吕怡玲

摘要：档案管理数字化对事业单位发展具有重要的意義，但我国事业单位档案管理数字化水平较低，存在管理意识淡薄、标准缺失、人员数管理水平不高的问题，对此提出了促进事业单位档案数字化管理的对策。

关键词：档案管理;数字化;标准化

档案管理是事业单位一项重要工作，海量的档案数据要求事业单位采取数字化管理模式。在信息时代，数字化技术已经在各行各业得到普及和发展，数字化带来的便利性大大提高了工作效率，未来有望在数字化技术的支持下实现无纸化办公。数字化技术具有得天独厚的优势，数据存储技术可容纳海量数据信息，具有更高的安全性和实用性;数据检索技术可让用户瞬间找到所需数据，不需要排队，只要一部终端设备即可。档案数字化管理是在数据化技术的广泛应用下产生的，事业单位工作人员只需要借助计算机和网络终端便可实现对档案的查询阅读，大大提高了工作效率。目前我国事业单位受制于各种因素的影响，档案数字化管理远不如一些企业，本文具体问题具体分析，针对事业单位档案数字化管理存在的问题提出来解决对策。

一、事业单位档案数字化管理的意义

信息技术是21世纪的主要符号，任何领域离开的信息技术，其未来发展是很难想象的。事业单位是中国特色社会主义体制下的特殊产物，关系到国计民生，是中国稳定发展的重要基础。因此，事业单位各方面的工作必须与时俱进。就档案管理而言，采用数字化技术将大大提高档案的收集和规章工作效率，从而更好的为人民服务。所谓档案数字化管理，是依托于计算机及其网络的平台，再通过先进软件体系的支持，对传统档案进行数字化和标准化，利用软件进行资料的增减、变更，从而极大提高工作效率。档案数字化管理是事业单位实现无纸化办公的基础。事业单位档案数字化管理要紧跟时代步伐，不断创新管理技术，愿提高信息化水平。

二、事业单位档案数字化管理的现状

现如今，信息化已形成高速公路，基于信息化技术的各类管理工作不断优化，专业理论知识体系不断升华，档案管理理念不断创新。面对如此形势，我们在看到成绩的同时，也不可忽略档案数字化管理存在的问题。

（一）工作标准缺乏科学有效性

就目前而言，大多事业单位都认为档案数字化管理是非常必要的，且积极开展数字化建设工作。但是，大多事业单位对数字化档案管理并不了解，到底怎样开展档案数字化管理工作？应采取什么样的制度、标准和规范要求，这些并没有被引起重视，反而一些人存在侥幸心理，认为只要引进了软件便是数字化管理，虽然工作效率上有一定提高，但远没有达到要求;一些人敷衍了事，只对一些重要的有价值的档案进行严格意义上的管理，这种行为使得事业单位数字化档案管理处于被动的局面。

（二）档案数字化管理安全意识不到位

互联网技术有一个致命的缺陷，便是数据的安全性问题，在对互联网技术使用乐此不疲时，应该充分认识这个缺陷，通过合理的技术手段和管控措施来达到消除缺陷的目的。互联网安全一直是备受业界关注的问题，一旦被不法分子利用，将带来极大的信息安全后果。当前一些事业单位档案管理人员并非专业出身，计算机管理知识不足，信息安全意识淡薄，导致信息安全问题不降反增。

（三）档案数字化管理人员综合素质有待提高

档案数字化管理有别于传统档案管理，不仅要懂专业管理知识，还要懂计算机知识。档案数字化管理同样离不开人，并且对人的素质有更高的要求，所以档案管理人员必须与时俱进，学习先进的新知识、新理念，以适应时代发展的需要。事业单位现有档案管理人员受特殊体质原因的影响，学习意识不强，知识更新速度较慢，综合素质水平一般，缺少专业与管理技能于一身的优秀人才。

三、事业单位档案数字化管理的对策

（一）完善档案数字化管理制度

要是档案数字化管理得以运用，首先要在制度上下功夫，既要学会借鉴，又要根据单位的实际情况发展适合单位的档案数字化管理技术，跟上时代的发展脚步。数字化档案要有一套严格的标准，从资料的收集、整理及归档等环节都必须严格按照制度来执行，层层把关，统一化管理。在查阅资料时，有具体的档案查阅制度，在查阅操作时避免出现资料泄密或丢失的情况。做好档案信息资料的安全管理，既要发挥硬件的硬安全，又要发挥软件的软安全，防止档案信息丢失、篡改等现象发生。档案管理人员要尽职尽责，严格遵守档案管理制度，为档案数字化管理提供良好的环境。

（二）加大资金投入来更新技术设备

档案资料都是一些有价值的信息资源，这些信息资源为特定的部门人员而服务。事业单位作为这些档案资料的管理者，见证了其成长，伴随着档案数字化技术的发展，事业单位的工作效率和管理水平都有了极大提高，保证档案的时效性和高价值性，及时为使用者提供高价值的档案资料，实现工作开展的价值。因此事业单位要重视档案数字化管理，投入专项资金来完善数字化专业设备，为档案数字化管理提供基础保障。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。

（三）提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员素质提升主要有两个方面：第一，档案管理人员自身必须树立强烈的学习意识，能够突破传统思想的桎梏，在业余时间多学习新知识新技能，更新知识结构与时俱进，更好地掌握档案数字化管理的节奏。第二，事业单位要意识到档案数字化管理的重要性，得进行制度、设备、软件、网络等基础建设的同时，要重视人才素质建设，将人才培养作为核心要素，不断加大工作人员的培训力度，结合事业单位自身需求开展培训工作，利用多媒体教学和专家讲座的形式普及数字化管理理论知识，还可以引进企业优秀的档案馆数字化管理人才，形成人才间的优势互补，全面提高人员的综合素质。

四、结论

综上所述，档案数字化管理是事业单位适应社会发展需求的必然选择，也是其整个组织管理工作的关键部分。当前，事业单位档案数字化管理工作有了很大的进展，但存在的问题也不容忽视，完善档案数字化管理工作必须以制度为基础，加强档案数字化管理软硬件建设，同时提高档案管理人员的综合素质，能够胜任障碍数字化管理工作，更好的服务于社会。

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