曹春花

（中国水利水电第八工程局有限公司科研设计院，湖南 长沙 410000）

一、引言

2019年底，公司组建一个46人的专审团队集中开展干部人事档案专项审核工作，团队本着积极稳妥、实事求是的原则，确认干部“三龄两历一身份”，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范。在两年的专审工作实际中，触碰到企业档案管理的一些现状与问题。

第一，档案重要性宣传不够到位，单位和个人均不够重视。有些学校、单位档案交接不及时不严谨，或因为学校合并升级、单位撤销变迁导致学籍、党团等档案资料遗失。还有部分人对个人档案不重视，对补充材料不配合、不理解，甚至抱无所谓的态度。第二，管理体系不完善，档案工作的管理效应发挥不够。档案管理基础工作不扎实、规范化标准程度不高、信息更新维护不及时。保存方式只有纸质档案，没有建立电子档案，影响档案的查阅与利用，缺乏数据分析。考核机制不完善，人事档案在干部工作中的重要基础作用不突出。档案工作与企业的生产经营没有深度融合，不能充分发挥档案工作对企业发展的管理效应。

随着科学技术不断发展，企业进入一个高质量发展的快车道，数字化新技术为各个领域注入了新动力，企业的档案管理工作也需要适应新时代的要求。针对如何在“互联网+”时代做好企业档案管理工作，档案管理工作如何主动切合时代发展的主题，适应企业发展的需要等问题的提出，“互联网+档案管理”就自然成为新时代档案管理工作中亟待研究解决的重要课题。

二、“互联网+”时代企业档案管理工作的创新

（一）强化档案意识，增强对档案管理的认识

企业档案覆盖了企业在研发、生产、管理等各个环节的文件资料，体现了企业资产和生产要素的主要力量与价值。另外，人是第一生产力，干部人事档案在干部管理工作中起到重要的基础作用，企业的人员结构是企业健康持续发展的必要前提，档案涵盖的数据是领导层决策的重要参考依据。从现代企业发展的视角看，档案管理工作需要合理的统筹规划，加大档案管理的“软硬设施”建设、体制完善和技术研发，使档案管理工作最大限度地为企业的发展发挥效应，为市场拓展提供良好的延伸动力。从企业管理层到操作层，领导员工自上而下，都要充分地认知到企业档案管理的重要性，并且增强各自的责任感与使命感。在企业不断发展和延伸的基础上，梯度培养档案管理专业人员，加强人力资源管理工作人员的业务知识培训，将档案管理工作和企业的各项工作有机地结合起来。此外，还需要积极地运用网站、企业微信、公众号等网络载体对基层项目员工进行相关档案的宣贯，采用远程指导方式，实现档案重要性宣贯和业务指导常态化，让重视档案管理工作的观念深入每一位企业员工心中，为企业档案管理工作有序推进、创新发展，提升认知、夯实思想基础。

（二）打造数据中心，加强动态监控

首先，要实现“纸质档案+电子档案”统一管理模式，将纸质档案进行扫描拍照，将纸质档案上所有数据录入《干部人事档案专项审核情况登记表》，将出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历及干部身份“三龄两历一身份”原始信息进行真实录入，建立档案信息数据中心。结合实际，建立各种管理流程，让电子流程实时汇总档案状态，各类业务档案智能分类，简化借阅手续，实现档案借阅共享。要以“互联网+档案”的思路创造性地推动企业档案管理工作，依托档案数字化管理工具，打造档案协同管理云平台，利用建模和云计算信息技术对人员结构、岗位分类、学历职称、单位编制、薪酬职位等信息进行数据统计分析，构建档案数据管理动态中心，实现企业档案管理数字化。最大限度地将各类档案的数据分析有机地融合到企业管理全过程，渗透到业务各领域，并且加大各类信息技术的应用与研发，对各种业务档案实施动态监控和综合利用，提升各类档案数据信息的应用价值，充分发挥档案管理对企业发展的管理效应。“互联网+档案管理”管理模式是打造数据中心、实施动态监控的出发点，也是立足点，需要紧跟企业的发展需求，抓住机遇，迎接挑战，适时提升数据中心的实践设计，满足企业发展战略部署、顶层设计的重新审视和总结。

（三）制定统一标准，完善规章制度

对于企业来说，想要进一步的提升档案管理数字化水平，需要结合企业的发展需要，根据企业各业务口的要求，建立统一规范的管理制度。在全方位的视野下，依照相关法律法规，加大档案保管、保密、利用统计、鉴定销毁等制度建设，加强档案管理人员思想政治和工作纪律的教育与惩处，确保企业档案管理工作的严肃性、严谨性，保证企业档案管理工作全过程、全天候受控。档案管理者也需要立足实际，科学地使用信息技术，建立“软硬件”双向保障，加大数据的整合与利用，确保电子档案管理收集、整理、归档和管理等相关的工作内容，加强监督监控，确保档案安全、保密，日渐突出档案管理工作在企业发展中的重要基础作用，为企业持续发展提供良好的延伸基础。

（四）加强队伍建设，保证正确方向

现代企业档案管理队伍建设，需要的是高素质的人才和创新型人才。企业档案管理随着云平台、云计算、公众号、数字化管理工具、协同管理系统等一系列“互联网+”数字新技术的研发与应用，更需要档案管理者有过硬的政治思想素质和坚定的是非立场，热爱档案管理工作，有较高业务水平和较强的学习能力，能有效运用“互联网+”时代新技术和新知识创造性地开展企业档案管理工作。只有锻造了一支又红又专的档案管理专业队伍，才能保证档案管理工作的正确方向，才能让档案管理工作助力企业向好发展。作为新时代档案人员，要与时俱进，充分发挥档案人员驱动创新能力，创新思维，创新档案管理模式、服务机制和方式方法，整体推进企业的档案管理工作；要加大“互联网+档案管理”的深化改革，满足“互联网+档案管理”基本内涵的延伸与拓展，保持档案管理工作在企业发展中的价值取向。

（五）加大开发利用，做好各项服务

“互联网+”档案管理体系，可以最大限度地呈现企业人员结构与企业发展不协调的状况与问题，不同管理层级可以根据工作岗位、工作性质的不同，个性化地设置不同的权限，根据需要获取相应的数据，进行数据分析统计、图表分析，为工作规划、决策部署提供很参考价值。因此，要充分利用“互联网+”档案管理体系的优势与成果，摆脱传统档案工作的局限性，结合企业生产经营、干部任用、质量安全、物资设备、工程履约、技术研发等各个业务领域的不同特点，加大个性化服务需要设计，合理地按照档案的开发实施调整，满足企业个性化的差异需求。之后，就需要拓展服务项目，加强线上和线下的服务力度与信息反馈，保持档案信息管理的网络化和开放化的建设，为档案管理数字化，提供更多的新的发展方向，让企业档案管理真正融入企业管理体系，助力企业发展。要敢于走出“舒适区”，接受新的理论和新的技术知识，直观地面对新时代发展背景下的新问题，并且针对问题，主动地解决，合理地制定对策措施。在开放的思维中，加强技术支持，打破思维定式，持续开发新的管理模型，为以后的发展提供前进的动力。此外，还需要企业重视信息安全，确保档案信息安全。要加强网络安全保障体系建设，定期检测系统漏洞，及时分析和排查其中存在的安全性隐患，保证每一个环节都处于安全的状态，确保企业拥有一个安全发展生态环境。

三、结语

随着社会的进步，企业需要立足实际，在“互联网+档案管理”的基础上，找到属于自己的内在需要，消除战略发展障碍，及时地转变固有的思维，强化“互联网+档案管理”的战略思维，打造属于企业自己的数据中心，制定完善的制度标准。要将企业的生产经营等所有管理与“互联网+档案管理”有机结合起来，保持内涵建设的深度，为档案管理的正面效应提供更多的生存和发展空间。要持续加大技术更新，提高动态化的管理力度，增强创新能力，为企业的发展提供动力。