刘超

摘要：为深入推进互联网+行政服务的融合，提高办公效率，某集团以实现办公管理的流程化、自动化为目标，决定构建新一代智能办公管理平台，2018年11月，笔者公司成功中标，建设周期12个月。公司委派笔者作为项目经理，全面负责项目推进工作。该项目包括行政管理系统、协同管理系统、服务管理系统、内控管理系统、财务管理系统、移动办公系统、风险预警系统等七大子系统。

关键词：管理系统;智能办公

本文以该智能办公平台建设为例，结合项目实战经验，主要从规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源及持续时间、制定进度计划、控制进度等方面进行论述。

该集团在用办公平台2008年上线，随着业务规模不断扩大，后期又陆续开发多个子系统，由于各系统建设标准不一致，因而存在系统之间数据不共享、流程处理效率低、数据统计不准确、行政业务线上流转线下审批、远程办公受限等问题。作为项目经理，笔者在硬件选型、软件设计、网络传输、操作系统等四个方面分别做了部署，硬件方面按照数据处理和存储分离原则，采用戴尔R940作为数据处理服务器，采用联想SR550做分布式数据冗余存储。网络方面，按照自主可控原则采用深信服AF-1000做背靠背防火墙。操作系统方面，采用SUSE Linux便于后期业务拓展及运维，用户接入采用Web响应式布局加身份认证机制完成，便于不同设备安全接入。软件设计部分，秉持高内聚、低耦合的开发理念，基于该企业未来发展战略部署及后期便于拓展的出发点，采用Python作为开发语言，结合Django框架、Gaussdb数据库来进行项目开发。

从项目进度管理角度来看，这个项目业务涉及面广、覆盖范围大、功能应用多，如何制定进度计划、如何对项目执行进行监控是项目管理的关键。为此笔者带领团队严格按照进度管理的七个子过程即规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制定进度计划、控制进度开展工作。下面结合此项目的实施过程，分别论述进度管理的各过程。

一、规划进度管理

规划项目进度管理是实施项目进度管理制定政策、程序，并形成文档化的项目进度管理计划的过程，从接受项目开始，笔者就意识到该项目进度管理的重要性。根据此项目的管理计划和项目章程，按照项目需求，为项目选择适合的控制临界值，形成了详细的进度管理计划，作为未来项目决策的基础。

二、定义活动

定义活动是识别和记录为完成项目可交付物成果而采取的所有活动。为了能有效地制定进度计划，依照项目进度管理计划和范围基准，将设定的工作包分解成项目的活动清单和与之对应的活动属性，并以此确定了项目的里程碑清单。

三、排列活动顺序

排列活动顺序是识别和记录项目活动之间的关系和过程。在明确了活动清单后，通过前导图法，确定各类活动的依赖关系并针对项目活动设定提前量和滞后量，在通过内部评审后，确立了项目进度网络图并更新了风险登记册。

四、估算活动资源

估算活動资源是估算执行项目活动所需的人员、设备、材料或用品的种类和数量的过程。需详细分析资源日历并考虑风险等级册的风险因素，自下而上的估算各工作包所需的活动资源，例如针对各系统数据同步问题，通过群体创新技术，得到备选方案，通过比较分析，最终选择一个最优的解决方案。虽然耗时耗力，但可以得到精准的活动资源需求及资源分解节后，为下阶段的工作奠定了基础。

五、估算活动持续时间

估算活动持续时间是根据资源估算的结果，估算完成单项活动所需工作时段数的过程。有了明确的活动资源后，依据本项目的特点，采用参数估算的方式，对活动进行持续时间的估算，此环节中，针对各子模块的前后端数据联调等里程碑处设定一定的时间储备，去应对不确定性风险。

六、制定进度计划

制定进度计划是分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度计划制约因素，创建项目进度模型的过程。一个好的项目，必须要协调部署好人力、设备、方法及环境制约因素，为了保证进度计划的准确性和严谨性，在此阶段通过关键路径法和关键链法对项目中所有的活动消耗进行计算，得出关键路径和非关键路径，结合项目方要求的建设工期，在不延误项目完工的情况下，对关键路径设置项目缓冲，同时也在不影响既定的关键路径下，为非关键路径设置了接驳缓冲。经过项目变更控制委员会（CCB）批准后得到进度基准，为接下来的工作绩效考核，提供了基础依据。

七、控制进度

控制进度是监督项目活动状态，更新项目进展，管理进度基准变更，以实现计划的过程。虽然在进度管理的过程中，注重了质量，以便及时发现问题，减少返工情况的出现，但在党建管理子系统验收的过程中，客户对此系统提出了新的要求，由于客户明确希望能够在此功能中完善团员的团费缴纳功能，以提高后期集团公司人力管理的水平。通过和此系统使用人说明此功能已经超出了之前设定的范围基准后，使用人仍然希望公司能完善此功能，为此将该情况详细记录，向变更控制委员会提交项目变更申请。经CCB授权批准后，严格按照变更流程规范执行变更控制，为保证项目工期不会延误，进度管理朝着有利的方向进行，笔者组织项目团队经过重新核算决定采用赶工的方式对新功能进行开发，因为之间设定的时间储备充足，所以并未影响项目的完工。

经过团队的不懈努力，为项目方构建的高度集成且统一的办公平台，通过了第三方的压力测试及负载测试，同时也通过了项目方的验收。该项目于2019年11月底正式上线，至今安全平稳的运行，在提升该集团公司管理效能的同时也实现了办公效率的提升和无纸化办公的流程体验，得到了项目方领导和用户的一致好评。当然，项目过程中也存在一些不足需要认真总结，例如项目前期由于收集需求阶段耗费了大量的时间，在分解WBS的阶段，进度有所落后，为此笔者召集有经验的项目成员进行赶工，并采取了合理的纠偏措施，因此未对项目产生大的影响。