赵丽颖

摘要：信息时代背景下，社会上各个领域都对信息技术进行了广泛应用，并且在很大程度上提高了各项工作的效率和质量。档案管理作为企业或者单位管理工作当中的一项重要组成内容，也应该做到与时俱进，积极主动地引入信息技术，加强档案管理方面的信息化建设，以此来不断提高档案管理水平和质量。因此，该文便针对档案信息化建设与档案管理做出分析和探讨。

关键词：认识思考档案信息化档案管理建设工作

中图分类号：G271文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2021）12（a）-0000-00

Understanding and Thinking of Archives Information Construction and File Management

ZHAO Liying

（Changchun University of Finance and Economics， Changchun，JilinProvince，130031China）

Abstract： Under the background of the information age， information technology is widely used in various fields of the society， and it has improved the efficiency and quality of various work to a large extent.Archives management， as an important part of the enterprise or unit management work， should also keep pace with The Times， actively introduce information technology， and strengthen the information construction of archives management， so as to constantly improve the high file management level and quality.Therefore， this paper makes an analysis and discussion on the archives information construction and file management.

Key Words： Understanding and thinking： File information; File management; Construction work

做好档案信息化建设工作，不但可以有效提高档案资源的利用率，同时还可以进一步保证档案资源的安全性以及完整性，促使档案资源可以切实发挥应有的价值和作用。所以，相关单位或者企业在实际开展档案管理工作时，一定要对档案信息化建设具备的重要价值和作用做出分析和研究，以此来不断提高自身对档案信息化建设的重视程度，进而从多角度、多方面采取合理措施不断加强档案信息化建设力度，推动档案管理效率和质量不断提高。

1分析档案信息化建设

对于档案信息化建设来讲，站在广义层面看，其主要指的是借助现代化网络信息技术对社会、经济以及政治等诸多方面的信息做出有效融合，促使各类档案资源能够实现良好的傳输和共享[1]。站在狭义层面看，主要指的是对相关档案资料开展数字化处理，从而促使其形成电子版的档案资料，这样可以提高相关使用者对档案资源查阅的便捷性，同时增强档案的安全性以及完整性。档案信息化建设，属于对传统档案管理方式的创新与改革，不但能够将传统纸质形式的档案资源有效转化成为数字形式的档案资源，切实实现长期保存，同时还可以通过信息化平台等，有效保证档案信息资源在更大范围中实现更为便捷的交流和共享，有助于档案资源利用率的不断提高，同时也可以进一步提升档案管理工作的效率和质量，保证档案管理工作更为科学化、规范化。

2分析档案信息化建设优势

2.1能够实现存储主体更换，增强档案管理便捷性

开展档案信息化建设工作，能够有效改变档案管理模式，最为明显的一点便是存储档案信息资料的方式发生了改变，以往较为传统的存储载体，例如：档案盒等物品可以有效转化为硬盘、光盘抑或云存储等，对于这些信息化的存储设备而言，相对以往较为传统的存储载体，不但使用方便，而且携带便捷，同时查询档案也更为简便有效，所能够占据的空间也非常小。

2.2能够显著提高档案信息资料的安全性

对档案管理工作实施信息化建设，可以对需要存储的档案信息资料进行快速有效的收集和整理，并且能够及时归档。例如：某类信息的登记或者是产生变动都可以有效借助互联网将其快速传输给相应的档案管理部门，而相关档案管理人员只需要通过在线操作便可以及时接收这些信息资料，然后将其整理、分类、归档到相应的数据库当中，这样可以避免以往纸质档案管理在记录、运送以及整理等过程中出现遗失或者是损坏等问题，显著提高了档案信息资料的安全性。除此之外，目前通过信息技术建设而成的档案信息数据库或者是档案管理系统一般都会有安全系数相对较高的电子锁，同时在同一个系统当中每一份电子档案基本上都可以实现分号储存，因此无论是档案整理、归档还是调阅，都可以切实保证档案的完整性以及安全性，这些优势都是以往的纸质档案无法比拟的。

3分析档案管理工作目前存在的不足之处

3.1存在信息化建设意识不强的问题

结合现状来看，仍有很多档案管理工作者缺乏对档案信息化建设的全面认知，因此，未能给予档案信息化建设高度重视，同时其思想观念也相对较为传统，从而导致档案信息化建设难以顺利高效地开展，这对档案管理工作的有效变革以及创新发展造成了极为不利的影响，难以切实提升档案管理工作质量以及工作效率[2]。

3.2存在档案管理方法较为滞后的问题

对于档案管理工作来讲，其内容复杂，工作任务相对较为繁重，想要保证档案管理工作能够有序、规范地开展下去，便需要制定一些较为科学合理的档案管理方法，并且制定一个配套的档案管理规章制度，如此才能够保证档案管理工作稳定高效地运行。但是，目前大部分企业实际上应用的档案管理方法都不够科学合理，同时也缺乏一个较为完善的档案管理规章制度，从而导致档案管理工作难以全面有效地落实下去，并且呈现出较为混乱的状态，这不但影响了档案管理效率，也会导致档案资源无法发挥应有效用，进而影响了企业的健康发展。

3.3存在档案信息化建设效果不够高的问题

从现状来看，尽管已经有很多企业或者单位开展了档案信息化建设工作，但是其实际建设效果仍然有待提高。而产生这种情况的主要原因便是，部分企业或者单位在对档案信息化开展建设工作时，由于缺乏较为专业的技术人才，导致相关技术应用不到位，未能充分发挥应有的价值和作用，同时在经费方面以及精力方面的投入也不够充足，所以导致建设质量实际上不高。

4分析档案信息化建设与档案管理的提升措施

4.1提高对档案信息化建设的重视程度

相关单位或是企业，想要保证档案管理信息化建设工作能够顺利高效地开展下去，便应该注重积极转变自身的传统思想和观念，全面、准确地认知档案信息化建设能够对档案管理工作以及企业自身发展产生的重要价值和作用，以此来改革和更新领导层以及档案管理人员的思想观念，从而树立一个良好的档案信息化建设管理意识，进而推动企业内部档案管理信息化建设工作能够加快推进，并且保质保量地开展下去[3]。除此之外，相关企业还应该对原有的档案管理工作制度做出改革和完善，切实结合档案信息化建设需求来制定一个更为合理新颖的档案管理制度，这样可以为信息化建设下的档案管理工作做出科学合理的指导，也可以成为其顺利高效开展的明确依据，从而有助于进一步推动企业内部的档案信息化建设。例如：企业可以结合信息化管理环节，科学合理地制定管理人员的工作流程，同时制定出一个较为科学的规范条例，并且严格要求管理人员切实依照相应的规范条例来开展各项信息化管理工作。

企业还应该针对档案信息的数字化转换，制定一个统一的标准及要求，这样可以进一步提高电子档案建设的规范性，也有助于提高档案资源的使用便捷性。除此之外，相关企业还应该制定一些科学合理的信息化档案管理监督制度、考核制度还有奖惩制度等，以此来约束档案管理人员的思想和行为，促使其积极主动地承担其档案信息化建设以及管理职责，推动档案管理以及档案信息化建设不断向好的方向发展。

4.2注重构建数据管理系统

对于数据管理系统来讲，其属于档案信息化建设过程中非常重要的一个组成内容，更是信息化档案管理的一种重要工具，一个健全完善的数据管理系统可以充分保证档案信息资料的完整性，使得档案资源的高效利用得到充分保障[4]。因此，相关企业需要合理利用现代化网络信息技术，开展数据管理系统的建设工作，在建设过程中需要结合档案资料的具体类型，来对数据管理系统开展模块划分工作，从而有助于档案查询以及录入工作的顺利开展。除此之外，在对数据管理系统进行建设的过程中，还应该注重选用较为高效的搜索引擎，其能够进一步提高档案查询效率以及使用效率，有助于信息化档案管理工作质量的提高。针对一些重复的档案资源，还需要设置一个专门的浏览模块，这样管理人员便可以对其做出及时有效的处理，从而避免档案信息的管理以及查询工作受到一些不利影响。除此之外，在对数据管理系统进行建设的过程中，还应该高度重视系统的安全性，对此，相关技术人员需要在计算机当中专门针对此系统设置相应的防火墙或者是安装管理软件以及杀毒软件等，这样可以保证数据管理系统安全、稳定地运行下去，不会受到病毒以及黑客等侵害，切实保证档案信息资源的完整和安全，从而可以得到更为良好的利用。

4.3注重提高档案管理工作人员的专业素质

企业当中档案管理人员自身的专业素质，能够对档案信息化及建設以及档案管理工作水平产生直接影响，所以有必要进一步提高档案管理工作人员的能力以及素质，从而推动档案管理及信息化建设质量和效率不断提高。对此，相关企业可以借助开展培训教育活动、讲座活动以及研讨会等多种形式，推动档案管理人员自身专业能力以及素质的不断提升，保证其思想、知识以及技术具备良好的先进性，更要有良好的职业道德感以及责任感，从而切实在档案信息化建设以及档案管理工作中发挥出自身的价值和作用[5]。

4.4注重建立健全档案管理制度

进入新时代后，想要切实实现档案管理信息化建设，便需要注重建立健全档案管理制度，这是档案管理信息化建设的重要基础保障。相关工作人员必须要严格依照管理制度的要求以及技术操作规范，落实好档案信息化管理工作，确保档案的真实性、完整性以及安全性。除此之外，还应该通过制度对电子文件的形成、积累以及鉴定和归档等一系列管理工作流程开展全面有效的管理，并且安排专人统一协调负责，以此来确保档案信息化管理工作的连续性。另外，还应该通过制度来明确好各部门以及工作人员的分工，落实好档案形成以及管理方面的各自职责，从而构建出一个全面、严格的信息化档案管理体系。还应该建立健全查阅制度以及审核制度，需要定期依照制度来对档案管理工作开展检查工作，确保档案信息资料的准确性以及完整性，核查档案管理工作的规范性以及严谨性，确保档案管理符合制度要求和相应操作规范。另外，对于档案的查阅必须要有专门负责人的审批，杜绝档案查阅的随意性[6]。

5结语

综上所述，对于档案管理工作来讲，开展信息化建设，能够大大提高其管理水平和管理质量，还可以进一步提高档案资源利用率，保证其更好地发挥价值和作用，有助于推动企业实现健康长远的发展。因此，企业必须要对档案管理以及档案信息化建设的价值和意义有一个清楚准确的认知，不断提高自身对这两方面工作的重视程度，然后采取合理措施，推动自身档案管理及信息化建设不断向好发展。

参考文献

[1] 赵博锋.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].卷宗，2021，11（7）：118.

[2] 金波，周枫，杨鹏.档案数据研究进展与研究题域[J].情报科学，2021，39（11）：187-193.

[3] 聂曼影.档案专业人员任职能力体系研究[J].档案学研究，2021（5）：23-27.

[4] 冯晓玲.新时期事业单位文书档案的规范化管理分析[J].现代企业，2021（11）：23-24.

[5] 赵蕾.新时代下推进档案信息化建设的路径探索[J].北京城市学院学报，2021（5）：49-53，59.

[6] 缪永绥.事业单位档案电子化管理分析[J].城建档案，2021（10）：35-36.