李恕

一、文件连续体理论在企业管理系统中的体现

目前企业内较为常见的档案管理系统主要是针对文件归档后档案的储存、查找、利用来设计的，属于独立的文件归档后档案管理系统。而文件连续体理论认为文件的运动是一个连续的过程，虽然文件的内容和结构是固定的，但从文件形成的背景来看，文件始终处于生成的过程中。文件连续体理论概念中模糊了文件与档案的界限，强调“文件——档案”的全程连续管理，企业使用单一的档案管理系统虽然可以有效管理归档后档案，但无法对归档前文件也一并进行统一管理，企业想依照文件连续体理论做到文件全程管控，需要将原先独立的档案管理系统与企业办公系统配合使用，让档案管理人员介入到企业办公系统文件流转过程中去，企业运营过程中产生的各种文件在档案管理人员的监督下先在企业办公系统中生成，再与档案管理系统衔接，也就是运用“企业办公系统（归档前）+档案管理系统（归档后）”的档案全程管理模式，这样才能做到对企业运转过程中产生的所有文件进行全方位的有效管控。

归档前企业办公系统经历了由办公自动化系统向协同管理系统的更替，原本的以“OA”为主的办公自动化系统是比较传统的办公工具，主要专注于纸质文件电子化，是将线下办公转成线上数字化辦公的系统，并不能体现文件连续体理论连贯统一的管理要求，虽今仍被一些中小型企业使用但未来会逐渐被协同管理系统所取代。……