阳丽萍

摘 要：随着现代科技技术的发展和计算机技术在生活实践中的逐渐普及，给我们生活和工作带来许多便利，在此环境下档案管理也发生了较大的变化。给相关的技术人员和档案管理人员带来了不同程度的挑战，所以对于在此环境下的档案管理必须给予足够的重视。本文将首先将简要了解信息化环境下档案自身的定义，分析了在电子信息管理模式的环境下，农网改造工程的档案管理存在的问题，以及根据信息化档案管理提出相应的解决建议。

关键词：信息化;档案管理;档案

一、档案管理的定义

档案管理一直以来都是用来记录和反映企事业单位各项业务活动的重要依据，而档案管理作为组成档案管理中的一个重要部分，同样是用来对保存的用于记录和反映企事业单位的经济业务的相关活动进行管理。具体而言就是通过纸质化的档案来记录要保存的重要资料，但是这样手工记账凭证和登记账簿的方法十分繁琐也需要大量的人力物力，逐渐不能适应现在企业的发展需求，也严重影响着企业档案管理的效率。在此期间，计算机技术的迅速发展和普及以及信息化的推广使得电算化的实现，档案管理也随之发生了本质性的变化，由原本的纸质化档案的管理变成纸质化档案与电子信息化的档案共同管理的新的管理格局。而现在的信息化档案管理则是在信息化环境下以计算机为工具，通过电子数据的储存形成的电子信息化的档案的管理。

二.信息化环境下农网改造工程的档案管理难点分析

（一）信息化档案管理制度不够健全，需要完善

信息化的发展与普及使得相应的业务越来越精细化，随之而来的问题和挑战已不是原有的管理制度可以解决的，现在的信息化档案一般都是由财务部门的软件管理人员负责管理，但他们并不是这方面专业的管理人员，所以在农网改造工程管理过程中，在缺乏一定管理规范化的标准的情况下很容易出现管理不到位的现象如资料没有及时归档，档案没有固定的移交时间、移交标准、归档范围、归档时间等，操作具有随意性，很多时候会引起档案的遗失或者轻易被别人篡改，这样就失去了原始档案的作用，也缺乏它本身具有的真实完整性。同时因为管理制度的不健全，工作人员各自的职责并不十分明确，因此也不能对工作人员实施相应的奖惩与问责，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的开展。

（二）缺乏必需的专业化计算机维护人员

信息化的高度发展归根结底因为互联网的发展，但同时网络中存在的安全隐患在档案管理过程中也同样不可小视，而为了保护档案信息的安全性则需要有专业的计算机维护人员对档案系统进行日常的专业维护。在农网改造工程中，但很多时候即使档案管理员有了维护的意识，也只是让单位的管理人员通过简单短暂的网络技术培训来对系统进行维护，很少向外聘请专业化的技术人员。但在档案管理中网络系统维护本是一项十分专业性的技术，需要长期的经验积累，不是短暂可以学会的，管理人员缺乏经验，操作不当不但会造成信息的泄露还将给企业带来巨大的损失。

（三）单位对档案管理工作不够重视

在农网改造工程中，对档案工作缺乏重视，主要具体表现在没有专门的档案管理人员，没有专业的档案维护人员，对于旧的档案管理设备不及时换新，对电子档案不及时备份等等，甚至缺乏档案专门管理的地方。种种现状虽然从表面上看是节约了成本，但实际上是大大阻碍了档案管理的效率，延缓了工程管理的自身的发展，是得不偿失的。

三、信息化环境下档案管理应对的对策

（一）建立完善的信息化档案管理制度

为了提高信息的质量，提高档案管理的效率，在农网改造工程中，应根据《电子文件归档与管理规范》和《档案管理办法》的规定首先建立完善的信息化档案管理制度，为操作的档案管理人员提供一套标准的流程规范，如数据整理完成后要求进行审查并在检查无误后及时备份，然后再分类把档案放到指定的位置上，之后还要对档案进行定期的检查与维护，确保档案的完整性。同时将不同的工作职责落实到每一个人，将岗位权限进行分级，将不相容的岗位相分离，严格落实岗位责任，使得员工之间能够彼此监督，避免档案出现丢失泄露的情况发生，确保信息的安全稳定。此外，还应同步建立健全的信息沟通制度，进一步对信息化档案管理制度适时地调整，不断优化。

（二）选择计算机财务软件时保持版本的一致性

信息化档案的管理必须依托于计算及财务软件才能操作，但软件的版本有很多种，这就加大了档案管理人员的难度。而且现在随着科学技术的发展，软件的更新速度也是随之加快，而企业在使用新的财务软件或者软件更新之后还得对操作人员进行专业的培训以增加他们的熟练度，使他们能尽快的适应新的操作系统。所以为了缩短这部分的时间，企业在一开始选择财务软件时就应该注意保障财务软件的版本与本单位的信息化档案相协调，保障版本在更新前后的統一性，使得系统形成的信息化档案在任何时候都兼容。只有这样才能提高档案管理人员在数据查询调整以及操作系统上的工作效率。

（三）优化档案管理人员的配置结构，培养高素质的人员

现如今的形势是信息化的迅速发展，很多管理模式发生了变化，企业也选择了新的财务软件已提高工作效率，但一个系统的安全与否，不仅取决于系统本身而且更重要的是操作人员的素质，所以企业也应更新单位的用人观念，优化人员配置结构.不断提高人员的综合素质。

另外，在农网改造工程中，要实现档案管理现代化，最重要的是要加强“人”的素质建设。档案管理人员首先需要具备档案管理能力，要求管理人员对档案进行科学而准确的分类、组卷、归档，需要有较高的档案管理专业素质。除此之外还要培养档案管理人员在计算机终端使用、数据库建设、加密技术、数据录入能力、网络管理及网络安全等技能等，以适应档案管理技术的不断发展。

结语：

随着信息化技术的不断发展，信息化档案已成为未来档案管理发展的必然趋势，计算机技术的应用与档案管理的结合便捷了档案管理的工作，提高了工作效率的同时也存在着一定的缺陷，给我们挑战的同时也蕴含机遇。档案管理作为企业经营发展中重要的一环，对企业的资金运转和发展都具有很大的影响，对于档案的管理人员也是任务艰巨。所以这就要求企业要直视目前存在的问题，加强档案管理人员的综合能力与素质，不断建立健全信息化的档案管理制度，充分发挥信息化的强大功效，努力挖掘档案的潜在价值并创新理念，通过努力使之转变为经济效益，提升档案的利用率，在企业健康发展的基础上创造更多的价值。

参考文献：

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