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高校学生档案管理的问题及发展方向

2020-09-15赵洪英

博鳌观察 2020年5期
关键词:学生档案发展方向高校

赵洪英

内容摘要 在现代化社会的发展中,很多先进技术已融入高校学生档案管理工作中,并对档案管理工作提出了更加严格的要求。为了提升高校学生档案管理工作效率,为学生提供准确、全面的档案资料,充分反映学生在学校的学习、生活等情况,为用人单位提供获取人才信息的便捷方式,高校管理部门必须强化学生档案管理工作,并对其进行创新,提高高校学生档案管理工作的整体水平。文章主要针对高校学生档案管理的问题及发展方向进行了分析。

关键词 高校 学生档案 管理 问题 发展方向

1 引言

随着社会经济的快速发展,高校需要充分利用信息技术,不断创新现有的学生档案管理模式,改变传统学校档案管理工作模式的弊端,以满足新时期教育教学改革的实际需求。目前,社会各界对学校档案管理工作提出了更加严格的要求,高校档案管理部门需要适应新时期的发展需求,树立现代化管理理念。基于此,文章阐述了高校学生档案的相关内容,分析了高校学生档案管理中存在的问题,并采取相应的优化措施,促进高校档案管理工作的有效实施。

2 高校学生档案概述

在高校管理工作中,学生档案管理工作是其中的关键内容之一,直接记录着大学生从高中到大学学习过程中的德、智、体、美、劳等情况,这属于文件材料,主要是由学生在校学习、生活、社会实践活动中产生的,是高校档案群中的关键内容。高校学生档案涉及多方面内容,主要有简历、成绩表、教师鉴定评语、党团组织材料、奖惩材料、健康体检表等[1]。从高校学生管理工作、学生指导就业、用人单位人才选拔角度进行分析,高校学生档案提供了一定的参考价值,高校根据学生档案,能够全面掌握学生在学校中的实际表现情况、综合素质、家庭情况、社会关系和经济状况等。因此,在现代化高校学生档案管理工作中,管理部门必须予以重视,使学生更好地学习科学文化知识,为学生的就业和发展提供大力支持。

3 高校学生档案管理中存在的问题

3.1 学生不重视档案管理工作

在新时期教育体制的影响下,高校教育工作者普遍注重学生的教育、管理工作,尤其重视人才培养。在新形势下,学生无法认识到档案管理工作的重要性,无法正确地认识档案管理在学生发展中的作用,并存在一系列问题。第一,档案材料填写不规范。目前,很多大学生不注重归档档案材料填写,出现了书写不规范、内容随意等问题,导致档案材料不够规范。第二,转递和接收档案问题。在每年的毕业季,高校档案室需要根据就业处的分配方案转递学生档案,在校园网中公布邮寄单号及其信息,并由各个学院通知学生在校园网查询档案信息,确保档案邮寄的准确性。但由于学生缺乏对这一问题的重视,档案管理工作遇到很多难题。

3.2 高校学生档案管理技术有待提高

在新时期的社会发展中,管理技术发生了创新性变化。在高校学生档案管理工作中,互联网技术的应用发挥着重要优势,为档案管理工作提供了很大便利。在传统的高校学生档案管理过程中,主要是实行人为记录方式,这种方式效率相对较低,无法全面体现出学生的档案资料,而互联网技术的应用,可以将高校学生档案信息以互联网形式记录,通过数据分析,可以全面掌握学生的实际情况,改变了传统方式中资料记录不全面等问题。但是,在实际的高校学生档案管理过程中,很多人员还未全面应用互联网技术,导致档案管理工作仍存在一系列问题。

3.3 高校学生档案管理人员不足

在社会经济的快速发展中,高校学生数量日益增加,学生档案信息内容越来越丰富,导致档案管理人员无法满足日益提高的学生档案管理要求。现阶段,很多高校尚未建设完善的学生档案管理队伍,现有的学生档案管理人员相对较少,导致档案管理人员的技术水平相对较低,无法在大数据时代确保档案管理的有效性。并且,很多高校尚未建立完善的全员参与档案管理体系,导致学生档案管理科学水平很难得以提升,无法在专业技术人才的技术上实现高质量的档案管理。

3.4 服务育人理念有待更新

为了满足高校立德树人的预期目标,高校管理部门必须强化学生档案管理工作,树立现代化育人理念,为高校各项管理工作的有序进行提供支持[2]。但是,在现代高校学生档案管理工作中,很多管理人员未树立服务育人理念,与立德树人的预期目标仍有很大差距,在很大程度上阻碍了高校学生档案管理工作的有序进行。

4 高校学生档案管理问题的优化及发展策略

4.1 引导学生认识到档案管理的重要性

在高校学生读研、就业、职称评定、出国深造过程中,档案管理工作发挥着重要作用。在高校学生毕业时,学生需要落实好自己的档案资料,这样在使用档案的过程中,可以方便地进行查找。另外,学生在找工作签署就业协议时,还需要确保协议的法律效力,明确就业单位是否可以有效地保存档案,并做好档案接收工作,避免出现档案丢失的问题。

4.2 应用现代技术记录高校学生档案

在现代社会的发展中,传统的档案记录工作已无法满足新时期的发展要求,高校学生档案管理必须跟上社会发展的步伐。在记录高校学生档案的过程中,档案管理人员需要充分利用现代技术,实现学生档案资料的信息化,有效地提升高校学生档案管理工作的整体效率。并且,高校可以建立学生个人电子档案,发挥出互联网技术的优势,全面展现高校学生的档案资料,为分析和了解学校、用人单位提供便利。除此之外,高校档案管理人员可以将信息技术渗透到档案资料记录过程中,可以以图片、音频方式记录学生的资料,并将学生档案资料生成便于分析的对比图,更好地掌握学生的发展情况。

4.3 加强档案管理专业人员培训

首先,建立专业的学生档案管理中心,明确工作人员的责任权限,严格按照岗位职责要求,引进专业的学生档案管理人员。其次,强化档案管理人员培训,使档案管理人员掌握信息档案管理方法,在大数据时代做好专业的学生档案信息录入、检索工作。最后,强化档案管理人员绩效考核,促使档案管理人员的个性化发展,通过实行全面的绩效考评方式,激发档案管理人员的工作积极性,并实行有针对性的档案技术培训方式,提高档案管理人员的创新意识,以组建团队方式开发学生档案管理技术,提高高校学生档案管理工作的整体质量。

4.4 更新档案管理人员理念

为了满足新时期社会发展要求,档案管理人员需要及时更新自身的工作理念,积极参与各项培训活动,为高校学生档案管理改革工作的有效性提供支持。另外,为了提高档案管理人员的综合素质,高校需要对其进行关注,鼓励档案管理人员更新工作理念,全心全意为学生发展进行谋划,强化档案应用价值,进一步提升档案管理服务的整体水平。并且,档案管理人员需要根据学生的学习情况、生活情况,有效地开展档案工作,以满足“工匠学堂”育人模式的要求,实现高校学生档案管理工作的有序进行。

4.5 加快学生档案管理的数字化建设

在大数据时代,学生档案管理数字化建设需要根据学校网络平台,做好学生基本信息登记、录入等工作,针对大学生在大学期間的各项信息进行数字化处理,并及时更新和补充,还需要针对学生纸质档案进行数字化建设,突出数字档案查询、检索的便利性,提升毕业生电子档案的传递效率[3]。除此之外,学生可以通过设定名称、登录密码等,利用校园网查询到自己的档案信息,学校也可以利用学生的电子档案和用人单位进行沟通,充分发挥毕业生档案资源的作用。

5 结语

综上所述,在新时期的高校学生档案管理工作中,仍存在一系列问题,尤其在大数据时代,很多高校档案管理工作仍比较注重纸质档案管理工作,未完全将信息技术应用到实际管理工作中,无法有效地解决各项档案管理问题。为了有效地改善这一现状,高校管理部门需要引导档案管理人员树立现代化档案管理理念,将学生档案管理提升到信息化管理层面,实现高校学生档案管理工作的有效性。

【参考文献】

[1]寇冰.高校学生档案信息管理平台的建设与思考[J].城建档案,2020(3):18-19.

[2]王海燕.高校学生档案管理存在的问题及发展方向研究[J].办公室业务,2019(20):152.

[3]李玮,莫丽彬,陈玉峰,等.浅谈高校学生档案管理主要问题及对策[J].兰台内外,2019(28):19-20.

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