基于“简道云”+企业微信平台搭建院系级信息化管理平台的探索与实践

2021-02-28孔海涛

电脑知识与技术 2021年35期

孔海涛

摘要：目前，各大高校普遍建立了成熟的校级信息化管理平台，但在二级院系层面，信息化管理平台的建设仍处于探索阶段。该文针对二级院系管理的现状以及存在的问题，探讨了“简道云”+企业微信搭建院系级信息化管理平台的可行性及优势，并将其应用到二级院系的管理实践中。结果证明，该方案有助于降低管理人员的工作强度，规范和简化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率和质量。

关键词：简道云;企业微信;二级学院;信息化管理平台

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）35-0058-03

伴随着大数据和“互联网+”时代的来临，信息化管理成为势在必行的一场管理手段的革命，迅速升入社会的各个领域和阶层。目前，国内高校大都建立了校级层面的信息化管理平台，这些平台一般较为完善，也发挥了其应有的作用。但其功能的重心大多都集中在校级层面，服务的重点也集中在学校的职能部门，如人事处、科研处、教务处、财务处等。随着高校二级管理的深入，管理重心的下移，二级院系的管理工作范畴不断扩大，涉及面越来越宽，所需处理的信息日益复杂。而各个二级院系的管理工作具有明显的学科和专业特色，无法在校级信息化平台上进行统一管理。因此，有必要对高校二级院系的信息化管理平台建设进行探索。

1 二级院系信息化管理的现状

受财力、人力、技术力量限制，目前大多数高校的二级院系均无法自主开发专用的信息化管理平台。院系内部信息的发布、收集、共享仍然通过网站通知公告、QQ 群消息、电子邮件、电话通知等传统方式实现;数据的汇总、分析、处理通常由教学管理人员通过单机版Excel人工完成;文件流转、业务审批通常采用纸质文件流转的方式。这必然会带来管理成本高、效率低、管理不规范等问题。

2 二级院系信息化管理需解决的问题

2.1 日常管理中数据填报、收集、汇总工作量大且效率低

院系的日常管理工作中，涉及大量数据的填报、收集和汇总。由于缺少统一的网络数据管理平台，目前多数院系日常数据的填报、收集和汇总仍采用Office软件+QQ的模式来完成。由于Office软件是一款 PC 端单机软件，难以实现数据快速整合和实时分析，汇总和核对工作一般由管理人员手工完成，费时费力且效率低。

虽然微软、金山、腾讯等公司近年来都推出了在线共享文档，可以多用户编辑Word或Excel文档，但是无法实现字段的权限设置，不适用于重要数据的填写和汇总。

2.2 文件流转、业务审批低效且不规范

院系内部文件流转、业务审批大多仍采用纸质文件流转和邮件（或QQ）流转两种方式进行。前者流程规范，但流转效率低，且对各级管理人员工作地点、时间有较大的限制;后者突破空间限制，但流转过程不能实时记录，且无法记录审批痕迹，流转程序易产生混乱，不适合重要文件流转和业务审批。

2.3 高值信息难以实现精准推送

管理过程中产生的信息只有及时达至相关责任人，才是有效的信息，而传统的信息推送方式难以实现精准推送。以实训室日常检查为例，每次检查后，管理人员会将实训室检查的结果汇总后发布在QQ群或者部门网站，存在问题的实训室管理员有可能会因为QQ群、网站信息过多而错过此条信息，导致检查实效大打折扣。

2.4 移动办公支撑较差

随着我国5G网络的深度覆盖和智能终端的不断普及，人们更倾向于随时随地地移动办公，而传统的信息管理系统对电脑的依赖程度较高，对智能终端的移动办公兼容性并不高。

2.5 缺少安全可靠、便捷的网络资料库

近年来，二级院系越来越重视电子档案信息的保存。但是教学管理人员的工作大部分都在各自的电脑上单独完成，其工作产生的有用数据多以Word或Excel电子文档的形式零散存储在个人电脑上，即便是需集中保存的重要文档，通常也是保存在院系档案管理人员的个人电脑上。这种方式容易造成数据丢失，安全性比较差，且管理查询效率低，难以实现资源共享。

2.6 开发专用信息化管理平台成本高

经过多方询价，开发一套专用的院系级信息化管理平台至少需要几十万元，开发周期长，运行维护成本高。且专用信息化管理平台可扩展性较差，每次功能升级都需要花费资金，投入与产出不成正比。

3 “简道云”+企业微信搭建院系级信息化管理平臺的可行性及优势

3.1 “简道云”与企业微信介绍

“简道云”是一款基于公有云的SaaS企业应用搭建平台，基于类Excel的表单功能，实现数据的获取、分析、展示。主要包含自定义在线表单、在线流程引擎、数据分析仪表盘、知识库等功能模块。用户不需要任何编程基础，即可设计符合自身需求的应用，具有零编码、可定制、使用门槛低等特点。

企业微信是一款企业通讯与办公工具，具有与微信一致的沟通体验，支持多终端登录。企业微信集成了包括“简道云”在内的各类应用。企业微信号绑定“简道云”企业账号后，用户可在企业微信中使用“简道云”应用，进而实现信息的及时推送、收集、录入以及移动获取。

3.2 “简道云”+企业微信搭建院系级信息化管理平台的可行性

1）功能丰富，符合院系管理需求

简道云及企业微信提供的在线表单、流程管理、数据分析仪表盘、知识库、消息推送等功能，覆盖了院系级信息化管理的绝大部分需求。

2）开发技术门槛低

“简道云”所有的应用开发（即在线表单、流程等））不需要专业的编程技术，没有任何编程基础的教学管理人员也可根据业务需求开发不同的应用，操作简单方便，极大降低了平台开发的技术门槛。

3）经济成本低

以100名教职工、2000名学生规模的院系为例，“简道云”平台每年的使用费不足6000元，在院系财力承受范围之内。此外，“简道云”中所有应用设计及维护均由院系教学管理人员自行完成，不产生额外费用。

3.3 “简道云”+企业微信搭建院系级信息化管理平台的优势

1）高效的数据采集功能，解放管理者精力

借助“简道云”在线表单功能，管理人员可快速便捷地实现日常数据的填报、收集、汇总、分析。以教师科研工作量统计为例，管理人员只需要根据科研工作量申报模表设计在线表单，设置各个字段的权限。教师登录系统填写本人数据后，系统实时生成汇总数据，并根据需求显示院系科研数据的分析报表。数据填报发起、新增数据、异常数据返回修改等节点还可以设置企业微信提醒。借助这些功能，使教学管理人员从电话通知、数据统计等繁杂事务中彻底解脱出来，将更多精力投入到改进管理方法、提高管理效率的思考中去，从而提升院系整体管理水平。

2）强大的用户权限管理功能，确保数据安全

不同于微软、WPS、腾讯的在线文档，“简道云”在线表单的用户权限设置功能更为丰富，管理员可以根据不同的用户群体，对表单中的字段设置不同的权限等级，从而保证了数据的安全。如在填报涉及个人隐私的数据时，通过用户权限设置，使得填报人只能填报和修改本人数据，而无权查看他人数据，有效避免了敏感数据的泄露。

3）灵活的在线流程设计，改变院系审批效率低的现状

通过“简道云”在线流程引擎，管理人员可以根据院系的业务灵活定义各类文件流转、业务审批流程，流程流转规则可根据院系实际情况自由设定。各个流程节点的审批人不受空间限制，可实时在企业微信中进行审批，系统自动保留审批记录。对于重要的业务审批，还可以通过设置电子签名来提高审批流程的规范性和安全性。适用于各类院系级的项目申报、文件流转、业务审批等。

4）云端数据库为院系建立安全可靠的资料库

“简道云”数据收集、存储、调用均在云端服务器进行，相比于本地服务器，云端服务器更安全可靠。丰富的查询功能让资料的查询、调用变得更加便捷。

5）精准的信息推送，让管理更加有效

“简道云”中所有“应用”中均设置了消息推送功能，管理人员通过自定义消息推送条件和对象，可将相关信息及时精准地推送到指定人员的企业微信，从而让管理更加有效。

6）自主定制 “应用”的模式，更加适应院系管理改革创新需要

“简道云”中所有“应用”均由院系教学管理人员自行设计，可随时修改，随时扩充。与专用管理平台相比，具有更多的灵活性和可拓展性，更加适应院系管理不断改革创新的需要。另外，设计和完善“应用”的过程也能促使教学管理人员思考改进业务流程，创新工作思路。

4 “简道云”+企业微信搭建院系信息化管理平台的实践

常州信息职业技术学院电子工程学院管理团队自2019年开始尝试采用“简道云”+企业微信搭建二级学院信息化管理平台，以填补校级信息化平台在二级学院内部管理上的不足。经过2年多的持续建设，初步建成模块和功能均较为齐全的院系级信息化管理平台。目前平台使用总人数已达5169人，数据总量21.1万条，为二级学院信息化管理发挥了重要的作用。

4.1 平台的主要模块

基础信息模块：包括学生、教师、宿舍、实训室等基本信息。该模块为其他模块应用设计提供基础数据，同时也具备二级学院基础信息资料库功能。

行政管理模块：包括部门公章使用审批、新闻报道审批、公务出差审批，办公用品管理、会议管理（会议室信息维护、会议室申请、会议签到）、工作计划填报等应用。

教学管理模块：包括调停课审批、公开课申报、毕业设计选题流程、毕业设计资料库、课堂教学异常反馈、教学信息员信息采集、课堂考勤等应用。

实训室管理模塊：包括实训室台账登记、资产台账登记、耗材台账登记、耗材采购审批、设备借用审批、设备维修审批、实训室日常检查及反馈、实训室建设申报、实训室开放申请等应用。

学生工作模块：包括学生信息日报、请假审批、活动考勤、离校审批、公寓检查系统、防疫信息采集等应用。

科研模块：包括科研信息采集、科研数据仪表盘、院系级科研项目申报等应用。

就业模块：包括招聘会企业报名、学生签到、企业问卷调查、招聘会进度仪表盘等应用。

培训工作模块：包括培训报名系统、项目满意度调查、培训签到、培训资料库等应用。

师资工作模块：包括院系级师资项目申报、教学人员综合绩效奖励分申报审批、行政管理人员绩效考核等应用。

4.2 各模块的主要功能

信息采集：用户可通过PC端网页界面或手机端企业微信完成各类信息的采集，包括文本、照片、文档等。