李成志

摘要：随着我国进入信息化时代，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。我国传统的档案管理工作，无论是在效率上，还是在效果上都已经无法适应时代的新要求。要完成新形势对档案管理提出的要求，需要加强信息化管理理念，努力提升档案管理科学化水平，完善档案管理体制机制，优化创新服务体系，形成档案管理信息化建设体系。

关键词：档案管理;管理理念;主要问题;对策;

1做好档案管理信息化建设的重要性

1.1信息化建设是实现档案管理现代化的需要

档案管理工作不仅仅是单纯的管理，更包含着档案信息服务，但传统的档案管理服务只是停留在档案的调阅和保存上，没有将档案服务理念贯穿于整个管理工作中。新时代档案管理者应抓住时代发展的机遇，迎接信息技术的挑战，积极引进新的档案管理技术和方法，优化管理流程，将新型科学技术融入档案管理工作中，帮助寻找一条新的发展途径，确保完成档案信息化建设，实现档案管理现代化，提高档案管理效率和效果。

1.2信息化建设有利于提高档案工作质量

档案信息化具有以下优势：一是信息化档案具有及时性、便捷性和网络性，档案信息一旦录入到计算机内，可以共享、打印、反复利用，节省档案管理的劳动成本，有效提高相关业务部门的工作效率。二是由于档案通常需要反复查阅，这样就不可避免地会使档案破损或遗失，然而档案信息化管理查借阅可在内部网络上完成，能够提高档案管理工作效率，减少不必要的工作。三是传统的纸质档案的保存会受到环境的影响，尤其对于那些内容至关重要的档案，能够使档案长期保存而没有发生损坏或遗失最为重要。而信息化档案易存储、省空间、不易丢失，为档案管理安全性提供了保障。

2新形势下档案管理工作存在的主要问题

2.1档案管理的信息化建设不足

一是传统的纸质档案能够整理转化为电子档案;二是要建立规范的电子档案管理制度。首先，对于传统的纸质档案的电子转换，需要很大的工作量。尤其是发展时间较长的企业，传统的纸质档案内容十分丰富，时间历程也较久远。因此，一些企业可能会对这项档案整理工作没有引起重视，没有投入一定的人力来实现电子信息档案的整理工作。只是选取了某个时间段之后，或者是某个类别的档案来进行电子档案的整理和归档。这就产生了一定的弊端，在进行档案整理或者数据分析中，单纯进行电子档案的分析，就显得不够准确，大部分档案和数据因为没有录入数据库，而失去了自身的价值。其次，对于电子信息档案管理制度的建立和规范实施，在某些事项中还存在一定的疏漏。比如，在一些重要的人事档案管理中，有些普通和常用的信息并没有进行公开，在查阅信息的过程中，需要通过档案管理人员才能够进行检索，增加了档案管理人员的工作量。

2.2档案管理的体制较为陈旧

在信息时代，档案管理体制已经表现出很大的缺陷。首先，当下的档案管理工作体制，都是计划经济时期建立起来，具有很大的党政机关的档案管理色彩。主要表现在分支机构和人员数量众多、对于档案信息过于敏感、档案管理的手续和流程十分复杂等。其次，随著市场经济的发展，企业的生产和服务都发生了很大的变化，已经逐步向现代企业的模式过渡。企业的档案管理工作已经与企业的自身发展不相符，档案管理工作已经跟不上企业与时代发展的潮流。另外，信息网络的普及，使得信息呈现大爆发的状态，传统的档案管理工作已经无法进行有效的处理。而落后陈旧的档案管理体制，对于信息网络的发展所带来的信息传播、存储等的变化，没有及时进行有效的对接，使得众多信息没有进行归档。尤其是在职工信息的管理中，存在着很大的缺陷。职工在入职、离职等环节中，会涉及自身档案的转接问题，落后的档案管理制度，使得职工在处理个人档案的过程十分繁琐，对职工造成很大的困难。

2.3档案管理的人员信息化水平不高

企业的档案管理工作是行政管理的一部分，相比于一线的技术和管理人员来说，在人员安排上有大的随意性。首先，档案管理工作人员缺乏专业性，有许多档案管理人员都是其他岗位人员转岗而来，从事一些简单的档案整理和行政管理工作。这些人员大都缺乏专业的档案管理技术和经验，也缺乏档案管理信息技术的基本能力。其次，档案管理人员在信息化的建设上不够积极，没有认识到档案管理信息化的重要性。尤其是面对大量复杂的传统档案整理工作，缺乏一定的动力。另外，档案管理人员在信息化的建设和服务上不够专业。一方面档案管理人员缺乏信息技术的相关能力，对于现代化的电子办公系统和软件缺乏良好的应用能力。另一方面在进行档案管理服务上，没有借助信息网络来提升档案管理及服务的质量，使得信息网络的应用只是增加了档案管理的工作量，没有展现出应用的效果。

3加强档案管理发展对策与建议

3.1强化档案管理意识

推进档案管理工作改革和档案信息化建设，档案部门的领导要先提高科学管理意识，要有档案管理信息化建设的危机感和紧迫感，高度重视档案信息化建设，以科学合理的档案管理方式开展工作，把档案管理信息化工作责任落到实处，建立完善的档案管理工作制度并严格监督执行，从而提升档案管理科学化水平。信息化建设最主要的动力就是档案管理人员的工作意识和积极性，把档案管理信息化重视起来，将档案管理信息化纳入单位工作计划和考核范围，定期开展档案管理信息化培训工作，建立管理激励机制，进一步增强各部门档案管理信息化的动力。

3.2加大信息化设备投入

随着社会信息化水平的不断提高，为了适应现代化发展形势，相关部门应加大档案管理信息化设备投入，积极引进云端数据系统，进行标准的档案管理信息数据库的建设，加强信息资源和应用系统等建设，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。改善现代计算机设备与信息数据采集设备的配置，确保各类别的档案信息得到妥善地保管，以信息化的发展助力档案管理的高效化和规范化，适应档案管理工作现代化建设的需要。

3.3积极培养信息化档案管理人才

由于档案管理的信息化建设是一项内容复杂且周期较长的工作，仅凭档案管理部门中的几个技术人员无法达成目标任务。在日后的档案管理信息化建设工作中，企业内部的档案管理部门需发挥引导作用，尽快组建一支高素质的档案管理团队，让参与此项工作的所有档案管理人员都可具备应有的专业水平和工作责任意识。为此，企业需面向档案管理人员组织科学系统化的培训活动，不仅在其中引入现代化信息技术的教育内容，同时还要着重强化档案管理人员的道德水准，让他们明确认识到自己身上所肩负的重任。相较于其他部门的工作而言，档案管理工作具有极强的政治性、专业性以及政策性特点，需档案从业者同时具备优秀的信息素养与信息技能，在高效完成信息化建设任务的同时做到高度保密。归根结底，人才是保证档案管理信息化建设效果的核心力量，因此企业需将更多的精力放在对信息化人才的培养上，在行业中聘请优秀讲师和技术专家，让其到企业内部对档案管理人员给予专业性指导，督促档案管理的信息化建设工作朝向正确的方向发展，从根本上解决高科技人才的稀缺问题。

4结语

综上所述，档案管理信息化，已经成为新形势下档案工作发展的必然趋势。档案管理工作应通过推动档案信息系统平台建设，提升档案管理信息化工作水平，充分利用信息技术的优势，有机结合电子档案管理和纸质档案管理方式，促进新形势下档案管理建设工作。

参考文献

[1]毛成银.提高档案管理科学化水平的路径探究[J].办公室业务，2020（20）.

[2]李素芳.新时代事业单位档案管理的思考[J].档案管理，2020（06）.