摘要：科学技术的发展一方面为电子信息系统在行政管理中的应用奠定了技术基础，另一方面降低了电子信息系统的使用成本，为信息化、科技化管理铺平了道路。在当前事业单位改革正在稳步进行的背景下，推动体制机制创新，利用科学技术提高管理效率、降低管理成本成为事业单位创新发展的主要方向。管理信息化的推进有利于提高档案检索效率、防止档案涂改、减少档案磨损，事业单位在进行档案管理过程中应当抓住信息化发展的机遇，在遵守档案管理规章制度的前提下，使本单位档案管理水平与当前社会发展相适应，通过提升档案管理水平来促进人力资源健康流动，提升单位的业务能力与综合水平。事业单位应当树立创造性思维，鼓励创新、允许尝试，推动传统的人事管理向综合性人力资源管理转变。

关键词：信息化;人力资源管理;档案管理;体制创新;流程优化

一、档案管理在中国的发展

档案管理的本质是围绕档案开展的一系列业务工作，包括档案的产生、分类、编目、入库、清查、借阅、归还以及整理、研究等内容。传统的档案管理理论仅仅包含对档案的归档、入库和保存、查阅等内容，往往依托有形载体;在信息化背景下，档案来源得到扩展，档案保存载体也越来越丰富，逐渐形成了新的综合档案管理理论。新形势下档案管理工作被赋予了新内涵，党中央、国务院高度重视档案管理工作，随着经济社会的发展，档案形成主体逐渐多元化，归档范围和档案管理主体责任也和以往有了不同变化。2020年6月20日，十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了《中华人民共和国档案法》修订案，新修订的《档案法》将于2021年1月1日起施行，明确了电子档案的地位和作用，要求将档案信息化建设纳入发展规划，对信息化建设提出了明确的要求和规范化指导意见。

二、信息化时代事业单位发展趋势

（一）外部与经济社会发展接轨

长期以来事业单位承担着政府委托的公益职能，在社会发展中承担地位至关重要，所承担的角色相对特殊。现代社会事业单位所面临的自然环境和人文环境都产生了深刻的变化，事业单位人事档案管理面临新的发展机遇期，也将会面临新的挑战。事业单位不以盈利为目的，但不可能不接触市场，需要与经济社会发展相适应，信息化的普及使社会所有成员之间的联系更加紧密，每个社会组织都无法孤立存在。在当前经济转型期，社会各个阶层都可能发生巨大的变化，创新成为驱动经济社会发展的主要动力。当信息手段和电子渠道被社会广泛认可和接受，事业单位也必须迎合社会发展潮流，紧跟信息化趋势，这样才能不至于同社会脱节，保证职责的顺利履行。

（二）内部推进事业单位改革

事业单位改革是党中央、国务院的重大战略决策和重要决策部署，是行政管理体制改革的重要组成部分，将对事业单位包括人事档案管理工作在内的各项工作产生重大影响。2011年，党中央、国务院发布《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，对事业单位改革提出了实践指导和路径指引，要求2020年在事业单位改革上取得重大突破。当前改革迫在眉睫，完成期限日益临近，在科学技术飞速发展，信息技术手段日渐成熟的背景下，事业单位改革必将结合信息化手段逐渐展开，在结构调整、编制整合的过程中，事业单位的内部优化和改进成为可能，为事业单位打破传统观念和传统方法，创新管理机制创造了契机。

三、事业单位人事档案管理特点

（一）管理体制机制有待完善

按照当前的档案管理权限规定，很多事业单位没有独立的档案管理部门，只有业务主管部门才有人事档案管理权，一般事业单位只有保管业务档案的需求，档案由产生的部门进行管理，没有形成集中统一的管理模式。事业单位信息化发展的进程加快，档案管理体制也应当适应管理模式更新的要求。国家有关法律法规对档案管理没有更加细化的规定，只有对人事档案的管理流程进行了明确的规范，这就使很多单位人事档案由人力资源管理部门进行管理，档案的整理和统筹由档案馆或者文献管理部门负责，一般文件由办公室负责管理，各职能部门产生的业务档案由各部门保存、管理，按照一定周期由档案馆或文献管理部门归档。档案管理的管理体制机制有待完善，需要解决这种多头管理的混乱局面，不但要安排专人管理档案，更加要对档案管理工作因时制宜、因地制宜进行统筹协调，按照单位整体需求开展人事档案管理。

（二）创新思维有待优化

事业单位对我国社会的发展做出了重大贡献，对科教文卫和公共事业的发展起到了重要作用，在科技飞速发展的新时代，事业单位更应当抓住机遇，使自身发展与社会进步相适应。长期以来，很多事业单位仍然保持着传统的行政色彩，创新思维和创新能力都有待进一步优化提升，既需要保证档案管理的严肃性、安全性、可靠性，又要适应当前经济社会发展的新形势。在集中档案查阅或者整理期，多次反复取还档案可能会加速档案的磨损，一旦操作不慎，还有可能会造成档案污损或丢失。将人事档案电子化能够有效解决大规模档案整理使用查阅过程中的磨损问题和丢失风险，但在人事档案长达几十年的纸质管理传统下，很多单位认为还是保持原有的传统管理方式更加保险，一旦出现问题，也不会追究个人责任，这就致使事业单位档案管理长期没有创新，成为了万众创新趋势下的低谷。

（三）缺乏高水平专业人才

就专业培养上来看，档案学属于管理学学科门类下、图书情報与档案管理一级学科分类下的二级学科专业。常年以来，档案学专业都是高等学校招生的冷门专业，学校招生培养的专业人数较少。但随着经济社会的发展，越来越多的信息将作为档案长期保存，档案所涉及的范围将越来越广，且在原有纸质档案之外，档案存储载体也越来越多样化，声音、视频、图像档案的保存管理需求逐渐显现。档案管理人才的培养与社会对档案管理人才的需求差异越来越明显，当前档案管理工作人员群体年龄往往偏大，他们对现代科学技术发展所带来的变化接受较慢，在利用电子信息化系统管理人事档案时，经常出现难以理解操作步骤、执行时效性低的现象。与人事档案管理相衔接的事业单位录聘用系统、单位人事信息管理系统以及机构编制部门的编制管理系统等大多依托电子信息软件进行，拥有档案管理和电子信息双重专业背景的技术人才尤为缺乏。

四、新时期事业单位人事档案管理创新路径

（一）引进信息化系统，提高档案管理效率

在信息化逐渐普及的时代，以现代科学技术为基础的大数据应用逐渐被广泛应用，事业单位引进信息化档案管理系统的条件已经成熟，且当前软件开发以及扫描仪、高拍仪等硬件设备的成本逐年降低，引进信息化系统的成本已经可以被大多数单位所接受。对于档案管理任务较重、档案数量较多、档案类别较为复杂的事业单位，可以自行联系软件开发商，根据本单位的具体档案管理要求开发档案管理信息化软件，实现如针对人事档案和业务档案区分保管期限和整理频率等个性化功能;对于档案数量不多、档案管理有关预算不高的单位，可以与其他事业单位合作引入信息化系统，寻求档案行政管理部门的协助，规范本单位人事档案的信息化管理。通过扫描设备对纸质档案进行电子化保存，能够减少在档案查阅时所造成的磨损和意外污损，减小档案管理风险，同时方便信息检索，大大提高了档案信息提取效率。

（二）人防技防相结合，确保档案管理安全

在人事檔案管理过程中，需要正确认识新问题、新挑战，坚持岗位不相容等制度，提高档案管理人员的管理能力与水平，同时也要利用信息化所带来的优势，利用技术手段确保档案的安全性。在档案管理的存档、借阅、归还以及检索等各个阶段，都应当针对电子信息化系统做出科学的应对，防止因为技术不熟练而产生管理漏洞，进而带来档案管理风险。在利用电子计算机查阅档案时，应当严格禁止电子存储设备进入查阅室，同时档案管理系统应当设计为只读方式，使档案只能在显示屏上显示，无法编辑、删除或者转移至其他介质。档案管理系统应当设置双人电子钥匙或者双人密码开启，涉密档案或经审批方可查阅、归档的档案，应当设置科学的审批流程，经有关负责人审批后方可执行。

（三）优化档案管理制度，健全内部控制体系

单位除了要遵守《档案法》以及档案管理条例以外，还应当针对本单位的档案管理活动制定明确的规章制度，通过制度来约束单位的档案管理行为，避免违规行为的发生。档案管理是单位内部控制体系建设的重要组成部分，事业单位应当重视档案管理，利用科技发展以及事业单位改革的有利契机，积极健全内部控制体系，提高风险控制水平。事业单位可以整合本单位档案管理人员与信息化管理人员的工作职责，组建新的信息化档案管理部门，实现本单位档案的综合管理，避免发生档案多头管理所造成的效率低下、推脱责任的现象。通过信息化系统设置档案管理审批流程，存档、借阅等审批过程通过线上完成，如果没有相应负责人审批同意，工作流程就无法在线上运转通过，这样可以有效避免风险行为，既能够保障档案管理工作的严肃性，又能够保护档案管理人员，增加档案管理的安全性。

（四）积极开展培训，提高档案管理人员素质

不管信息化手段多么先进，档案管理工作归根结底要依靠档案管理人员去落实和执行，因此提高管理人员的专业水平在大数据时代尤为重要。信息化的变革在短时间内对事业单位的发展带来巨大的影响，很多单位的档案管理人员存在年龄偏大、对新生事物理解较慢的现象，面对近年来信息技术领域的腾飞以及档案管理新系统的应用，部分同志无法适应。因此事业单位应当制订培训计划，积极开展信息化手段下档案管理能力提升培训，让管理人员适应新时代、学会新技术、提升新能力。在科学技术日新月异的今天，管理人员必须从全面的、现代化的视角出发，防止通过电子渠道的信息泄露、计算机病毒导致资料丢失等档案管理风险，同时要推动本单位人员逐渐转变传统观念，摆脱原有通过纸质档案管理一切的思想观念，用平常心来对待科学技术的发展和管理模式的转变。

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作者简介：

宋雪（1991.11—）女，河南新乡人，会计硕士，天津商业大学党委教师工作部（人事处、教师发展中心）职员，研究方向：事业单位档案管理。