摘要：信息的利用在世界范围内都被摆在重要的位置。在促进了工作效率提高的信息技术革新的新时代背景下，为推动单位的未来发展，借助在各个行业和领域得到普及和广泛应用的计算机技术，可以随时随地对现有档案信息进行及时查询、管理和保存。公共机构的档案工作也是如此。在档案管理过程中，运用现代化、创新的管理手段进行档案管理，既节省了档案管理的人力物力，不断提高管理人员的现代档案管理水平，又在获取所需信息的基础上逐步完善信息化管理体制和制度，以保证单位的健康运行和可持续发展。基于此，需要提高档案管理人员的综合素质，改善档案管理的软硬件条件，完善管理制度，建立资源共享机制，打造智能化管理模式，明确现代管理模式，使档案管理工作向现代化迈进。

关键词：档案管理;新形势;现代化;途径

一、档案管理现代化的意义分析

要求管理人员具有专业的管理经验和先进技术的档案管理，是一项体现管理人员整体职业素质的工作。新时代背景下，在其他部门协助下的传统的档案管理模式，要彻底转变已经不能适应单位的发展需要的管理理念。保证单位健康运行的档案管理活动势在必行。

（1）适应先进的信息化管理模式的时代发展需要。随着社会的不断发展，传统的数量呈逐年下降趋势的纸质档案的档案管理模式，逐渐被可以借助互联网的共享功能实现远程传输的先进的信息化管理模式所取代。在这个时代发展趋势的推动下，大大减少了中间信息的交换和传输过程的档案信息管理，需要在社会各领域建立专属的档案信息管理平台，在传输档案信息时可以不受时间和空间的限制，提高了企事业单位的工作效率[1]。未来档案管理的必然趋势是档案管理现代化。

（2）不再需要像以往纸质档案管理那样耗费大量人力，减少繁琐的工作流程。只需通过简单的人工操作即可对档案进行分类、筛选和归档的档案管理现代化，主要利用先进的计算机技术、互联网技术、数字技术和大数据技术，建立具有检索、加密、阅读、保存等多种功能的档案信息管理系统，可以保证档案的完整性和保真度[2]。该系统使人无须耗费大量时间进行收集归档，只需要输入档案的关键词即可检索和查询所需档案，大大简化了工作流程，节省了时间，提高了工作效率。

（3）随着部分纸质资料转化为电子档案的档案管理现代化的实现，使得档案占用空间小，信息存储量大。以往保存极易受潮或被盗的纸质档案时，往往需要一个独立的增加了管理难度的存储空间，而且纸质档案为避免图纸丢失或受潮，需要借助扫描仪和数码摄影设备将其工程图纸等转化为可以长期保存的图片格式，无法节省大量的存储空间。此外，使所有档案资料都可以存储在一个统一的数据库中的大数据技术，可以应用其建立一个为档案管理者提供了许多便利条件的存储海量数据信息的档案数据库[3]。

二、新形势下档案管理现代化发展趋势

已不能满足新形勢下的传统档案管理内涵在新形势下应不断丰富，创新档案管理模式，不能仅限于传统的纸质档案和人工管理方式。在保证档案信息安全的前提下，档案管理除了做好档案整理、归类、移交等基础工作外，还应利用先进的网络信息技术实现资源化管理和规范化管理，积极进行基本实现了纸质档案向电子档案转变的现代化改造，可以依靠各种档案信息管理系统来代替大部分人工操作，提高档案利用效率[4]。从当前档案管理现代化的发展趋势和现阶段的工作成果来看，各企事业单位档案管理部门可以独立完成档案管理的工作。但从实际情况看，由于各单位档案管理现代化发展水平不同，没有主要集中在如何深度挖掘档案资源的利用价值，缺乏为相关领域的创新发展提供动力的现代档案管理人才，把握档案管理现代化发展趋势的档案管理创新发展进程相对缓慢。对此我们要深入分析问题以真正发挥现代技术的应用价值。

三、新形势背景下我国档案管理现代化的问题

（1）档案标准化程度低

由于档案管理的复杂性和繁琐性，中国在80年代开始实施实现档案现代化管理基本条件的档案标准化，并提出了相关的标准化文件[5]。档案标准化建设在实施现代档案管理的过程中，是实现档案现代化管理的重要内容。我国各单位的档案开发建设水平存在较大差异的档案管理缺乏统一性，一般都是根据自己的实际需要改进相应硬件设施的各单位档案管理自给自足，一些档案应用软件不符合国际标准和要求，各种硬件设备的演进水平也不同，使得其中的数据不完善、标准化程度低、档案共享度低、无主题索引现象等时常发生。

（2）管理人员专业素质欠缺

为了加快单位档案现代化管理的发展速度，单位对档案管理人员的专业水平随着社会各方面快速，也提出了更高的要求。他们不仅要不断学习进步，充实自己，掌握相关档案管理专业知识，在档案管理过程中运用现代科学技术，还要学习和学习现代管理理念和方法，具备较高的职业道德和计算机系统操作能力[6]。但是，由于我国制度化建设尚处于起步阶段，档案管理人员的管理意识和水平不高，阻碍了档案现代化管理的发展。因此，为了确保档案管理活动能够满足时代发展需要，需要完善相应的档案管理建设，提高管理人员专业素质。

（3）档案管理流程不规范

目前该单位档案管理部门人员职责和范围不规范，档案保管方式不合理，经常出现乱用乱放的问题，直接影响到单位其他部门的工作，秩序不健全，管理不善，甚至危及本单位的经济利益。但是，档案管理部门对上述问题不重视，不能促进档案管理工作的顺利有序发展。要想快速步入成功的行列，在管理过程中，档案管理部门必须建立相关的标准和流程，只有实行规范化的管理，才达到现代化管理的目的，否则将造成严重后果。

（4）管理意识薄弱，工作流程滞后

档案管理现代化既体现了工作载体的先进性，也体现了责任感和管理人员的管理意识，并对此提出了严格的标准。虽然各单位都建立了档案信息管理系统，但是，在传统观念的影响下，一些档案管理人员往将个人的负面情绪带到实际工作中，认为档案工作无关紧要，在这种心理的驱使下，档案信息管理系统升级速度缓慢，严重滞后于档案管理的进程。档案管理人员认为当前的模式既不会产生经济效益，也不会给单位造成经济损失，埋下了重大安全隐患，档案信息丢失等问题[7]。但部分管理人员仍沿用以往的工作模式，往对各项工作的顺利衔接产生不良影响。

（5）重视不够，投入不足

必要的硬件设施和系统软件，如电脑、扫描仪、数码设备等是档案管理现代化需要的东西。但一些管理领导往往只注重单位的经济效益，为了省钱，忽视了档案基础管理的重要性，经常采购一些低价的劣质产品，硬件设施运行故障频频发生，给档案现代化和规范化管理带来了障碍。在设置档案管理岗位时，一些单位的管理领导没有设置专职岗位，而是其他业务部门的人员兼职管理档案，给档案的安全存放带来诸多负面影响，这种管理模式也使企业的长远发展规划成为一纸空文。

四、新形势下档案管理现代化的有效途径

（1）提高档案管理人员的综合素质。

档案管理人员的专业能力和综合素质将直接影响档案的有效管理，对工作态度消极、不认真参加培训和不了解现代档案管理的专业知识和方法的人员，工作态度和综合素质有待思考[8]。企业应当加强档案管理人员培训，有效档案管理的发展离不开专业的档案管理人才。要提高档案管理质量，企业应定期对档案管理人员进行考核，因为只有专业的档案管理人员才能更好地进行档案管理，使档案管理走向现代化。因此，现阶段，首先必须提高档案管理人员的业务素质和综合素质。为提高档案管理人员的学习积极性，企业应为此提供更广阔的发展空间，提高档案资源管理的质量，并应及时表扬和鼓励大多数企业档案管理人员。对于不努力工作、不积极进取的档案管理人员，及时予以警告，淘汰后不改变的，企业也应重复教育，从而为档案管理现代化提供专业人才支持。

（2）改善档案管理的软硬件条件。

企业应意识到硬件和软件条件对档案管理现代化的影响，从硬件条件和软件条件两个方面，了解到档案管理现代化的重要性。首先，从硬件条件来看，企业应引进先进的硬件设施，有效提高档案管理的效率和安全性，更好地推动企业档案管理现代化，通过先进的硬件设施解决信息化管理过程中出现的一些不必要的问题[9]。其次，在软件条件方面，在充分利用现有资源的基础上。企业应制定统一的接口标准，加大档案管理的资金投入，以更好地在信息系统之间传输档案资源。因此，档案管理现代化需要充足的硬件和软件条件。

（3）完善管理制度，建立资源共享机制。

档案管理的保密等级一般可分为普通级、保密级和保密级。为实现档案管理规范化、制度化，对于一些成功的企业，要及时划分保密等级，要充分发挥档案馆的作用，对档案进行汇总整理，将一些普通档案及时共享，使档案管理工作向现代化迈进，同时也给其他企业查看和学习他们先进的管理经验，加强企业间合作，再次也可以更好地加强保密工作。因此，为了更好地推进企业档案管理现代化，应建立资源共享机制，完善档案管理制度和档案信息管理平台的建立，还需要细化档案分工，实现资源共享，为档案资源共享提供了条件和支持。

（4）打造智能化管理模式，明确现代管理模式。

智能查询、智能借阅、智能存储档案等都属于智能管理工作内容。利用信息管理系统的智能检索功能，档案需求者只需输入档案关键词，利用大数据技术，可以在众多相似的文件名中快速找到所需的数据，为借阅人提供了极大的方便。智能查询主要是预先设定关键词的检索程序。利用档案信息管理系统，各部门提出文件借阅申请后，主管领导只需掌握档案信息系统的操作流程和技能，在系统中进行一键操作，完成智能签名功能，即可在显示屏上显示档案全名，完成文件借阅流程[10]。此外，所有的档案都可以在系统中形成一个信息存储容量大的档案数据库。因此，打造智能化管理模式，明确现代管理模式，档案管理人员需要进一步明确档案现代管理模式的具体内容，了解智能存储，智能借阅等，才能在实际工作中得心应手。

（5）创新服务模式，彰显档案价值。

档案管理人员要以现代管理理念为基础，利用QQ、微信等社交软件，不断创新工作中的服务模式，建立档案管理现代化模式，体现档案的实际利用价值，为档案需求者提供更加优质高效的服务。档案管理人员可以借助先进的信息技术，为文件需求者介绍操作界面的相关内容和检索文件资料的快捷方式，文件信息管理系统的操作功能，使档案需求者可第一时间浏览所需资料和信息，使文件需求者更深入的了解和认识档案信息管理系统，为档案需求者和管理者提供了诸多便捷的服务。此外，档案管理人员应及时整理、分类、录入和处理纸质档案，创新服务模式，转化为可识别的文本档案或图片档案，为各项工作的正常开展提供准确的第一手参考资料。

（6）提升管理绩效，建立考核机制。

档案管理主管部门应当建立公开、公平、公正的内部考核机制，按照内部奖惩机制，给予工作态度积极、操作技能熟练、管理经验丰富的相应物质奖励，充分调动档案管理人员的工作积极性，增强档案管理者的管理意识和责任意识。同时，档案信息管理系统的操作技能是否熟练，档案的保密权限是否安全可靠，档案管理人员的工作内容是否及时等都应严格考核，加快推进现代档案管理进程。通过这种方法，在实际工作中，档案管理人员可以逐步规范个人行为和端正工作态度，提升管理绩效，为档案现代化管理做出更大的贡献。

参考文献：

[1]新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].郭文倩.中小企业管理与科技（上旬刊）.2020（01）.

[2]新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].王碧娇.纳税.2019（16）.

[3]浅谈新时期如何做好公安档案管理工作[J].胡伟红.黑龙江档案.2015（06）.

[4]机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J].郑盛楠.人才资源开发.2016（22）.

[5]信息时代背景下办公室档案管理工作新探[J].李立立.办公室业务.2020（23）.

[6]新时期办公室档案管理的有效性研究[J].李立立.办公室业务.2020（24）.

[7]大数据时代档案管理工作如何与时俱进[J].徐龙.经济师.2021（01）.

[8]新时期完善林业档案管理工作的思考与实践[J].陈慧如.林业勘察設计.2020（03）.

[9]“互联网+”时代档案管理工作发展的新路向[J].吕中元.档案天地.2020（12）.

[10]浅析新《档案法》对档案管理人员的新要求[J].张彩灵.陕西档案.2020（06）.

作者简介：姓名 李陌

单位 昆明市盘龙区人民政府龙泉街道办事处;单位所在城市 云南省昆明市;邮编652000;姓名 李陌;性别 女;出生年月1985年10月

籍贯 黑龙江省;学历 硕士研究生;研究方向  档案管理;职称 档案专业馆员（中级）