孙燕霞

(吉林化工学院 教务处，吉林 吉林 1320021)

在高校教学档案管理工作中，学生学籍档案归档至关重要，它以纸质版的形式准确记录了学生在高校学习期间的一切活动。学籍档案内容繁多，包括学生学籍表、成绩单等，传统打印学生学籍表的方法需要逐份打印，不仅耗费时间和精力，而且容易出错。Microsoft Office Word2013软件中的邮件合并功能让Word和Excel协同工作[1]，实现了文件封面或者档案标签的批量制作，在减少高校教务管理工作人员工作量的基础上，还可以降低出错率，提高工作效率。

一、高校教学档案管理现状

计算机和网络技术作为现代信息技术的核心，已经渗透到社会科学的各个领域[2]，高校教学档案管理工作也已经向着信息化、自动化、智能化的方向深远发展[3]。各高校教务管理系统的功能日趋完善，节省了大量的人力，提高了高校教务工作人员的工作效率。但是，信息化办公的普及并不意味着传统纸质材料存档工作的终结，高校教学档案纸质版归档工作同样至关重要。

学生的成绩单、学籍表等重要学籍档案资料往往需要存档纸质版本，有的文件甚至要在学生毕业时装入学生的档案，跟随学生的一生。而在对这些文件进行纸质版本存档的过程中，势必要将其分类装盒、制作封面或者标签，以便于日后查档翻阅。如果采用传统的方式手动逐个制作文件封面或者档案标签，工作看起来简单，但是因为要存档的文件数量庞大、类别繁多，制作起来极其耗时，而且容易出错。……