摘要：在科技不断迅猛发展的今天，企业内部控制也要在ERP系统广泛应用的新形势下，与时俱进，适应新的管理环境，调整内控方案。本文概括ERP系统在我国的发展现状，理顺企业ERP系统中采购业务具体流程，抓住各环节的主要风险控制点，提出相应的内部控制措施和解决方案。

关键词：ERP系统;采购业务;内部控制

中图分类号：F270.7;F274   文献识别码：A  文章编号：2096-3157（2020）20-0075-02

一、ERP系统简介

ERP，英文全称为Enterprise Resource Planning。它对企业的人、财、物等相关信息进行集中管理、充分利用企业有限资源，创造最大的效益，是目前国际上最流行的高效管理模式之一。

近年来我国企业ERP系统的使用虽然逐渐普及，但由于起步较晚，比起发达国家，我国对ERP系统的应用仍处于初步阶段。由于我国很大部分企业中熟练掌握系统的人员较少，造成了在引入ERP系统时，因各模块应用操作不当，造成了不少失误。而企业管理者如果不深入了解ERP系统，不注意不相容职位的分离，就会构成内部控制缺陷，尤其是在采购环节，如果内控出现问题，就会影响相关联的模块，给企业带来财、物损失。

二、ERP系统中企业采购业务的流程、主要风险点研究及关键内控控制措施

1.请购环节

企业各部门（生产、经营、项目建设等需求部门）根据生产经营需要，在需要外购材料时，提出物资需求计划，提交采购申请。与手工编制下达、审批纸质计划单不同，这时需求部门需要在ERP系统的采购管理模块下，点击选择请购单，分别将如名称、规格、数量、单位以及需求时间等所需求的物品的信息录入，审批部门按规定的权限和程序完成请购单的审批，采购部门定期归类汇总请购物料信息，平衡现有安全库存情况，并据此编制采购清单，统筹安排采购计划。

（1）请购环节存在的问题及内控风险。和传统的手工操作相比较，ERP系统将传统流程转化为电脑操作，提高了工作效率，但是ERP系统对企业原始数据的要求也大大提高，如果企业不重视提高系统初始化时原始数据的真实性与准确性，不重视应用过程中的系统数据维护，就会造成系统中充斥垃圾数据。在请购环节中，失效存货或供应商编码等垃圾数据就会导致需求部门在请购选项中选择的物料品名或规格不准确，难免会产生采购计划及实际到货与需求的偏差。

（2）请购环节的内控措施。在进行采购处理之前，企业应指定专职人员分别负责制单和审核，负责系统数据初始化，以及后期存货基础数据维护（存货基础信息包含例如存货品名、存货系统编码、规格、增值税说率、计量单位、生产日期、保质期等存货属性、库存数量信息、图片等）。其中尤其要注意的是，为避免出现同一种存货“大小名”的现象，存货品名、规格等信息应该与供应商的合同报价一致、与实际到货物品的送货单一致。

企业应根据购买物资的类型，确定请购部门，在预算范围内，授予相应的请购权。保证物资请购与审批的职责相互分离，授权审批部门在审批时，要重点关注物资品类是否符合购生产经营的需要，请购的物资是否信息准确、内容是否完整，物资总金额是否在预算范围内，大额物资是否纳入年度预算内，负不同责任的经办与审核人员，其在ERP系统登录名和操作密码应分别设置，并在执行中要切实保证经办与审核真正分离，不能将不同人员的登陆名及密码交由一人操作，让经办、审批的流程设置形同虚设。另外，系统自动顺序生成请购单据编号不能人为修改（特殊情况除外）。

2.选择供应商、订货

（1）采购系统初始化之初，操作人员应在系统中做好基础数据维护如：供应商信息、存货清单。供应商信息包括供应商名称、编码、经营商品、经营范围、账期、到货周期、收款账户信息、联系人、联系方式、邮件地址等。存货清单录入存货编码、名称、规格、单价、税率等信息以及资质证件、原料标准、验收标准、条码、箱包数、所属库区。

当请购环节完成后，下一步就是择商环节，也就是企业对所需求的货物选择合适供应商。供应商可以根据ERP系统竞价平台发布的产品需求信息，上报价格。同时平台可以将公司的采购需求通过邮件或短信的等定向推送给相关的供应商。系统可以对供应商进行询价、比价，这些ERP系统功能可以帮助采购人员选择合适的供应商。需要选择供应商时，采购人员执行比价生单命令，价格最合适的供应商就会被ERP系统自动选择，之前录入的询价数据随之就被导入到当前单据表格当中。

（2）择商、订货环节存在的问题及内控风险。企业能否选择到提供质优价廉的商品或服务的供应商，关键在于择商、订货环节，而择商、订货环节最重要的是要保证供应商资料的真实性、准确性，以及所采用的评估程序是否恰当。企业虽然可以借助ERP系统进行系统询价、比价和竞价，但所有系统的最终还是由人来操控，ERP系统采购管理平台虽然可以大大提高企业执行采购业务的效率，但最后在实际做出择商决定的还是操作人员，而这些人为因素影响，是无法通过ERP系统检测的，如果企业管理存在监管漏洞，就会影响择商环节的真实性。

此外，如果企业供应商基础信息如名称、编码等信息缺乏维护，就会造成相关供应商数据库的混乱，以至于在ERP系统中择商造成困难。

（3）择商、订货环节的内控措施。首先，企业对供应商的评估应遵守公开、公平、公正的原则，询价、竞价过程要由请购部门、采购部门、财务部门共同参与，各负其责。即在ERP系统中由各相关部门共同审核择商程序。其次，企业还应通过审计程序对采购人员的比价操作进行监督。再者，企业按照存货类别分级设置供应商编码，为满足不同部门的需求，快速定位，对订货环节中属于不相容职位的采购订单录入和审核职位，应做到人员、职位分离。采购订单编号應为自动生成，不能人为修改。此外，设立存货档案时，财务人员要对根据物资的采购价格设置上限，这样既能控制采购预算规模，也可以防止采购人员舞弊，对外与供应商勾结，抬高物资进货价格，收取回扣。同时，在单据初始设置时，对必填项目进行设置，若有遗漏或错误，操作人员会得到系统提示，以便及时更正，保证采购订单的完整、准确。

三、到货入库

货物送达企业，办理入库之前，采购员要仔细审核供应商的送货单和采购订单，将品名、规格、数量、价格等各项信息与供应商的合同、需求部门的要求相核对，确认无误后，采购管理模块中的订单可转为到货单。如若不一致，则要求供应商做出相应修改，避免系统中的过期未执行的采购订单的存在。

到货后，仓库保管员办理入库之时，要对品名、规格、单位、数量等主要内容进行核对，即将所收到货物实物与系统中的到货单进行核对，如果核对不一致，则拒绝办理入库手续。入库时企业质检人员还应参与开箱验收，对包括货物产地、实际生产厂家、生产日期、保质期等进行检验并出具货物质量检验报告。仓管人员将核对无误、质检人员检验无误的货物，在ERP系统中关联选择到货单或采购订单信息、直接自动生成采购入库单，或者手工填制采购入库单，随后系统会自动过账。

1.到货、入库环节存在问题及内控风险

这一环节要切实保证采购入库单与实际所入货物的一致性和准确性，但是作为信息管理系统，在处理采购业务时 ERP系统虽然能做到采购入库单与到货单、采购订单各个单据环节在系统中相关联一致，但是所有系统的最终还是由人来操控，而这些人为因素，就会影响实际实物入库验收环节的准确性。为了控制人员编制，实际案例中很多企业未能执行不相容职位分离制度，请购、采购和验收由一人全部完成，或者未实行存货入库环节的三方验收，就会造成企业购进货物质量不过关、数量短缺、规格不符、名称不完全一致等导致系统中存在过期未执行订单等现象发生。

2.到货、入库环节内控措施

在入库环节，货物的验收必须由独立于采购的人员完成。办理入库时，参与验收的三方人员（用货部门、仓管、质控部门）各司其职：仓管人员要确保相关单据如供应商送货单、到货单与采购订单核对无误，各单据与实物核对一致，用货部门与质控部门对质量无异议的货物，在库存管理系统中操作入库单的录入。没有系统计划的送货单，或者送货单与系统货物名称、规格不符的拒绝办理入库。实际送货数量与订单数量的差异，经过采购人员确认后，才能继续生成入库单。入库单系统会自动过账到存货明细账，所以月末结账之前，财务人员要定期抽查、审核本月外购入库物资的存货明细账，防止过账出现差错。这里要强调的是，因物资的数量、质量信息容易被人为篡改，为防止参与验收人员在入库环节舞弊以谋取私利，系统应设置为采购入库的诸多环节为自动完成操作。另外对系统中过期未执行的订单，采购部要及时跟踪，追究原因。

四、发票的校验及付款

1.与供应商的发票核对一致发票要每月及时、准确开具，这就要求每月月末，采购部门要将当月的送货单、入库单按照供应商进行汇总、统计数量、与签订的采购合同核对单价，与供应商核对需开发票金额，并在系统中自动或手动通过入库单生成与供应商核对一致的采购发票，录入供应商开具的发票号码。

财务部门对发票进行审核校验时，要重点审核送货单、入库单的相关责任部门签字是否齐全，规格、税率等是否与合同一致，系统内的采购发票是否与供应商提供的发票核对一致。核对无误后，凭发票在ERP系统中录入应付账款。

2.发票校验和付款环节存在问题及内控风险

在ERP系统中，由于购货发票可以由系统自动生成，企业需要认真核对生成采购发票信息以及供应商的发票，尤其是关注发票号码等关键信息，以核对一致的单据作为付款的依据。如果企业制单与审核未能做到岗位分离，就会存在管理的漏洞，在接下来的付款环节有发生舞弊的风险。同时，请款业务需要相关人员从系统中生成请款单，作为付款业务触发点，这一环节如果发生账户户名、账号信息错误情况，人工审核环节又跟不上，就易出现操作疏漏，将给企业带来甚至不可挽回经济损失。

3.发票的校验及付款环节内控措施

从不相容职位分离的角度考虑，在发票校验的环节，系统中的采购发票的制单和审核不应由一人负责。供应商发票送来时，采购人员要在ERP系统中关联相应的入库单等单据，在系统中关联入库单，自动生成或手动录入采购发票。财务人员付款前要在系统中逐笔审核本月外购入库物资的采购发票。岗位分离，就能有效保证该环节单据校对的真实、可靠，规避了舞弊的可能。

付款环节的请款和付款也应做到不相容职位分离。在付款前，先要进行单据审核，确保所请求付款的单据的合法、真实、准确，对不符合要求的单据不予办理。同时在系统设置预算预警机制，事先未经核准或超出预算的款项系统予以退回，获取批准或调整预算后，才能够继续支付。已付款的采购业务要及时核销应付账款。另外需要强调的是，财务人员付款前要在系统中逐笔审核应付账款明细账，以防止系统自动过账的失误。

参考文献：

[1]卢文涛.ERP在企业采购管理中的應用[J].商场现代化，2014，（08）.

[2]刘新，刁宏悦，宫文迪.ERP系统中采购业务的内部控制研究[J].中国集体经济，2018，（03）.

作者简介：

刘丽莉，供职于青岛民航食品有限公司。