薛冬花

（江苏苏瑞华会计师事务所有限公司，江苏 南京 212300）

一、存货管理概念及意义

（一）存货管理的概念

存货属于流动资产，是企业在生产经营过程中持有以备销售的产成品（商品）、在产品，或在生产过程或提供服务中耗用的物资，是能够给企业带来经济利益流入的重要经济资源，包括原材料、辅助材料、低值易耗品、在产品、产成品以及发出商品等。

存货管理是指企业在满足顾客服务要求的前提下，通过对存货的信息管理进行有效控制，使存货储备在合理的水平上以保证企业正常生产和经营，尽可能降低存货资金，降低存货积压或短缺给企业带来的风险，提高物流系统效率，以强化企业竞争力。

（二）中小民营企业加强存货管理的意义

1、有利于提高销售额

中小民营企业因经营规模较小、经营范围有限、融资困难财力不强，存货储备不足或品种不合理，往往不能有效适应市场变化和顾客需求，坐失销售良机。有效的存货管理，可以使中小民营企业存货储备在合理的水平，增加销售机动性，保证销售订单及时供货，满足客户需求，提高销售额。

2、保证生产正常进行

存货是贯穿于采购、生产、销售环节的纽带，采购材料、生产消耗、销售商品是保证企业生产经营连续进行的必要条件。如果原材料储存不足，遇到运输过程中发生故障或市场原材料短缺的情况，就会导致生产中断、停机待料现象，造成企业损失，储备一定库存量的原材料和在产品能够维持生产正常进行，即便在自动化程度很高的管理系统里，零库存也是不可能实现。

3、可以降低产品成本，提高资金使用效率

存货作为一项重要的流动资产，占用大量的流动资金，在生产制造企业，一般情况下存货占总资产的30%左右，商业企业则更高，如果存货管理不善，容易造成大量积压，占用大量资金，降低资产运作效率及盈利能力。有效的存货管理，储备合理的存货数量，可以防止和避免存货积压，提高存货的周转速度和总资产周转率，有效降低企业的平均资金占用率，提高企业盈利能力及经济效益；另一方面储备一定存货也是出于采购价格考虑，如果零星购买物资的话往往采购价格较高，而整批采购价格有一定的优惠，可以降低产成品材料成本。

二、中小民营企业存货管理现状

（一）存货管理制度不健全

中小民营企业管理层只注重业务层面管理，对存货管理重视不够，存货内控体系不健全，甚至少数企业根本没有制定存货管理制度，凭着领导者的思维进行管理，没有系统的采购、生产、销售流程及明确的岗位职责；部分企业虽然制定了存货管理制度，但内容不全面，只体现了出入库基本管理流程和要求，对存货的全过程未进行环节管控，未建立定期考核制度，缺乏监督机制，存货账实不符，从而造成成本的浪费和舞弊行为的发生。在实际采购中，材料采购价格由采购人一人与供应商进行协商确定，未成立采购联审委员会对价格进行市场调研或询价，容易导致采购人与供应商勾结，赚取回扣，从而造成采购成本增高；存货进入企业后，没有设立独立的验收部门，基本上由仓库管理人说了算，由于缺乏专业验收水平，验收时仅清点数量，无法确保存货质量是否达到行业标准等情况，从而造成存货质量低劣，影响后期销售或造成客户投诉；领料发货时未设置严格的领退料制度和财务监盘制度，平时领用未经使用部门负责人审批，有时候甚至领用手续都不办理，直接领取，到月底时按盘点数倒轧补办出库领用单，存货领用控制比较薄弱，从而导致很多材料被盗或存货成本核算不真实情况。比如某民营企业，老板注重业务，一切以生产为主，把生产经理地位抬得很高，仓库管理人员和采购人员都受命于他，公司内部亦未设立监督机构，平时材料的采购、供应商的选定均由生产经理一人决定，材料运来时也未按正常程序办理入库，直接运往生产车间，月底盘点财务亦未进行实地监盘，在这种环境下让生产经理有了徇私舞弊的机会，从供应商处私拿回扣，为了完成下达的生产任务和成本考核指标，自行调节生产量欺瞒成本，给公司带来了巨大损失。

（二）缺少完善的采供计划

部分中小民营企业不重视业务的计划性，在库存管理过程中，未运用科学的管理方法对存货进行定性与定量控制。对存货的采购由采购人员一人操作，未编制采购计划，什么时候需要就什么时候采购，至于具体采购多少完全是凭主观经验和感觉来判断，难以确定科学的库存量。由于盲目采购，有时候会造成存货太多，导致库存积压，从而形成浪费；有时候太少，形成原料短缺停机，造成损失。

（三）管理人员专业素质缺乏

中小民营企业大部分为家族企业，管理人员对存货管理不重视，认为仓库只要有个人看管就行，或者因为人员缺少干脆找个兼职的，或者有的企业认为存货管理员不属于体力劳动及具有技术含量的岗位，选择比较信任的年纪大的亲属担任。正因为如此，存货管理员专业知识水平较低，平时工作中注重人情而不按规则和工作流程来办事，不会运用科学的存货管理方法，不进行定期盘点，致使形成存货毁损、超储积压及缺货停产影响生产销售，甚至账实不符，造成产品成本核算不准确，从而影响企业经营决策。比如曾任职的一家上市公司在收购一家民营企业时，仓库整合过程中由于价值观及思维方式不同就发生过很大冲突。被收购这家民营企业前期仓库仅配备了一名年纪大的管理员，负责材料验收入库、领用发出、台账登记及盘点工作，月底核算时仅将收到的材料发票及对应入库单移交财务部进行账务处理，至于账面材料发出成本由会计按当月开票收入额的一定比例进行结转，对于未开票已入库的材料财务账面不暂估入库，存货账实不符。收购后新招聘了仓库主管和仓库管理各一名，设置了一套完善的仓库管理制度，并采用ERP管理系统，与采购部、销售部、生产部、财务部实现数据双向传输，保证数据统一，在整合过程中原仓库管理人员特别抵制，认为流程太烦、以前一人做的事现在要三人来做增加成本，加上不会使用电脑，给后期管理带来了很多障碍。

（四）存货管理未能实现信息化

由于中小民营企业信息化程度不高，部分企业存货管理还停留在以统计为目的的传统收发存核算管理，未建立现代化ERP管理系统，采购部、生产部、销售部往往只顾自身利益，各部门统计的信息数据也没有实行有效对接，彼此之间缺乏有效的沟通，不能使销售、采购、生产、仓库等业务部门高效运行。另外传统的收发存核算管理，材料领用记录、成本及费用的归集人为因素较多，影响了企业资产损益的真实性，致使企业经营决策判断失误，造成损失。

三、中小民营企业存货管理对策及建议

（一）完善存货管理制度

中小民营企业应提高存货管理意识，结合自身业务及实际情况，严格按照《企业内部控制配套指引》要求，建立完善的存货管理制度，并确保贯彻执行。首先建立存货管理岗位制，明确存货采购、验收、保管等岗位职责权限并安排不同人员，确保不相容岗位相分离，形成相互制约、相互监督的牵制机制；其次建立规范的出入库制度，规范存货验收程序和方法，明确存货发出和领用审批权限，并严格按照制度进行账面记录和单据保管并定期核对，保证财务记录准确无误；最后建立存货分类管理及盘点清查制度，对存货的按重要性、使用量、价值高低实行分类管理，定点标贴存放，定期或不定期进行盘点，确保账实相符，对盘盈盘亏情况应查找原因，分清责任，报告有关部门及时处理，同时注重存货质量管理，对于积压呆滞、残损变质的存货及时进行清理，减少损失。

（二）完善采供计划

中小企业应加强预算管理，建立完善的采购预算制度，采购部门应根据生产部编制的生产计划结合物料库存及在途数量，综合平衡测算出每种物料采购计划；采购过程中要本着节约的原则，设立采购小组积极寻找货源，货比三家，降低采购价格，避免粗放式大批量采购，跟供应商达成协议，根据用量以月或周为周期进行合理采购。

（三）加强管理人员培训，提升专业水平

中小民营企业要重视管理人员文化素质的提高，提升管理水平，要注重存货管理部门，选用合格的存货管理人员。存货管理人员应具备一定的财务专业知识、熟悉电脑，熟悉仓储物资的特性，有高度的责任心和耐心。中小民营企业要定期或不定期组织存货管理员参加培训，掌握现代化的仓储管理技术，能熟练运用ERP现代化管理软件，有利于提高存货管理的经济效益。

（四）加快建设信息化管理

ERP是将物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理集成一体化的企业管理软件，能帮助企业整合资源，提高企业管理水平，增强企业市场竞争力。中小民营企业应积极引进ERP管理系统，结合业务特点进一步开发适合自身管理需要的供应链模块，将上游原材料和零配件供应商、下游产品经销商结合为一体，整合各部门的资源，达到信息共享，为企业经营决策提供数据支撑，让业务流程合理化。