王中明

摘 要：随着互联网与计算机的不断发展，社会已经全面的迈向了信息时代，对于档案管理工作而言，其信息化与数字化对其进行了强烈的冲击，因此档案管理工作需要紧跟时代的步伐。传统的档案管理工作模式以及理念已经不能适应信息时代的要求，纵然档案管理工作已经进行了一定程度上的改革，但目前存在一定的问题。因此需要对问题进行适当的归纳和分析，并且采取一定的措施来解决其中的问题，从而不断推进我国档案管理工作的稳定发展。本文对档案信息化建设呈现的特征以及具体的重要性体现进行多个方面的阐述，并且提出一系列加强档案信息化建设开展的措施，促进档案管理的效率和质量。

关键词：数字档案;档案信息化;重要意义

1档案信息化建设呈现特征

档案管理的内容向着更加多元化的方向发展，以满足档案管理的目的以服务为中心进行展开。另外，档案信息化发展也是对社会信息使用平台的改进，计算机和智能手机的使用已经得到互联网技术的普及，人们对信息的使用方式已经过渡到了数字信息时代。信息化档案的发展也是人们对信息使用特征的体现。档案信息作为信息管理的重要内容，伴随多媒体与数据库的广泛应用，数字信息化的档案管理已经成为时代变革要求。所以信息档案的发展与管理是未来档案发展的必然趋势[1]。

2数字档案在档案信息化建設中的重要性

2.1数字档案在存储和传输方面的重要性

档案的信息化管理有助于信息的保存，为工作人员提供借鉴参考信息工程发展关乎广大民众的生活。比如，工程项目的档案管理对工程建造和维修、改造等具有重要的参考意义。然而以往通常采用纸笔、依靠人工来记录、储存相关的情况，随着时间的流逝，这些纸质档案越积越多，不可避免的出现一些年限较久的档案丢失或者破损的情况，这就会导致在工程维修、维护时查不到具体档案信息，阻碍工作人员开展工作。而依靠信息化技术进行的工程档案管理工作永远不会出现这类情况，大数据的储存库内存很大，不用担心信息会储存满，而且依靠数据编码储存的信息不会丢失，会永久的保存着，便于相关人员查阅、借鉴。在日常的工作生活中，总会出现信息传递的过程中文件丢失或者损坏的现象，使档案工作的开展产生一定的漏洞或问题，而数字档案则能够使文件在传输的过程中更加安全，并且传递速度更加快速。

2.2数字档案在共享方面重要性

数字档案的信息化管理可以提高档案的共享性，提升档案利用率。传统的纸质档案阻碍了各地区档案信息的共享，也不利于政府、相关企业以及广大群众了解当地的发展情况、使用情况，导致档案管理的价值严重缩水，没有起到促进信息共享，提升各项工作开展建设的目的。档案信息化管理可以实现各地区之间的工作开展的信息交流，相互了解，也可以让有关部门及民众了解一些共享的档案信息。另外，档案的信息化管理还有利于档案管理的系统化建设，将信息按一定的标准有序储存，便于及时预估问题，提前规避重大事故的发生。此外，应用计算机软件的信息化管理技术，则是将每个单独的信息档案目录和内容进行分类汇总，使之成为一个体系，这样会大大提升档案管理的效率和质量。利用网络平台，能够使数字档案的管理更加完善，运用相应的网络信息工具，能够实现档案的智能化和数字化管理，并且通过档案的相应管理平台，能够加强数据的共享能力，提高档案的利用效率和价值 [2]。

2.3数字档案在分析和使用方面重要性

数字档案的信息化管理有助于工程、企业的发展档案管理的信息化、智能化水平反映了一个企业的技术水平和发展的理念，反映了该企业具备先进的发展观念，能够与时俱进。工程项目档案的信息化管理巧妙地将工程发展过程中的有价值的文字介绍、数据记录、图片、音频视频等全部记录、储存下来，作为企业日后工程建设的重要原材料。这些信息化档案对企业日后的发展具有显著的促进作用，而且大数据会对储存的项目档案信息进行详尽的分析、归纳，形成反馈结果、提出整改建议，这有利于企业在下一次工作开展过程中规避错误，做到尽善尽美。

3强化数字档案在档案信息化建设的措施

3.1完善档案管理系统

建立完备的档案管理系统，将各类档案有序储存档案资料种类繁多，需要按照一定的标准分类，有序的储存，以便更好的进行档案资源的共享和交流。因此需要建立完备的档案管理系统和平台，该系统上一般设置有不同的档案分类比如人事、技术、文书;再比如视频、图片、文字、数据。每一种分类下再设计具体的转换流程和储存流程，让档案管理人员能够按照一定的程序和标准将档案信息录入、有序储存。进而建立完备的、系统的档案管理数据库。

3.2落实档案网络信息安全保障

在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，不仅能够将网络的安全问题得以有效的解决，同时对于档案相应的保密安全工作能够有效的开展，通过身份认证以及相应工作权限的设置，能够有效的对用户的各种操作进行控制，从而使档案信息更加安全[3]。

3.3强化工作人员的专业素养

我国目前处于信息化高速发展的时代，智能电子科技系统在不断升级。这也给档案管理带来了升级发展的机遇，而档案管理正面临着巨大变革的考验。所以档案管理人员应该从多方面去了解如今电子科学发展的各种手段与因素，以及其外在的发展因素。充分学习并掌握更先进的管理技术，开发新的档案管理系统技术。科学化档案管理的重要考核就是不断的进行发展与功能的创造。提升档案管理科学化的重要因素是人才的培养，只有档案管理人才的整体素养提高，才能带动档案管理更快的发展。尤其是在一些企业内的相关管理人员或者后勤保障人员都要认真意识到档案管理的重要性。结合现阶段最先进的档案管理手段或系统应用，不断持续的提高自身的技能，将科学管理有效提高，不断融入到实际的工作之中。

4 结束语

通过档案信息化能够借助计算机自身的庞大数据存储量来开展工作内容的创新，提升信息检索的速度，并积极创新计算机档案检索和存储的模式，保障档案资料的实时共享能力，同时确保档案信息的安全性。在档案信息化建设过程中，要注重网络环境的监管，同时也要加强工作人员的工作能力和专业素养，避免在数字化档案管理工作科学化发展与信息化建设的过程中，由于计算机遭受外来病毒的威胁而导致数据失真、数据丢失等现象。

参考文献：

[1] 杜娟. 浅析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J]. 治黄科技信息， 000（4）：P.26-28.

[2] 李珍亭. 浅析数字档案馆在学校档案信息化建设中的应用[J]. 现代企业教育（20）：213-214.

[3] 郑小成. The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information%数字档案在档案信息化建设中的重要性[J]. 黑龙江科学， 000（9）：128-129.