王利邦

【摘  要】随着科学技术的高速发展，信息的形式和种类也在不断变化，传统的信息档案管理方式已经不能适应当前迅猛发展的信息传播速度。因此，我们需要对传统的信息档案管理工作进行革新，通过数字化建设使档案管理工作可以适应当前的发展需求。本文将分析计算机档案管理工作中档案数字化建设的意义，并根据分析结果找到相应的建设策略，希望可以提升档案数字化建设的发展速度和有效性。

【关键词】计算机;档案管理;档案数字化;现状分析;建设策略

随着大数据时代的到来，信息呈爆炸式增长，档案的数量也在不断增加，如果使用传统的档案管理方式对这些数量庞大的档案进行管理，将会造成档案使用效率的降低。要想适应当前信息发展速度，我们就要将档案管理工作与数字化建设进行联系，使不同形式的档案都可以以数字化的形式被集中管理和保护，优化档案信息的整理与检索方式，使相应的操作流程可以在计算机上实现，提升档案信息的利用效率，对资源共享目标的实现起到良好的推动作用。

一、档案数字化建设流程

（一）建立档案数据库

档案包括的类型有很多，最常见的是文书类档案，这些档案在进行收录和整理时，一般比较简单，我们需要做的便是将这个部分档案进行整理和归类，放到相应的数据库中。对于需要进行大量扫描的文件，在扫描的过程中，我们一定要保障扫描结果的可靠性。因此，我们要对相应的硬件进行升级和采购，使他们可以精准扫描相应的物品，进而提升档案的精确度，将整理好的档案放到相应的数据库中，以便于日后的取用和查阅。

要想保障档案数字化建设产生良好的使用效果，我们就要对档案数据库进行有效地开发和日常维护，使数据库可以有效保障档案的安全，并在使用过程中产生便利性，从根本上保障数字档案可以产生应有的价值。

（二）建立档案管理网站

在数据库建成之后，我们就要根据数据库的使用情况，以及管理人员的工作内容，设计相应的档案管理网站。一个高效的网站需要具备以下几个特点，首先就是网站的简洁性，简洁的网站设计让使用者可以一眼看到自己需要使用的功能鍵，并在网页的引导下找到自己需要的档案文件。其次就是数据处理能力，网站可以根据网站每日使用情况将数据进行整理和简单处理，使管理人员可以根据数据对网站的功能进行调整升级，不断完善网站的功能，使网站变得更加人性化。

网站的建立与数据库同样重要。需要使用专业的技术人才进行网站的建设，在建设网站之后，我们还要定期对网站进行维护，根据用户反馈不断调整网站的服务内容，使档案管理网站可以真正打破时间空间的限制，让使用者可以在任何时间和地点找到自己需要的档案文件。

（三）加强文件的收集和积累

由于现在的信息呈爆炸式增长，因此，做好文件信息的筛查和整理就变得非常重要。我们要加强文件的收集和整理，对文件做好及时的更新工作，不断提升数据库中的档案数量，让使用者可以看到最新的文件和相关数据。我们还要做好文件的积累，可以与其他地区的数字档案进行连接，做到档案资料的线上查阅和使用，扩大数据库档案的数量，减少档案的重复率，提升档案的使用效率。

（四）进行档案管理软件推广

在数字档案建设工作完成之后，我们不能停下研究的脚步，要根据实际情况设计出普适性更高的档案管理软件，提升档案数字化建设的速度[1]。要想让数字档案管理软件的普适性获得提升，我们就要将档案管理软件应用到实际的工作中，在工作过程中记录相应的数据，进而可以获得用于优化软件所需的信息。我们可以在不同地区的档案管理区域进行档案管理软件的推广工作，提升软件用户的基数，根据用户的反馈情况对软件进行完善和修改。

二、档案数字化建设对提高档案管理工作的意义

（一）档案数字化建设提高档案管理工作效率

传统的档案管理工作需要工作人员对档案信息进行整理和归档，在这期间，档案信息并不能被使用，这在很大程度上削弱了与档案工作相关的工作效率。信息数量的提升让我们不得不提升处理信息的速度，使用数字化档案管理方法可以让档案信息变成更加详细和便捷的数字信息，让使用档案的人可以快速作出决策。另外，数字化档案也让档案的查询变得更加简单快捷，使用户可以不用走出房间就能利用网络找到需要的档案信息，让传统的档案管理库成为档案流动的控制中心。

（二）档案数字化建设促进档案管理工作更加规范

有一个完善的制度可以让计算机档案管理的数字化建设工作变得更加规范化，提升数字化建设的效率，在最大的程度上避免问题的产生，同时也可以对参与建设的各方起到管理与约束的效果，让计算机档案管理工作人员可以更加专心于档案管理数字化建设的工作。严谨全面的规章制度还可以在档案发生丢失或损毁时有一个公开的处理办法，建立问责机制，帮助计算机档案管理工作的数字化建设变得可靠性更高，从根本上提升档案管理数字化建设的使用效果。

（三）档案数字化建设能够保护档案原件

传统的档案管理工作需要人工进行档案的收集、整理和管理，工作量不仅大，还很难提升工作效率[2]。在档案进行数字化建设之后，我们就可以对档案进行自动化处理，使档案信息可以被保存在网络之上，做到档案信息的实时性。

当原件被扫描录入信息库之后，我们就可以对这个档案的信息进行多次利用，通过数据共享可以实现信息的多人同时使用，在有效提升工作效率的同时，也可以保证档案原件不在使用的过程中出现损坏。将档案信息数字化之后，我们就可以快速完成档案的打印和整理，对于档案中的信息，我们也可以利用相应的计算机软件进行处理，很大程度上减少档案管理人员的工作量，提升档案管理工作的效果和效率。

（四）档案数字化建设能提高档案管理工作经济效益

传统档案管理工作存在着资源浪费的情况，档案的数量越多，需要使用的管理人员就会越多，需要的工作场地变得越来越多，这就导致档案管理工作的工作成本变得越来越高。数字化档案管理，将传统的纸质档案信息变成数字化信息，这些信息可以通过计算机进行读取和储存，在很大程度上节约了保管档案的空间和时间成本，查阅档案的时候，效率变得更高，还可以避免档案重复的情况，从根本上提升档案管理工作可以产生的经济效益。

结束语：

综上所述，在计算机档案管理工作中进行档案数字化建设是比较艰难的，需要做好长期战斗的准备。这项工作涉及到与档案相关的各项内容，需要对档案进行标准化管理，提升管理水平，完善管理系统。相关工作者一定要直面工作中产生的各种问题与困难，积极寻找解决问题的方法，不断提升自身的专业水平，让自己的管理能力更强，我们要充分利用计算机在处理信息数据方面的优势，让计算机档案管理可以为使用者提供更加人性化的服务，提升档案的使用效率。

参考文献：

[1]冯雪飞.计算机档案管理的影响因素及控制措施[J].计算机产品与流通，2018（05）：13.

[2]徐汉林.数字化背景下计算机档案管理探究[J].计算机产品与流通，2017（10）：22.