分析

（一）明确归档接口的业务需求，提升归档文件质量

归档接口作为业务系统和档案系统的连接纽带，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。公司各业务系统内生成的电子数据转换成档案文件之前，需要明确电子文档的归档要求，包括格式、大小、主题、主要归档字段等。从收集工作的前端明确归档文件要求，能够更准确的在系统内抓取有用信息，提高归档资料的质量和归档效率，化档案收集工作由被动为主动。同时，常规的数据接口因不能检测数据是否正常，需要在归档接口中加入“四性”检测。在文件由业务系统向档案系统转换的过程中，设立中间库，电子档案归档系统将数据传送到中间库时，接口可以采集到中间库的数据，并对中间库数据进行“四性检测”，及时反馈检测结果，最终按系统要求将归档文件存储于中间库，对信息采集失败的数据，及时反馈并重新归档。

重视对电子档案进行“四性检测”

“四性”是指文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。为保证后续电子文件的有效性，提高电子文件的归档质量，“四性检测”十分必要。电子文件档案的真实性检测是保障电子档案归档质量的重要方面，电子文件档案归档的真实性检测，一方面要检查元数据和归档文件数据是否关联，存储位置和实际元数据存储位置是否一致;另一方面要看数据类型与长度、格式是否符合规定要求。可用性检测包含元数据可用性检测、目录可用性检测、内容可用性检测、信息包可用性检测、电子档案软硬件环境检测。其中要检测电子档案中的数据存放信息是否能够正常解析、读取;归档文件是否可以正常打开，归档文件是否加密、压缩，以及归档文件中的软硬件环境是否符合要求。电子文件归档的完整性检测则要考虑到对数据总量的检测、元数据完整性的检测、电子文件内容完整性的检测以及电子文件归档信息完整性的检测。

建立健全档案信息化管理制度及标准

档案信息化资源要想做到規范化管理，既需要国家层面出台相应的法律法规，从顶层设计上规范档案信息资源，同时也需要行业和企业制定相应的标准，使企业的电子档案管理做到有据可依。2021年修订实施的新《档案法》，从顶层设计的层面，将档案的信息资源纳入档案事业发展的整体规划。加快企业的档案信息化管理，一方面，应围绕日常的档案工作，完善企业规章制度，分环节细化档案信息管理工作，不断在工作实践中优化档案收集、整理、利用等关键环节的网上流程。另一方面，设置档案信息查阅、共享、移交等工作的管理制度，使档案信息化管理工作有章可循。除此之外，要全面提升制度执行的督管力度，切实将标准制度落实到位。让企业在合法合规的框架下开展档案管理信息化建设，以制度方式提升档案管理信息化建设水平。

参考文献

于海洋.基于大数据时代的企业档案信息化转型目标和策略.[J].黑龙江档案.2021（5）.

姜启洋.企业档案信息化建设的问题与对策.[J].兰台内外.2019（24）.