杜 岩

（大庆油田庆北工矿服务公司综合服务中心，大庆 163002）

引 言

档案，是一种不可再生资源。若企业的原始档案遭到人为破坏或因自然因素损毁，将会给企业带来无法挽回甚至不可估量的损失。当档案被破坏后，对其的借阅、利用与后续保存等档案工作就更无从谈起。档案对企业的生存与发展有着重要意义，而传统的人工纸质管理模式暴露出一些弊端。

一、档案信息化建设对档案工作的影响

企业的档案管理工作需要档案员的耐心与细心。相比于其他宣传与文案收集工作，档案管理更加系统化，更加精细、复杂。在传统的人工纸质管理模式下，纸质档案对存放地点有着相对严苛的条件。例如，防止日光直射、应采用防爆灯作为人工照明等，对温度、湿度也有温控调节的必要。而部分北方地区油田企业办公楼采用以水、汽为热媒的采暖系统，秋冬季节严防漏水、漏气更是重中之重。对于纸质档案资料的整理方面，在借出与归档各类档案文件前，档案员都应对所经手的档案进行案卷质量检查。对不贴合入库要求的，按档号编制规则进行重新整理并归档。而在接收、整理与维护的过程中，难免出现人力不足、借阅流程有失规范等行为，造成档案损毁、甚至遗失等严重后果。

新《中华人民共和国档案法》将于2021 年1 月1 日起施行，其中对档案信息化建设提出了明确要求。近年来，随着油田企业逐渐引进、开发数字办公系统，档案信息化建设得以推进，从而能够提供提供更加优质的档案服务。加强档案信息化建设，采取措施保障档案信息安全，是企业的发展保证。对于油田企业而言，如果将电子档案管理系统与办公自动化、企业通信系统（如即时通）整合、互为衔接，则有希望实现档案管理效率的大幅提升，为企业的经济发展提供助力与保障。油田企业从纸质档案管理模式到电子档案管理的转变需要过渡期，要求相关从业人员及时了解、熟练掌握所应用的新型电子档案系统。

二、合理利用电子档案对经济效益的提升

纸质档案经过档案员的整理归档，被分门别类保管存放。在新形势下，部分油田企业面临着改革、重组和转型的发展机遇。在油田企业经历转型与大变革中，档案的调取与借阅工作量会骤然增多，档案更替也变得更加频繁和多样化。此时，纸质档案的管理弊端逐渐凸显——数据更新不够及时、耗费大量人力物力、部分档案被错误定位，甚至会出现档案信息的丢失。久而久之，企业将会遭受巨大的经济损失。而如果对电子档案进行合理利用，则会在以下方面带来经济效益的提升：

（一）减少劳动人手，提高管理效率

无论是对新电子档案的制作、还是对电子档案的收录、调取，均可以用计算机及电脑配件完成。以笔者管理的工程基建档案为例，在土地利用数据、住宅维修数据、照片档案及图纸资料的新建与保存上，实际所付出的脑力劳动与物料、资金消耗等方面，电子档案模式有着得天独厚的优势。

（二）电子档案节省空间，不易损毁且永久保存

档案是企业发展历史的见证与底稿，油田企业体量大，历史悠久，档案信息庞杂。档案信息化建设有助于节省土地空间，利用云储存可以使油田企业的档案信息永久保存，并且保证其质量不会受到自然因素的损毁，可以避免未来经济纠纷下不必要的经济损失。此外，保存完整、齐全、系统的电子档案可以转化为电子数据，通过特定模型计算方式，便于横纵向对比油田企业历史发展，提供直观的数据分析，作为日后企业制定策略的参考。

（三）无纸化档案管理助力环保事业，践行油田企业的企业社会责任（CSR）

据《企业社会责任蓝皮书（2020）》，中国企业300 强社会责任发展指数取得较大进步，但整体仍处于起步阶段。笔者认为，油田企业是中国企业的排头兵，在践行企业社会责任方面也应该做榜样、做标兵。而积极推进档案信息化建设，推行无纸化档案管理节省物料，符合CSR 内涵，有助于在行业内提升企业口碑，维护企业形象，间接性维系经济效益。

（四）安全性提升，企业档案得以有效保护

不同于传统纸质档案管理模式，电子档案系统的操作需要“专人专用”。以笔者所在的单位为例，档案从业人员配有专用USB-Key 安全密钥，登陆内部系统时需要安全密钥的认证。这在一定程度上保证了每一份档案的流通都有迹可循，可以快速寻找到相应负责人并追踪实时进度。而在统纸质档案管理模式下，档案库房可以多人进出，存在着登记、借阅等线下必要步骤被遗漏的情况。因此，对电子档案系统合理利用，使得档案借阅安全性提升并得以有效保护。

三、油田企业档案信息化建设过程中面临的问题

提高档案信息化建设水平，有利于推进企业管理体系和管理能力现代化。油田企业电子档案系统不断更新迭代，趋于完善。与此同时，笔者认为仍存在一些问题与可以改进的地方，在此与读者进行探讨。以笔者工作单位的档案管理系统为例，如果对以下问题进行解决或完善，或许更有助于提高档案管理效率，助力油田企业经济发展。

（一）未能与油田办公自动化、即时通讯工具相整合

互联网新秀字节跳动旗下企业协作平台——飞书，作为一站式企业沟通与协作平台，整合了及时沟通、云盘、在线文档等多功能于一体，因而备受好评。若未来油田企业的电子档案系统可以与办公平台、通信平台（如中油即时通信）相整合，协同效应与效率将得到进一步提升。

（二）电子档案借阅流程仍需规范，电子审批制待实行，提高安全系数

部分油田企业单位工作人员从线上档案系统借阅档案时，仍在线下提交“介绍信”“借阅申请”，模仿传统档案管理的流程。若能推行线上系统全流程，实行线上审批，则更贴合档案信息化的理念与内涵。实行电子审批制，也有利于落实责任人，提高安全系数。

（三）提升档案从业人员的专业能力，组织定期学习

科技发展日新月异，油田企业也面临着新时代的浪潮，面临着机遇与挑战。为进一步提升档案管理水平，利用好不断更新迭代的线上管理系统，企业应定期组织档案管理员外出学习，扎实做好人员培训。此外，利用5G、工业互联网和大数据中心等新技术推进油田企业档案信息化建设，有助于进一步提升企业的经济效益，并实现行业与区域间的互通、互利。

（四）对现存纸质档案未能进一步加强联网管理，与目前的档案信息化建设存在割裂。

笔者认为，如果对库房中的纸质档案重新整理并用条形码、二维码或物联网设备进行联网定位，则可以实现对纸质档案的实时追踪，减少丢失风险并大幅提升工作效率。当然，这种将纸质档案联网定位的方案需要物联网硬件设备支持。此外，如果在未来对新媒体辅助设备与技术加以利用，如增强现实、虚拟现实技术，则可以实现对纸质档案的实时立体3D 预览，进一步完善电子档案系统的建设。而就目前的实际情况而言，此方案的落实仍需要较长一段时间，现仍处于设想阶段。

结 语

随着时代的发展，新的形势对档案管理工作也提出的新的要求。档案管理人员也要紧跟时代发展脚步，让科技成为工作与生活的好帮手，为企业的蓬勃发展做好根基工作。推进档案信息化建设，可以使档案资源得以准确、方便地使用，让公开的信息资源得到共享，更好地促进企业与社会的发展。