张艳 刘红艳

摘要：随着经济和科技的不断发展以及数据电子化的不断普及，医院档案管理工作又有了新的挑战。由于自动化管理模式被应用的越来越广泛，档案管理数量和难度的不断提高，对于医院档案管理的效率和质量也提出了新的要求，这些都深深影响着医院的正常运转。因此，為了适应新时代的要求和发展，紧跟时代潮流的步伐，在办公自动化环境下实施良好的医院档案管理模式势在必行。这对于增强医院各科室的管理水平、提升医院的工作效率和工作质量都有着举足轻重的作用。本文就办公自动化环境下医院的档案管理进行分析和研究，找出管理工作中存在的不足和问题，并提出相应的解决措施和方法.

关键词：办公自动化;医院管理;档案管理;医院档案

医院的档案管理工作是医院管理工作之一，也是影响着医院正常运转的重要因素。良好的医院档案管理工作能够提高医疗技术、帮助医院的整体运转活动、促进医院的整体发展，一定程度上也能促进医疗事业的发展。随着信息技术的发展和办公自动化模式的普及，档案管理工作也普遍呈现了自动化的特点。小到医院档案管理工作，大到国家单位档案管理工作，都离不开自动化、信息化的支持、离不开专业人员的扎实基础和规范操作。这样不仅可以提高工作质量还能提高工作效率，整合统计好医院的庞大数据，为医院的进一步发展奠定坚实的基础。

1办公自动化的定义

1.1办公自动化的基本信息

把计算机信息技术应用在办公室工作称之为办公自动化，其主要目标便是实现数据的传输和接收工作，帮助实现办公室的准确性、系统性目标。这种办公自动化模式的应用可以从根本上完成医院越来越庞大的数据量和工作量，减轻医院的工作人员的工作负担，在医院档案管理的应用中有重要作用和意义。

1.2办公自动化的基本特点

第一、能够使一定范围内的信息实现共享。在医院的档案管理工作中常常存在多部门管理档案和档案管理较为分散的弊端，进行办公自动化的实施能够让医院档案管理工作更加向信息化靠拢，实现档案管理的系统化、科学化、合理化，能够提高医院管理档案的办事效率，加强文档归档的规范性。

第二、技术化和人员素养提高。在医院的档案管理工作中塑造办公自动化环境本身就对管理人员提出了新的挑战。由于办公自动化是以计算机网络为基础的高科技、现代化的办公设备，对工作人员的知识要求和专业素养也提出了新的要求。传统的手工记录和单人操作的方式已经远远不能满足办公自动化的技术要求，所以相应的，应提高工作人员的能力和素养。

第三、医院档案和储存方式逐渐多样化发展。随着计算机网络的普及，在办公区域，包括医院的档案管理办公室也配备了相应的计算机网络设施，这就使得档案管理工作由单一的纸质储存变为影像类储存，这样不仅可以减少存档环境的占用，提高存档空间的利用率，还能实现文档的较好保存，避免了以往因时间过长、环境过潮和意外因素等产生的档案损坏问题，具有很好的保护性和稳定性，使医院档案文件的储存工作向前迈进了一大步。

第四、提高工作效率。根据档案的功能和作用，具体类别包括：科研成果、患者病例、诊疗记录、会计记录、专题采访等。医院档案管理的类别及其广泛、涉及范围也很大，从基础设施到应用教学都有相关文件，因此医院档案管理的工作量巨大，而办公自动化不仅能简化工作流程，还能减少工作纰漏，提高工作效率，使医院的各个环节都能正常运转下去。

2办公自动化的优点

2.1提高工作效率

传统的医院档案管理工作有三大难题。首先，在进行档案输入和卷宗建立的工作，既消耗时间又消耗精力，繁重的工作量使操作记录起来难度巨大，工作流程死板使档案管理工作更加枯燥，程序繁重复杂，长期从事的人员不免会有精神疲劳和身体疲劳问题，严重的会产生懈怠的心理，影响工作质量。其次，医院档案管理工作难度较大，细节问题颇多，而长期大量的医院记录更是需要足够数量的工作人员来完成，这就需要医院分流出一部分人员从事档案管理工作，容易加剧其他工作的工作压力。最后，是工作效率的低下，检查、重查的频率和准确度都不高，人工作业容易出现漏检、漏记现象。如果档案管理员的自身素养就不高，在工作中出现失误，文件查找起来就显得更加困难。

由于工作人员的不合理安排和人数较少，部分医院的档案管理员都只有一名却有很多都是兼管，这样就大大加剧了工作量和工作难度。而办公自动化可以简化档案规整的时间和流程、提供更加精确、便捷的信息检索方式，大大减轻了工作人员的工作量，提高工作效率。这样集中的工作制度可以让管理人员随时的查缺补漏、减少文档的堆积问题，增强医院文档管理水平。

2.2实现信息共享

医院进行的档案管理基本上只包括科技档案、文书档案和一些事物档案等，而像医疗档案和影像档案则普遍分布在众科室，造成了很严重的档案分散问题，让资料不能进行实现集中收纳和处理，造成档案不完整和不完全现象。在医院档案管理工作中形成良好的办公自动化环境就是加入了高科技的计算机应用和处理，将档案卷宗的目录和内容实现合并管理，以此来提高档案管理工作的质量和效率，可以对所录入的信息资源做出相应的脱机处理和适时响应，保证文件的查全率和准确率，突破空间和时间限制。

通过广阔的互联网平台，可以对其他工作的进行更深入的了解，及时准确地查找档案的信息和最新动态，从而建立一个系统性高、操作性强、规范性高的智能化办公系统模式，为医院提供更好的领导作用，进一步提高信息的保密程度，在实现信息共享的基础上，避免出现盗用信息的问题。

2.3提高档案的稳定性

与传统的纸质保存方式相比，办公自动化环境下的档案寿命要比以前好很多。纸张的耐用性比较差、不容易保存，在档案保存的工作中极其容易出现文件丢失和破损情况。而录入互联网的文档信息不但使用寿命要比普通纸质文件长得多，在保存方面也更加方便，占用空间更小，其载体也从单一的纸质变为各种电子载体，例如：DVD、U盘、大容量的移动硬盘等等。办公自动化大大提高了文档的稳定性，让文档不再仅限于纸上，还增加了传输能力、使得医院文档不会因为医院的搬迁、意外事故、环境潮湿等意外因素造成损坏。

3办公自动化存在的问题

3.1档案管理不规范

档案管理工作最重要的组成之一便是档案制度的标准和规范。随着搬动自动化的实施不可避免的出现多个软件共同应用的情况，这就严重影响着文档管理的规范化水平，不能有一个同意的标准。虽然办公自动化再不断地实施和普及，但系统优化程度的有限严重制约着医院档案管理水平，没有发挥出自动化、信息化设备应有的理想效果，对文书的检索效率也常常因为工作人员的失误和程序的千家出现检索不当、效率低下的问题。

3.2保密程度有限

由于传统的纸质记录修改过程较复杂，信息有局限性等问题，一定程度上在保密方面要优于电子文件。电子文件常常不需要盖章和签字，文字不能通过自己识别，在修改后又检查不出痕迹，对于某些加密性文件尽管可以避免伪造和修改的问题，但也不是完全的具有安全性。纸质档案由于是认为记录书写，如果发生涂改、修改文档的想象，不免出现修改痕迹，因此在伪造、修改记录等方面的安全性反而高于电子文件。同时电子化的档案常常会遭遇某些黑客的窃取，落到不法分子手中造成危害社会的问题。

3.3档案管理人员素质参差不齐

由于办公自动化的实施，涉及大量的电子信息设备和飞速发展的互联网，因此与传统的文档管理模式又有大不同。医院的档案管理人员只有做到既能有传统文档管理模式的工作经验又能熟练操作计算机网络系统才能顺利完成工作。然而，很多医院都忽视了医院档案管理人员的培养和教育，对人员的重视程度较低，兼管情况更是屡见不鲜。同时，学历和专业素养的不高也限制了医院档案管理人员参与学习和进修的机会，其工作质量和工作效率也十分有限。

4办公自动化的管理策略

4.1选择适合的信息管理系统

根据医院的自身定位和科室分布等因素，结合医院的整体规划发展，选择适合的信息管理系统，制定分期规划，并推进其发展。事先对可能出现的问题和情况进行应对措施的总结，以此基础开发或选择一套适合本医院具体情况的电子信息管理系统。

4.2增强电子文档的保密性和安全性

由于电子文档容易出现修改和信息丢失等问题，提高电子文档的保密性和安全性势在必行。进行文档管理工作的工作人员应加强对文件的保护意识，定期对存档系统进行检测和维修，及时的备份重要文件，升级系统，加强防火墙，严禁出现人员擅自更改、下载、删除信息的情况，保证电子信息系统的正常运转。

4.3提高管理人员工作能力

随着设备的更新换代和管理方式的不断转变，对管理人员的工作能力也提出了更高的要求。管理人员应加强对自动化设备的熟练运用，通过课余培训、知识讲座等途径，熟练掌握和运用电子信息设备。同时，还应该有针对性的帮助管理人员树立一颗强烈的事业心和奉献心，对其进行思想政治教育，在学习技术的基础上，让管理人员养成良好的职业素养。

4.4制定科学的标准

医疗是医院工作的重心所在，为患者提供优质的服务，提升医院的医疗水平，提高患者的生活生存质量是医院管理工作的中心，对于医院档案的管理也应该遵循上述准则。在审核文件的过程中，应做到外部审核与内部审核相结合的双审核模式，使医院的文档更加规范化、现代化。定期完善医院的各项档案管理制度条例，明确职工的工作任务和工作范围，落实好基础工作。完善档案的统计、检索、销毁、删除等工作，用科學的标准规范医院档案管理工作。

总之，医疗档案是记载医疗单位工作中形成的文件、图标以及录像录音等多种信息载体的信息材料，是一种不产生直接经济效益的特殊档案，但对于医疗科研成果的产生以及患者的利益有着重要意义，也可通过形成科研成果从而实现经济价值。而办公自动化利大于弊，在查缺补漏的基础上可以有效促进医院档案管理工作的质量和效率，故该方法值得推广。